So nutzt du People Tech, um das digitale Mitarbeitererlebnis zu verbessern

Denke einmal darüber nach, wie dein Tag ohne Internet verläuft.

Dein E-Mail- oder Slack-Konto öffnet sich nicht, das Projektmanagement-System lädt nicht oder das HCM, das alle zum Stempeln verwenden, hat ein Timeout.

Wenn irgendetwas ausfällt – oder auch nur etwas langsamer läuft – ist das gesamte Unternehmen davon betroffen.

Aber hinter den Kulissen eilt HR Operations zur Rettung.

Als Rückgrat technologiebasierter Unternehmen arbeitet HR Ops mit den Teams für IT und Cybersicherheit zusammen, um in den heutigen global verteilten Unternehmen einen nahtlosen Tech-Service zu gewährleisten.

Das Mitarbeitererlebnis hängt vom People Tech ab, das für eine reibungslose Kommunikation und Workflows mit Kolleg:innen, Partner:innen und Kund:innen sorgt. Wichtig ist außerdem, dass Mitarbeitende auf Aufgaben zugreifen und diese erledigen können, damit die Geschäfte wie gewöhnlich weiterlaufen können.

In diesem Blogartikel schauen wir uns genauer an, wie HR Ops und HRIS-Leiter:innen das digitale Mitarbeitererlebnis – und somit auch die Geschäftsergebnisse – messen und verbessern können.

Wir werden uns praktische Maßnahmen ansehen, die du ergreifen kannst, um die Technologie in den Arbeitsalltag zu integrieren und eine erfolgreiche digitale Transformation voranzutreiben.

Bewährte Praktiken für die HR-Koordinierung mit IT- und CIS-Teams

Zuallererst ist es für unsere HR- und IT-Teams sowie das CIS-Pendant essenziell, im Auge zu behalten, dass wir alle dasselbe Ziel haben:

unseren Mitarbeitenden mithilfe der besten Tech-Tools ein optimales Erlebnis zu bieten, um unsere Geschäftsziele zu erreichen.

Diese gemeinsame Mission vollständig anzugehen bedeutet, dass wir eine globale Perspektive aufrechterhalten und die Komplexität und Nuancen der modernen, multinationalen Arbeitswelt verstehen müssen, oder anders gesagt: die Realität von remote und zu unterschiedlichen Zeiten arbeitenden sowie weltweit verteilten Teams.

Dies wiederum bedeutet, dass jedes Gespräch über neue Tools und Technologien mit am Menschen orientierten Fragen beginnen muss, die darauf abzielen, das digitale Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Zu diesen Fragen gehören zum Beispiel folgende:

• Warum brauchen deine Mitarbeitenden dieses Tool?
• Wie werden sie es verwenden?
• Welche Lösungen können deinen Mitarbeitenden das beste Nutzererlebnis bieten?

Mithilfe dieser Fragen stellst du sicher, dass es bei der Einführung neuer Technologien nicht nur um die Tools selbst geht, sondern darum, ein besser verbundenes, effizienteres und erfüllenderes Arbeitsumfeld für das gesamte Team zu erschaffen.

Optimierung organisatorischer Ressourcen

Der Schlüssel zur Optimierung deiner organisatorischen Ressourcen ist der strategische Aufbau einer Auswahl an Technologien und einer Infrastruktur, die den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden sowie deinen Geschäftszielen gerecht wird.

Dies geht jedoch über eine Ansammlung der neuesten Technologien hinaus. Stattdessen geht es eher darum, eine umfassende und durchdachte Analyse jedes Tools durchzuführen, um herauszufinden, wie es zum Gleichgewicht zwischen der Optimierung des digitalen Mitarbeitererlebnisses und dem Erreichen deiner Geschäftsziele beitragen kann.

Sobald du deine Auswahl an Tools zusammengestellt hast, kannst du deine Ressourcen weiter optimieren, indem du mit deinem Team über die Effizienz der Technologien sprichst. So erhältst du wichtige Einblicke in die alltäglichen Arbeitsanforderungen und Schwierigkeiten deiner Mitarbeitenden.

Dieses kontinuierliche Feedback ist essenziell, um festzustellen, welche Tools wirklich Mehrwert bringen, Prozesse optimieren und zu einer effizienten, innovativen Kultur beitragen.

An Standorten weltweit einen kontinuierlichen Service gewährleisten

Dank Hybrid- oder Remote-Arbeit sowie der Tätigkeit an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Ländern sind Teams heute weltweit verstreut.

Und obwohl Mitarbeitende an verschiedenen Standorten weltweit arbeiten, müssen sie trotzdem in der Lage sein, in Echtzeit miteinander zu sprechen, zu verschiedenen Zeiten an Projekten zu arbeiten und ohne Unterbrechungen auf die Unternehmensplattformen zuzugreifen.

Was passiert also, wenn etwas schiefläuft und die Kommunikationskanäle zusammenbrechen?

