Das Personalwesen von morgen: So lässt sich KI in HR-Praktiken einbinden

Seit dem Debüt von ChatGPT im November 2022 ist die Welt in heller Aufregung über die möglichen Auswirkungen von ChatGPT auf Bereiche wie Kindesentwicklung, Unternehmensführung und alles darüber hinaus. Dabei taucht immer wieder die Frage auf: Wird KI meinen Job ersetzen?

Für Fachleute bedeutet die künstliche Intelligenz im Personalwesen einen gewaltigen Umbruch in der Arbeitswelt. In seiner kurzen Bestehenszeit hat der Chatbot bereits nahezu alle Aspekte des Personalwesens tangiert: von Personalplanung und -entwicklung über Unternehmenskultur bis hin zum Performance Tracking. Personalverantwortliche müssen sich nicht nur auf die neue Technologie und ihre Auswirkungen einstellen, sondern auch besorgte Angestellte beruhigen, die befürchten, ersetzt zu werden.

Dabei sollten wir uns immer vor Augen halten, dass Kund:innen und Geschäftspartner:innen echte, menschliche Beziehungen schätzen. Trotz der Attraktivität von KI für Budgetkürzungen und Rechtfertigungen von Personalabbau – insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten – besteht die Aufgabe von KI im Personalwesen darin, Effizienz zu steigern, Stress zu verringern und die Burnout-Rate für alle zu senken (auch für dich und deine HR-Kolleg:innen) und den Fokus wieder darauf zu legen, womit sich dein Unternehmen von der Konkurrenz abhebt: Strategie und kreatives Denken.

Inhaltsverzeichnis

• Die ersten Auswirkungen generativer KI auf die Arbeitswelt
• 13 HR-Aufgaben, die mit KI optimiert werden können
• Der Einsatz von KI im Personalwesen als Schlüssel zu Fort- und Weiterbildung
• Wie sich die Zeiten im HR-Bereich ändern

Die ersten Auswirkungen generativer KI auf die Arbeitswelt

Nur wenige Monate nach der Veröffentlichung von ChatGPT-3 haben fast 50 Prozent der Unternehmen in den Vereinigten Staaten damit begonnen, Mitarbeitende einzusparen.

Aber nur weil einige Unternehmen Menschen durch KI ersetzen, heißt das nicht, dass das alle tun werden oder sollten. Schließlich sollte KI die menschliche Intelligenz ergänzen, nicht ersetzen, wie HBR schreibt.

Glücklicherweise sieht es so aus, als würden Unternehmen auf der ganzen Welt KI bereits als Werkzeug und nicht als Ersatz für menschliches Personal einsetzen. Nach Angaben des Weltwirtschaftsforums (WEF) ist der Einsatz von KI am Arbeitsplatz eine der wichtigsten Schulungsprioritäten für Unternehmen, und 44 Prozent der Fähigkeiten von Fachkräften könnten „beeinträchtigt werden“.

Obwohl es von Vorteil sein kann, KI und Automatisierungstools einzusetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollte man sich vor „Kostensenkungsstrategien“ hüten, „bei denen Maschinen als neue Superangestellte etabliert werden, die den Menschen letztlich in eine untergeordnete Rolle im Dienste der Maschine drängen“. Stattdessen liegt der Schlüssel zu einer „wahrhaft intelligenten zukünftigen Arbeitsweise“ in der Zusammenarbeit von Mensch und KI.

Um auch in Zukunft relevant und wirtschaftlich zu bleiben, kann HR-Unternehmen beim Einsatz von Automatisierungstools unterstützen, sie in den normalen Arbeitsablauf einbinden und sie zur Steigerung von Effizienz und Prozessoptimierung nutzen, um das Leben der Mitarbeitenden zu erleichtern und Arbeitsbelastung zu reduzieren. So kann Automatisierung allen Angestellten dabei helfen, ihre Kreativität und ihr strategisches Denken anzukurbeln. Das gilt für alle Abteilungen im Unternehmen, auch für die Personalabteilung.

13 HR-Aufgaben, die mit KI optimiert werden können

Künstliche Intelligenz im Personalwesen stellt keine Neuheit dar. Tatsächlich kommen einige innovative HR-Automatisierungstechnologien bereits seit mehreren Jahren zur Steigerung von HR-Effizienz zum Einsatz.

