In der gegenwärtigen Arbeitswelt sind die Personalchefs dafür verantwortlich, dass sich alle Beschäftigten wohl und sicher fühlen. Vielleicht leiden Ihre Mitarbeiter stillschweigend am Arbeitsplatz, sprechen aber nicht darüber, weil sie Angst haben, ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Sie haben vielleicht persönliche oder allgemeine Bedenken in Bezug auf Diskriminierung und Ungleichbehandlung, Belästigung oder Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Es kann sein, dass sie sich ausgegrenzt oder übersehen fühlen oder eine konkrete Beschwerde gegen das Fehlverhalten eines Vorgesetzten oder Kollegen vorzubringen haben. Oder sie sind in sensible Informationen über illegale oder unsichere Aktivitäten innerhalb des Unternehmens eingeweiht, ohne zu wissen, an wen sie sich wenden sollen.
Eine intakte und transparente Unternehmenskultur, in der die Angestellten ermutigt werden, ihre Meinung zu äußern, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen, und über ein System verfügt, um dies tun zu können, trägt zur Mitarbeiterbindung und zu einer starken Unternehmensidentität bei. Ebenso hat eine kürzlich in der EU verabschiedete Verordnung zum Schutz von Whistleblowern eine breitere Diskussion über die Notwendigkeit eines anonymen Meldesystems am Arbeitsplatz ausgelöst.
Was ist die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern („Whistleblowern“)?
Ein Whistleblower, zu Deutsch ein Hinweisgebender, ist ein Mitarbeiter, der sich äußert, wenn er bei seiner Arbeit auf ein Fehlverhalten stößt, das dem öffentlichen Interesse schaden kann, z. B. durch Gefährdung der Umwelt, der öffentlichen Gesundheit oder der Verbrauchersicherheit.
Rechtsvorschriften zum Schutz von Hinweisgebenden wurden in mindestens 59 Ländern erlassen. Insbesondere wurde im Dezember 2019 die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, verabschiedet, die Geschäftspraktiken melden, die gegen EU-Recht verstoßen. Im Rahmen dieser Richtlinie müssen Unternehmen in der EU ihren Mitarbeitern eine gefahrlose und sichere Möglichkeit bieten, Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu melden, ohne Angst vor Repressalien seitens ihres Arbeitgebers haben zu müssen. Diese Richtlinie wird am 17. Dezember 2021 für Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern in nationales Recht umgesetzt. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gelten die Rechtsvorschriften ab dem 17. Dezember 2023.
Diese EU-Richtlinie wird letztlich für alle in der EU ansässigen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern verpflichtend sein, aber auch für Unternehmen weltweit hat diese Gesetzgebung einen bedeutsamen Diskurs ausgelöst. Unternehmen sollten, unabhängig davon, ob sie gesetzlich dazu verpflichtet sind oder nicht, offene Kommunikationskanäle einrichten und ihren Angestellten die Möglichkeit geben, ihre Bedenken zu äußern. Da viele Beschäftigte vielleicht zögern, sich direkt zu melden, weil sie Vergeltungsmaßnahmen befürchten, müssen Unternehmen ein anonymes Meldeinstrument bereitstellen, das die Beschäftigten schützt und es ihnen ermöglicht, sich in einer sicheren Umgebung zu äußern.
Bob’s Your Voice unterstützt kulturelle Sicherheit am Arbeitsplatz
Wir bei HiBob setzen uns leidenschaftlich dafür ein, dass die Erfahrung der Mitarbeiter an erster Stelle steht, und wissen, wie wichtig es ist, den Mitarbeitern einen sicheren Raum zu bieten, in dem sie ihre Meinung sagen und gehört werden können. Deswegen haben wir die Initiative Your Voice geschaffen.
Your Voice wurde als Hilfssystem für Whistleblower entwickelt, um allen Beschäftigten — nicht nur, wenn sie gesetzlich dazu verpflichtet sind — die Möglichkeit zu geben, Bedenken oder Fehlverhalten am Arbeitsplatz sicher und anonym zu melden.