Die Kommunikation ist für alle Teams essenziell, insbesondere wenn sie global verteilt sind. Deshalb muss es einen Plan geben, um einen kontinuierlichen Service an allen Standorten zu gewährleisten.

Wenn beispielsweise das Hauptkommunikationstool wie Slack zusammenbricht und nicht mehr verfügbar ist, ist es wichtig, sofort auf eine Alternative wie WhatsApp oder Signal zurückgreifen zu können, damit deine Teams ohne Unterbrechung in Kontakt bleiben können.

Eine umfassende Wiederherstellungsstrategie mithilfe von Cloud Services hilft außerdem dabei, Daten und Services schnell wiederherzustellen – so wird die Ausfallzeit minimiert und die Kontinuität im gesamten Unternehmen aufrechterhalten.

Die richtigen Analyse- und Reporting-Tools identifizieren

Wenn es um die Wahl der richtigen Analyse- und Reporting-Tools geht, solltest du einen pragmatischen und optimierten Ansatz verfolgen:

• Definiere deine spezifischen Bedürfnisse. Was sollten deine Tools leisten? Brauchst du sie für die Kundenterminvergabe, für das Projektmanagement, zum Tracking der Mitarbeiterperformance, oder vielleicht für all das? Genau zu wissen, was du brauchst, hilft dir dabei, die richtigen Tools zu finden.
• Reiche eine Informationsanfrage ein. Nutze eine Informationsanfrage, um detaillierte Informationen von Anbietern einzuholen. Dies hilft dir, zu beurteilen, welche Lösung zu deinen Anforderungen und deinem Budget passt.
• Bewerte dein Nutzererlebnis. Es ist essenziell, Tools mit einem intuitiven Nutzererlebnis auszuwählen. Eine Terminbuchungsplattform sollte zum Beispiel benutzerfreundlich sein und die Zusammenarbeit vereinfachen.
• Ziehe die Automatisierung durch Dritte in Betracht. Informiere dich über Automatisierungstechnologien, die sich mit deinen Systemen integrieren lassen. So kannst du deine Effizienz steigern, ohne Abstriche bei der Sicherheit zu machen.
• Befasse dich mit der Sicherheit und der Nachverfolgung der Nutzeraktivitäten. Die von dir ausgewählten Tools sollten einen sicheren Login sowie die eindeutige Nachverfolgung der Nutzeraktivität ermöglichen. So kannst du den Zugang verwalten und sensible Daten schützen.
• Fördere die Zusammenarbeit über verschiedene Abteilungen hinweg. HR Operations, IT und CIS sollten zusammenarbeiten, um Lösungen zu bewerten, wobei die Nutzererlebnisse der Mitarbeitenden (und Kund:innen) sowie die allgemeine Sicherheit im Mittelpunkt stehen.

Sorge für einen zentralisierten App-Zugang

Ein zentralisierter Zugang zu Apps mit den entsprechenden Genehmigungen und Sicherheitsprotokollen ist eine Gratwanderung: Deine Mitarbeitenden brauchen Zugang zu ihren Plattformen, um ihre Aufgaben auf effiziente Weise zu erledigen; aber die Integrität und Sicherheit der Unternehmensdaten aufrechtzuerhalten ist ebenso essenziell.

Der Schlüssel bei diesem Ansatz ist die Verwendung von Blockern und Self-Service-Programmen.

Diese Tools ermöglichen es deinen Mitarbeitenden, unabhängig auf die nötigen Apps zuzugreifen. Gleichzeitig bleibt dieser Zugriff innerhalb der Grenzen ihrer Rolle und erfüllt deine Sicherheitsprotokolle.

Beispielsweise ist dein HCM-System wahrscheinlich für alle innerhalb deiner Organisation zugänglich, aber was genau jede Person einsehen kann, sollte variieren.

HR-Fachkräfte spielen hierbei eine wichtige Rolle: Es ist Aufgabe des HR-Teams, IT und CIS mitzuteilen, wer im Unternehmen aufgrund seiner Position und seinen Verantwortlichkeiten bestimmte Zugriffe benötigt.

Durch diese klare Abgrenzung wird gewährleistet, dass die Zugriffsrechte ordnungsgemäß zugeteilt und verwaltet werden, um für sichere und reibungslose Betriebsabläufe in deinem Unternehmen zu sorgen.

Der Arbeitsplatz der Zukunft mit HR-Technologie

Die strategische Integration von HR-Technologie in den modernen Arbeitsplatz spielt eine wichtige Rolle für das digitale Mitarbeitererlebnis.

Wenn es darum geht, einen kontinuierlichen Service an allen globalen Standorten zu gewährleisten, um die organisatorischen Ressourcen zu optimieren, ist die Zusammenarbeit zwischen HR, IT und CIS fundamental.

Als HR-Fachkräfte können wir unseren Mitarbeitenden eine besser verbundene, effizientere und erfüllendere Arbeitsumgebung bieten, wenn wir einen am Menschen orientierten Ansatz verfolgen, die richtigen Fragen stellen und die richtigen Tools auswählen.