Personalverantwortliche profitieren bereits von KI-gestützter HR-Automatisierung in Bereichen wie:

1. Verfassen von Stellenbeschreibungen
2. Erfassung und Analyse von Vergleichsdaten wie Gehältern und Sozialleistungen
3. Automatisierung von Aufgaben (z. B. Onboarding)
4. Optimierung der Selbstverwaltung von Mitarbeitenden
5. Personalplanung und -beschaffung
6. Verbesserung von Kommunikation und Arbeitsabläufen
7. Steigerung von Leistung und Produktivität
8. Budgetierung
9. Minderung der Arbeitsbelastung
10. Erreichen von DEI&B-Zielen
11. Überwachung von Burnout-Risiken
12. Senkung von Fluktuationsraten
13. Schulungen und Weiterbildung

1. Verfassen von Stellenbeschreibungen

Mithilfe von Automatisierungstools im Personalwesen können z. B. für die Personalbeschaffung ganz einfach auf Keywords optimierte und aussagekräftige Stellenbeschreibungen erstellt werden, die die richtigen Talente ansprechen.

2. Erfassung und Analyse von Vergleichsdaten wie Gehältern und Sozialleistungen

KI kann Vergütungstrends in der Branche analysieren und so sicherstellen, dass dein Unternehmen bei der Gewinnung und Bindung von Spitzenkräften wettbewerbsfähig bleibt. HR-Automatisierungstools können riesige Datenmengen durchforsten, um Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie die Gehälter und Sozialleistungen deines Unternehmens im Vergleich zum Branchenstandard abschneiden.

3. Automatisierung von Aufgaben

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Ablage, Datenerfassung und Onboarding können sich Personalverantwortliche verstärkt auf strategische Initiativen konzentrieren, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen.

Beim Onboarding beispielsweise übernehmen KI-Tools auf intelligente Weise Personalauswahl, Screening und Erstkommunikation, um wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen. Automatisierte Onboarding-Prozesse bescheren neuen Mitarbeitenden eine reibungslose und einheitliche Erfahrung, was letztlich die Zufriedenheit und die Bindungsrate erhöht.

4. Optimierung der Selbstverwaltung von Mitarbeitenden

Egal, ob Teammitglieder Hilfe bei der Anmeldung zu Sozialleistungen, Urlaubsanträgen oder dem Zugriff auf Unternehmensrichtlinien benötigen, mithilfe eines KI-Chatbots erhalten sie umgehend Antworten auf alle personalbezogenen Fragen.

Das steigert die Effizienz und verschafft deinen Mitarbeitenden mehr Kontrolle über ihre Personalangelegenheiten. Mit KI erhalten deine Mitarbeitenden jederzeit die passende Unterstützung – für ein rundum optimiertes Mitarbeitererlebnis.

5. Personalplanung und -beschaffung

KI-Tools können die Kompetenzen der Belegschaft und die neuesten Branchentrends analysieren, um zu prognostizieren, welche Stellen möglicherweise besetzt werden müssen. KI kann sogar dabei helfen, Lebensläufe schneller mit Stellenbeschreibungen abzugleichen und riesige Mengen an Bewerbungsdaten zu sortieren, um die zukünftige Jobperformance in deinem Unternehmen einzuschätzen.

Verbesserte Vorhersagen sparen Zeit und erleichtern fundierte Einstellungsentscheidungen. KI macht die Personalplanung strategischer und proaktiver und hilft so, die richtigen Talente zur richtigen Zeit zu finden.

6. Verbesserung von Kommunikation und Arbeitsabläufen

KI kann Teamkommunikation und -zusammenarbeit erleichtern, indem sie während Besprechungen Notizen macht, Feedback einholt und Kommunikationsprobleme erkennt.

KI-gestützte Workflow-Automatisierung kann Engpässe beseitigen, Fehler reduzieren und sicherstellen, dass Aufgaben effizient erledigt werden. Die Fähigkeit von KI, Daten zu analysieren und neue Erkenntnisse zu gewinnen, kann Arbeitsabläufe zuverlässig optimieren.

