ANYMOVE ist ein junges Start-up für elektrische Mietwagen, das es sich zum Ziel gesetzt hat, die Menschen weg vom Kfz-Eigentum hin zu nachhaltiger Mobilität zu begleiten. Das in Berlin niedergelassene Unternehmen hat über 45 rein remote tätige Mitarbeitende auf der gesamten Welt und wächst stetig. Bei der mitarbeiterzentrierten Unternehmenskultur von ANYMOVE dreht sich alles um eine gesunde Arbeitsumgebung, in der sich Menschen in Einklang mit den geschäftlichen Zielen persönlich weiterentwickeln können. Das zunächst noch kleine Team brauchte eine intuitive HR-Plattform, die Prozesse automatisieren und dem überschaubaren People and Culture-Team Zeit sparte: Es sollten nicht mehr 30 bis 40 Stunden pro Woche mit administrativen Aufgaben und Papierkram aufgewendet werden. Die HR-Profis von ANYMOVE kannten Bob bereits von einem früheren Arbeitgeber, waren davon überzeugt und empfahlen es der Unternehmensführung. Nachdem sich diese ein Bild von den leistungsstarken Funktionen von Bob gemacht hatte, war auch sie mit an Bord. Bob wird heute zur Automatisierung von Personalprozessen genutzt und spart dem Team bis zu 13 Stunden an administrativem Aufwand ein.
Mit robuster HR-Automatisierung Zeit sparen
ANYMOVE hatte mit Problemen beim Onboarding und bei seinen Leistungsbewertungszyklen zu kämpfen – vieles wurde improvisiert. Das Unternehmen machte es sich zur Aufgabe, diese Prozesse weiterzuentwickeln und sich dabei ganz an den Mitarbeitenden zu orientieren. Es sollten nicht mehr 30 Stunden der 40-Stunden-Woche mit Verwaltung und Papierkram verbracht werden. Wir wollten den administrativen Aufwand so stark wie möglich reduzieren“, erklärt Pascal Frühling, Senior People and Culture Business Partner des Unternehmens. Für ANYMOVE war es wichtig, eine Plattform zu finden, mit der sie ihre Abläufe optimieren konnten und die dem HR-Team mit Automatisierung und Vorlagen Arbeit abnahm.
Strukturierung unternehmensweiter HR-Prozesse mit Bob
Heute nutzt ANYMOVE Bob zum Erstellen von Onboarding-Vorlagen sowie zur Automatisierung von Workflows und konnte die Effizienzen so deutlich steigern. Das Unternehmen nutzt die Aufgabenliste von Bob, um Onboarding-Arbeitsabläufe und Mitarbeiterlebenszyklus-Check-ins mit automatisch versendeten E-Mails, Fragebögen und Einzelmeetings zu erstellen.
Eines der Dinge, die ANYMOVE an Bob am meisten schätzt, ist die Fähigkeit, Aufgaben automatisch auszulösen. Sobald der Onboarding-Prozess begonnen hat, werden von Bob Einzelmeetings in den verschiedenen Lebenszyklusphasen von Mitarbeitenden ausgelöst und alle sechs Monate Feedbackgespräche eingeplant.
Das Ergebnis? Das HR Team von ANYMOVE muss nicht darüber nachdenken, welches Konto geöffnet werden muss, welche Aufgaben zuzuweisen sind oder wann Check-ins stattfinden müssen. Alle diese Informationen liegen in Bob bereits vor, sodass das Team sich auf die Unterstützung bei anderen Angelegenheiten konzentrieren kann.
Die Automatisierung von Bob spart ihnen enorm viel Zeit ein. Gleichzeitig sinkt der auf ihnen lastende Druck, was wiederum der Work-Life-Balance zugutekommt. Vor Bob arbeiteten die Teammitglieder oft 45 Stunden pro Woche, oder noch länger, um alles erledigen zu können. „Heute gibt es Wochen, in denen ich nur 35 oder sogar nur 32 Stunden arbeite, einfach weil [Bob] so effizient ist“, so Frühling.„All diese Informationen sind jetzt problemlos für jeden verfügbar. Mit einer Excel-Tabelle würde es zehnmal so lange dauern.“
Es wurde immer schwieriger, ein wachsendes, dezentrales Team zu managen
Vor Bob nutzte das HR-Team Excel-Tabellen, um sich um Personalbeschaffung, Onboarding, Abwesenheit und Vergütung zu kümmern. Diese Arbeit lief also komplett manuell ab. Es entstand der Wunsch nach einer leistungsstarken und anpassbaren Plattform für das kleine, dezentrale Team, die sich an sich verändernde Bedürfnisse anpassen und auf mehrere Regionen ausdehnen lassen würde.
Lokalisierung von Richtlinien und Berichterstattung für Deutschland mit Bob
Die Mitarbeitenden von ANYMOVE sind remote von verschiedenen Orten in Europa aus im Einsatz. Der größte Teil des Teams sitzt jedoch in Deutschland. Das Unternehmen ist dezentralisiert und wächst kontinuierlich. Daher war es eine der größten Prioritäten, ein System zu finden, mit dem die internen Richtlinien unkompliziert an die deutschen Gesetze angepasst und auch Richtlinien für neu hinzukommende Länder hinzugefügt werden konnten.