Your Voice finden Sie ganz unten auf der Bob-Homepage und ist über das Internet und Mobiltelefone leicht zu erreichen und zu nutzen. Mitarbeiter, die sich anonym über arbeitsbezogene Fragen oder Bedenken äußern möchten, können dies tun, indem sie auf den Link klicken.
Es steht den Arbeitnehmern frei, ihre Anliegen in Your Voice mitzuteilen, wobei sie sicher sein können, dass ihre Nachricht und ihre Identität anonym bleiben. Anschließend sollten die Mitarbeiter auf „Weiter“ klicken.
Auf dem nächsten Bildschirm wird die/der Angestellte aufgefordert, eine Kategorie für ihre/seine Nachricht/Beschwerde auszuwählen, um sie an den richtigen Ansprechpartner für den Fall weiterzuleiten. Zu den Kategorien gehören Mobbing, Korruption, Diskriminierung sowie Wohlbefinden und psychische Gesundheit. Für Fälle, die nicht in die Dropdown-Liste passen, gibt es auch die Option „Sonstiges“. Anschließend müssen die Mitarbeiter, sofern bekannt, einen Ansprechpartner für Ihre Fälle auswählen und eine persönliche E-Mail-Adresse angeben.
Alle von den Arbeitnehmern angegebenen E-Mail-Adressen sind verdeckt, und alle Angaben zu ihren Fällen sind verschlüsselt, um absolute Privatsphäre und Anonymität zu gewährleisten. Um die Identität der Nutzer völlig anonym zu halten und das Risiko zu vermeiden, dass Mitarbeiter des Unternehmens auf die Daten zugreifen, werden persönliche E-Mail-Adressen gegenüber geschäftlichen E-Mails bevorzugt. (E-Mails werden nur verwendet, um den ursprünglichen Sender darauf hinzuweisen, dass eine Antwort auf der Your Voice-Plattform wartet). Um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten, ist Your Voice passwortgeschützt und nur für die vom Unternehmen benannten Ansprechpartner zugänglich.
Nach der Annahme der allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie klickt der Mitarbeiter auf „Nachricht senden“, um seine Nachricht abzuschicken und den Vorgang zu starten. Er/sie erhält dann eine Verifizierung-E-Mail und nach der Verifizierung eine Kopie der Nachricht und eine Vorgangsnummer. Der Ansprechpartner des Unternehmens antwortet dem Mitarbeiter direkt in Your Voice, und wenn dieser es möchte, kann er das Gespräch innerhalb der Plattform fortsetzen. Der Ansprechpartner für den Fall erfährt während des gesamten Prozesses nichts über die Identität des/der Beschwerdeführers/in, es sei denn, er/sie möchte sie preisgeben.
Your Voice gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, sich zu äußern und ihre Bedenken vorzubringen. In gravierenden Fällen von Fehlverhalten im Unternehmen oder von Kollegen, wie z. B. bei Vorwürfen der sexuellen Belästigung, des Betrugs oder der Korruption, kann sie dazu beitragen, dass die zuständigen Interessengruppen frühzeitig ermitteln und Maßnahmen ergreifen können.
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Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Meinung zu sagen
Das Rückgrat Ihres Unternehmens und entscheidend für seinen Erfolg, sind Ihre Mitarbeiter. Unternehmen, die eine sichere, einladende und anonyme Plattform wie Your Voice bereitstellen, die dazu auffordert, sich zu äußern und Bedenken anonym und ohne Angst vor Repressalien zu äußern, zeigen, dass ihnen ihre Beschäftigten am Herzen liegen und dass sie Maßnahmen ergreifen werden, wenn es einen Fall von Fehlverhalten im Unternehmen gibt.
Auch wenn Ihr Unternehmen rechtlich nicht verpflichtet ist, ein anonymes Meldesystem einzurichten, trägt dessen Einführung zur Schaffung einer integrativen, auf Vertrauen basierenden Unternehmenskultur bei. Ebenso wird es dazu beitragen, hohe Personalfluktuationsraten zu vermeiden und eine glückliche, zufriedene und produktive Belegschaft zu erhalten.