7. Steigerung von Leistung und Produktivität

KI kann wichtige Leistungsparameter (Key Performance Indicators, KPIs) analysieren, wie z. B. Mitarbeiterengagement oder die Abschlussrate von Projekten, um datengestützte Entscheidungen zu treffen, die die Gesamtproduktivität steigern.

Durch die rasche Datenanalyse liefert KI personalisierte Empfehlungen zur Verbesserung der individuellen und kollektiven Leistung.

KI kann sogar bei der Vorhersage künftiger Leistungstrends auf Grundlage historischer Daten helfen. Auf diese Weise können Personalabteilungen potenzielle Herausforderungen proaktiv angehen und sich Verbesserungsmöglichkeiten erschließen.

8. Budgetierung

KI kann Budgetierungsprozesse vereinfachen, die Genauigkeit von Finanzprognosen verbessern und Möglichkeiten zur Kostensenkung effektiver identifizieren – damit deine Personal- und Finanzteams finanzielle Ressourcen bedarfsgerecht einsetzen.

9. Minderung der Arbeitsbelastung

KI kann administrative Aufgaben wie Terminplanung, Gehaltsabrechnung oder Datenerfassung automatisieren, sodass sich Personalverantwortliche auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Das sorgt für mehr Effizienz und ermöglicht es HR-Fachkräften, ihr Team individueller zu betreuen, was letztlich zu einer engagierteren und produktiveren Belegschaft führt.

10. Erreichen von DEI&B-Zielen

KI-gestützte Tools können durch die objektive Analyse von Bewerbungsunterlagen eine Schlüsselrolle bei der Förderung von Vielfalt innerhalb deines Unternehmens einnehmen. Dadurch werden Vorurteile ausgeräumt und gerechtere und vielfältigere Einstellungsprozesse gefördert.

KI-Technologie kann auch bei der Schaffung eines integrativen Arbeitsumfelds helfen, indem sie Muster in Mitarbeiterfeedback erkennt, die darauf hindeuten, wo in puncto Inklusion Verbesserungsbedarf besteht. Anhand dieser Informationen lässt sich eine Unternehmenskultur etablieren, in der sich alle Angestellten wertgeschätzt und einbezogen fühlen.

11. Überwachung von Burnout-Risiken

Personalabteilungen können Tools nutzen, um Faktoren zu erfassen, die zu Burnout beitragen, wie z. B. die Verteilung von Arbeitsbelastung, Überstunden und Stressniveau. Mithilfe dieser Daten lassen sich potenzielle Burnout-Risiken erkennen und gezielte Initiativen ergreifen, um Wohlbefinden und Produktivität der Belegschaft zu fördern.

12. Senkung von Fluktuationsraten

KI kann dabei helfen, potenzielle Fluktuationsrisiken frühzeitig zu erkennen, indem Datenpunkte wie Umfragen zur Arbeitszufriedenheit, Leistungsbewertungen und die allgemeine Stimmung im Unternehmen analysiert werden.

Auf Grundlage dieser Erkenntnisse kannst du gezielte Strategien zur Mitarbeiterbindung einsetzen, z. B. personalisierte Entwicklungspläne, Wellbeing-Programme oder flexible Arbeitsregelungen, die die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden berücksichtigen.

13. Schulungen und Weiterbildung

KI kann die Fort- und Weiterbildung innerhalb deines Unternehmens erheblich verbessern. Plattformen für Lernerfahrungen nutzen bereits KI-Algorithmen, die Schulungsdaten analysieren, um Trends zu erkennen und individuelle Lernpfade zu entwickeln.

Dadurch steigt das Mitarbeiterengagement und die Belegschaft erhält die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln, indem notwendige Fähigkeiten erworben werden, um persönliche Ziele zu erreichen.

Diese Beispielliste für KI in der Personalabteilung wirkt umfangreich? Das ist sie auch. Nahezu jede HR-Aufgabe wird durch Automatisierung und KI-Technologie schneller, einfacher und effektiver werden – was ein Grund zur Freude für Personalverantwortliche ist! Die größte Herausforderung besteht also darin, die Ängste der Menschen vor Ersetzung abzubauen und KI zu nutzen, um die Belegschaft zu stärken, anstatt sie zu verdrängen.