Auf der Suche nach einer passenden HR-Plattform achtete das Unternehmen besonders auf Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit von lokalisiertem Support.„Das beste Beispiel sind hier die Urlaubsregelungen“, erklärt Frühling.
„Wer in Deutschland in der ersten Jahreshälfte eine Stelle antritt, bekommt seinen Urlaubsanspruch zum Ende eines sechsmonatigen Zeitraums. Wer jedoch in der zweiten Jahreshälfte in einem Unternehmen anfängt, kann keine vollen sechs Monate mehr erreichen und hat daher nur einen anteiligen Urlaubsanspruch.“Für Bob ist das kein Problem.
ANYMOVE legte in Bob zwei Richtlinien an: Eine für Personen, die in der ersten Jahreshälfte eingestellt werden, und eine für Personen, die in der zweiten Jahreshälfte eingestellt werden. Das HR-Team wurde dadurch deutlich entlastet. Vor Bob passte das Team die Urlaubsregelungen für jede*n Mitarbeiter*in manuell an. Jetzt können Richtlinien für Teammitglieder in verschiedenen Ländern mit jeweils unterschiedlichen Regelungen für Abwesenheiten im Handumdrehen erstellt werden.
Heute nutzt ANYMOVE Bob für die Verwaltung sämtlicher Personaldaten von einem zentralisierten Ort aus und sorgt so für Compliance in Hinblick auf die Anforderungen unterschiedlicher Länder. Auch während das Unternehmen weiter wächst, hilft Bob dabei, dass seine Abläufe einfach, schnell und unkompliziert bleiben.
Optimierte Datenerfassung und -analyse für die Unternehmensführung
ANYMOVE wusste, dass die gewünschte HR-Plattform leistungsstark genug sein musste, die auch dann voll und ganz an den Mitarbeitenden ausgerichtet sein würde, wenn das Unternehmen weiter wuchs.
Das Team suchte nach einer robusten Plattform, die Daten zu Abwanderung, Mitarbeiterbindung, Vielfalt und Produktivität erfassen und analysieren konnte. Es war gleichermaßen wichtig, dass die Lösung auch unkompliziert in die täglichen Abläufe von Mitarbeitenden außerhalb der HR-Abteilung integriert werden konnte. Bob bot genau das.
Umfassende Einblicke in Personaldaten mit den Analysen von Bob
Das HR-Team ist definitiv der „Power User“ von Bob, doch auch Manager*innen und Mitglieder des Finanzteams nutzen die Plattform regelmäßig. Jeder Datenpunkt ist wichtig. Die Führungskräfte von Start-ups sind stark auf korrekte und leicht zugängliche Personaldaten angewiesen. Sie nutzen die von Bob bereitgestellten Daten und Insights, um Investoren und Investorinnen von der positiven Entwicklung des Unternehmens zu überzeugen.
Die Finanzabteilung greift beispielsweise bei ihren Entscheidungen und Kostenvorhersagen auf Daten zu Abwanderung und Mitarbeiterbindung zurück. Der Fluktuationsrechner von Bob unterstützt bei der Nachverfolgung der Fluktuationsstatistiken für ein Quartal oder einen Monat.
Vergütungsdaten helfen bei Entscheidungen zu Gehaltserhöhungen und der Festlegung von Gehältern für Neueinstellungen. So kann sichergestellt werden, dass sich alle wertgeschätzt fühlen, was auch Abwanderung vorbeugt. Solche Daten sind insbesondere jetzt wichtig für das Unternehmen, da es aufgrund von Umwälzungen auf dem Arbeitsmarkt und steigenden Löhnen gewissen Herausforderungen in der Personalbeschaffung gegenübersteht.
Bob bietet auch unschätzbare Einblicke in die Diversitätspraktiken: Wie hoch ist der Anteil von Frauen in der Belegschaft? Wie gut werden Personen aus kulturellen Minderheiten in der Belegschaft repräsentiert, und wie viele davon haben Führungspositionen inne? Die Führungskräfte von ANYMOVE nutzen diese Daten, um ihre Einstellungsstrategie anzupassen und den Personalbeschaffungsprozess möglichst frei von Vorurteilen und Voreingenommenheiten zu halten.
Die Daten von Bob stärken die Glaubwürdigkeit des Teams und sind ein Beweis für die positiven Auswirkungen der HR-Abteilung auf die finanziellen Ergebnisse des Unternehmens. „[People teams] werden häufig als Kostenfaktor und -treiber angesehen“, so Frühling weiter.„Wenn sich wirklich nachweisen lässt, dass die Reduzierung von Abwanderung um einen gewissen Prozentsatz tatsächlich aktiv zur Verbesserung der Ergebnisse beiträgt, ist das sehr gut für das Ansehen der Personalabteilung.“
Die wichtigsten Vorteile:
- Das HR-Team von ANYMOVE spart mit der Automatisierung von Bob bis zu 13 Stunden pro Woche ein.
- Dank der anpassbaren Abwesenheitsrichtlinien in Bob kann ANYMOVE die lokalen Vorschriften in Deutschland und allen anderen neu hinzukommenden Ländern einhalten.
- Mit den intuitiven Dashboards können das Finanzteam und Manager aller Abteilungen Bob in ihre täglichen Workflows einbinden.
- Die Analysen von Bob versetzen das HR-Team von ANYMOVE in die Lage, aufschlussreiche Daten in Präsentationen für Investoren aufzunehmen.
