Wer im HR-Bereich tätig ist, Zeit sparen und wichtige Erkenntnisse gewinnen möchte, weiß ganz genau, dass der ROI eines Personalinformationssystems (HRIS) enorm hoch sein kann. Etwas schwieriger wird es jedoch, wenn es darum geht, welches Personalinformationssystem das richtige ist. Nicht jede Art von Personalinformationssystem passt zu jedem HR-Profi oder jeder Organisation. Die Wahl der richtigen HR-SaaS ist ein entscheidender erster Schritt, um mit einem HRIS Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.
In diesem Leitfaden findest du alle wichtigen Infos über die verschiedenen Arten von Personalinformationssystemen. Du erfährst, was sie voneinander unterscheidet und für welche Arten von Organisationen und HR-Teams wir sie empfehlen und warum. Legen wir los.
Die fünf verschiedenen Arten von Personalinformationssystemen
Es gibt einige Dinge, die alle Personalinformationssysteme gemeinsam haben. Zu ihren Vorteilen gehören Automatisierung, Self-Service, zentralisierte Datenbanken und Talentmanagement, was HR-Expert*innen dabei hilft, ihre Aufgaben optimal zu erfüllen – und wovon letztendlich die Organisation profitiert. Darüber hinaus verfügen die einzelnen HRIS über unterschiedliche Funktionen. Hier findest du einen Überblick über die fünf Arten von Personalinformationssystemen und für wen sie am besten geeignet sind.
Operatives Personalinformationssystem
Operative Personalinformationssysteme erfassen Personaldaten wie Mitarbeiterakten, Stellendetails und Informationen zur Leistungsbewertung und erstellen daraus Berichte. Sie versorgen HR-Manager mit den Daten, die sie für Aufgaben wie Leistungsmanagement, Beförderungen, Einstellungen und interne personelle Veränderungen benötigen.
Operative Personalinformationssysteme sind für eine Vielzahl von Organisationen geeignet, denn sie bieten standardmäßige HR-Funktionen. Wenn du das Gefühl hast, dass dein HR-Team zu viel Zeit mit den immer gleichen Personalmanagement-Aufgaben verbringt oder mit schlecht organisierten Dateien und Tabellen für Mitarbeiterdaten zu kämpfen hat, ist ein operatives Personalinformationssystem möglicherweise die richtige Wahl für dich.
Taktisches Personalinformationssystem
Taktische Personalinformationssysteme sind in Prozesse eingebunden, die mit dem Einsatz von Ressourcen zusammenhängen. Dazu gehören Dinge wie Personalbeschaffung, Schulungen, Vergütung, offene Stellen und so weiter. Diese Systeme helfen beim Treffen langfristiger Entscheidungen, z. B. über die Zuweisung von Ressourcen, Arbeitsplatzanalysen und die Entwicklung. Neben internen Zahlen arbeiten taktische Personalinformationssysteme mit Daten wie Gewerkschaftsinformationen, Daten von Wettbewerbern, behördlichen Auflagen usw.
Taktische Personalinformationssysteme eignen sich am besten für Organisationen, die Unterstützung bei der Entscheidungsfindung auf Makroebene und dem Umgang mit Ressourcen benötigen. Sie sind weniger für Organisationen geeignet, die Unterstützung bei kleineren, alltäglichen Aufgaben benötigen.
Strategisches Personalinformationssystem
Der Name ist Programm: Strategische Personalinformationssysteme helfen bei strategischen Analysen und Entscheidungen. Sie helfen HR-Profis bei Funktionen wie der Zielsetzung und zukünftigen Personalplanung. Strategische Personalinformationssysteme können durch die Verwaltung von Daten wie Marktinformationen und Betriebsbudgets dazu beitragen, das Bewusstsein für verfügbare Personalressourcen zu verbessern und eine angemessene Personalplanung zu ermöglichen.
Strategische Personalinformationssysteme sind besonders nützlich für Organisationen, die strategisch wachsen möchten. Wenn du dich für intelligente, strategische und datengestützte Entscheidungen für die Zukunft deines Unternehmen auf konkrete Zahlen verlassen möchtest, ist ein strategisches Personalinformationssystem eine gute Wahl.
Umfassendes Personalinformationssystem
Ein umfassendes Personalinformationssystem ist eine Art Kombination der oben aufgeführten Arten. Es ist für jegliche Aufgaben rund um das Personalwesen geeignet – ob operativ, taktisch oder strategisch. Diese Systeme fungieren als optimierte Datenbank und Plattform. Sie ermöglichen die einfache Überprüfung und Verwaltung einer Vielzahl personalbezogener Aufgaben, darunter:
- Mitarbeiterinformationen
- HR-Dateien
- Offene Stellen
- Personalbeschaffung und Einstellungsdetails
- Stellenanalyse und -gestaltung
- Sicherheitsrichtlinien für Mitarbeitende
- Bestandsaufnahme der Kompetenzen
- Vergütung und Zusatzleistungen
- Schulung und Weiterentwicklung
- Leistungsmanagement
Ein umfassendes Personalinformationssystem dient als zentrale Anlaufstelle zum Speichern und Anzeigen jeglicher Informationen, die für nahezu alle HR-Aufgaben benötigt werden. Sie können zwar preisintensiver sein oder mehr Schulungen und Ressourcen erfordern, doch umfassende Personalinformationssysteme verfügen über viele wertvolle Funktionen, die den Ablauf in HR-Abteilungen grundlegend verändern können.
ZUR WEITEREN LEKTÜRE EMPFOHLEN
Eingeschränktes Personalinformationssystem
Anders als ein umfassendes Personalinformationssystem dient ein eingeschränktes Personalinformationssystem nur einem einzigen Zweck. Diese Systeme sind nicht unbedingt für strategische Planung oder Verwaltung gedacht. Ihre Funktionen sind konkreter und granularer.
Die genauen Funktionen von eingeschränkten Personalinformationssystemen hängen von dem jeweiligen System ab. Zum Beispiel könnte ein HRIS speziell für die Mitarbeiterschulung oder die Verwaltung von Zusatzleistungen eingerichtet werden.
Eingeschränkte Personalinformationssysteme sind in der Regel besser für kleinere Unternehmen geeignet, denn sie sind meist preisgünstig, einfach zu nutzen und können selbst von einem einzigen HR-Manager eingesetzt werden.
Welches Personalinformationssystem passt zu deiner Organisation?
Wenn du wirklich herausfinden möchtest, welches HRIS das richtige ist, solltest du genau verstehen, welche Ziele deine Organisation hat, wo dein HR-Team am meisten Unterstützung benötigt und welchen ROI du erwarten kannst. Sobald du diese Anforderungen kennst, kannst du ganz einfach bestimmen, mit welchem HRIS du sie erfüllst.
Von Tali Sachs
Tali ist Content Marketing Managerin bei HiBob. Sie dachte sich schon Geschichten aus, noch bevor sie überhaupt mit Stift und Papier etwas anfangen konnte. Wenn sie nicht gerade etwas schreibt, liest sie Science-Fiction-Romane, kuschelt mit ihren Kätzchen oder steht in der Open-Mic-Night auf der Bühne.