Der Einsatz von KI im Personalwesen als Schlüssel zu Fort- und Weiterbildung

Trotz aller Befürchtungen in Bezug auf die Herausforderungen, die mit künstlicher Intelligenz und dem Arbeitsmarkt verbunden sind, wird der Mensch im Geschäftsablauf immer eine übergeordnete Rolle spielen. Schließlich bleiben die Kund:innen menschlich, und sie sind diejenigen, mit denen Unternehmen weiterhin kommunizieren und Geschäfte machen werden.

Daher können deine Mitarbeitenden im Laufe ihrer Karriere eigentlich nur davon profitieren, wenn sie lernen, künstliche Intelligenz im Personalwesen sinnvoll einzusetzen. Entscheidend ist, dass deine Belegschaft weiß, wie sie KI-Tools integrieren und zur Effizienz- und Ergebnissteigerung nutzen kann, um mit den Anforderungen der heutigen (und zukünftigen) Arbeitswelt Schritt zu halten.

Hier sind einige wichtige Dinge, die es vor dem Einsatz von KI im Personalwesen zu beachten gilt:

• Vorsicht bei falschen KI-Angaben. ChatGPT und andere generative KI garantieren derzeit keine sachlich korrekten Informationen (und liefern sie auch nicht unbedingt). Du solltest bedenken, dass inkorrekte, von der KI zur Verfügung gestellte Informationen nicht nur falsch sind, sondern auch schädlich sein können und eventuell sogar zu Verleumdungs- oder Datenschutzklagen führen.
• Wert auf Menschlichkeit legen. Es ist wichtig, zwischenmenschliche Fähigkeiten und das persönliche Einfühlungsvermögen aufrechtzuerhalten, denn diese sind absolut unerlässlich, um Beziehungen zu Kund:innen und Geschäftspartner:innen aufzubauen, zu vertiefen und zu erhalten.
• Rechne mit Anti-KI-Gesetzen, die in den USA bereits zu beobachten sind, z. B. in New York, Illinois und Maryland, die alle Gesetze zur Regulierung des Einsatzes von KI beim Recruiting verabschiedet haben. Auch der Bundesstaat Washington könnte bald nachziehen. Staatliche Gesetzgeber:innen in den USA schlagen zudem eine Reihe möglicher Regelungen für den Einsatz von KI in der Wirtschaft vor, und auch das Europäische Parlament hat bereits sein erstes KI-Gesetz verabschiedet.
• Mach dich bereit für neue Berufszweige. Chief AI Officer, wer möchte? Angesichts der Bedenken zum Thema KI und Beschäftigung entwickeln sich neue Stellen, die sich damit befassen, KI besser zu verstehen, zu beherrschen und zu beeinflussen.

Wie sich die Zeiten im HR-Bereich ändern

Es ist unbestreitbar, dass KI die Arbeitswelt nachhaltig verändern wird. Allerdings können sich Unternehmen gut dafür wappnen, indem sie die Zusammenarbeit zwischen KI und Personalfachleuten nutzen, um sich selbst und ihren Mitarbeitenden das Leben einfacher zu machen.

Generative KI im Personalwesen kann einen Großteil des Verwaltungsaufwands abnehmen und so Zeit und Druck verringern, damit sich Personalverantwortliche auf strategischere Aufgaben konzentrieren können und gleichzeitig Stress und Burnout vermieden werden.

Im Großen und Ganzen ist KI als Werkzeug zu verstehen, das Fachkräfte ab sofort in ihre tägliche Arbeit integrieren können. Auch wenn sie niemals die menschliche Innovationskraft ersetzen kann oder soll, besteht einer der Hauptvorteile von KI im Personalwesen darin, dass sie die Arbeitsbelastung durch repetitive Verwaltungsaufgaben verringern kann. HR kann Unternehmen dabei helfen, sich anzupassen, indem sie einen stärkeren Schwerpunkt auf die Fort- und Weiterbildung legt, damit talentierte Fachkräfte qualifiziert, relevant und kreativ bleiben – die grundlegenden Voraussetzungen für geschäftliche Agilität, ganz gleich, was als Nächstes kommt.