Heroesist ein Technologie-Startup mit Sitz in London und Büros in Madrid und Barcelona. Die Mitarbeitenden arbeiten von Italien, Hongkong, den USA und Deutschland aus. Als Heroes noch mit 15 Mitarbeitenden aus London operierte, hatte das Unternehmen ein Personalinformationssystem zur Speicherung der Mitarbeiterdaten mit separatem Gehaltsabrechnungssystem implementiert. Die Lösung wurde den Anforderungen und Wachstumsplänen schnell nicht mehr gerecht. Als neue HR-Plattform, die global, flexibel, skalierbar und kompatibel mit Heroes‘ bevorzugten Programmen ist, fanden sie Bob. Und nach nur einem Monat war Bob voll einsatzbereit.
Der Weg zu automatisierten HR-Prozessen
Das HR-Team von Heroes war mit seinem HRIS unglücklich, da es sich weder anpassen noch in die bevorzugten Tools integrieren ließ. Als kleines Unternehmen stieß man schnell Grenzen, weshalb eine neue Lösung dabei helfen sollte, Prozesse zu automatisieren, um effizienter zu werden.
Mehr Effizienz dank Arbeitsabläufen und Integrationen von Bob
Mit Bob hat die Heroes-HR ihre gesamte Personalverwaltung umgestellt. Optimierte Arbeitsabläufe werden jetzt als Aufgaben verschiedenen Beteiligten zugewiesen. Das ersetzt die früher manuell erledigten Prozesse. Wurden beispielsweise neue Mitarbeitende eingestellt, gab es vor Bob einen intensiven E-Mail-Austausch zwischen HR und den Kandidat*innen, um relevante Informationen zu erfassen. Die IT-Abteilung fügte die Neuen dann manuell zu jedem einzelnen Tool hinzu. Mit Bob aktiviert HR einfach einen Onboarding-Arbeitsablauf inklusive aller notwendigen Schritte und weist ihn den Beteiligten zu. Dabei erstellt HR Bob-Profile für alle neuen Mitarbeitenden, die sie selbstständig ausfüllen und wodurch sie per SSO-Bereitstellung automatisch mit ihren Tools verbunden werden.
Die Nutzung von Aufgabenlisten hat das Onboarding bei Heroes verändert und ermöglicht es der Personalabteilung, mehrere Personen gleichzeitig nahtlos zu integrieren. Vor einem Jahr konnten sie nur zwei Leute pro Monat an Bord nehmen und jetzt haben sie kürzlich 10 gleichzeitig integriert.
Das Heroes-HR-Team ist besonders begeistert, wie gut sich Bob in die bevorzugten Arbeitstools integrieren lässt. Von Slack über Greenhouse (ATS) bis zu Payfit über Bobs Lohnabrechnungs-Hub: Diese Integrationen sind wichtig für die Arbeits-Rationalisierung und reduzieren die Fehleranfälligkeit einer manuellen Bearbeitung. „Die Integration von HiBob und Payfit war für uns entscheidend“, sagt Chloe Gibbs, Personalleiterin bei Heroes. „Zuvor haben wir die Mitarbeiterdaten sowohl in Personio als auch ins Lohnsystem eingegeben.Das hat zu großen Problemen und Unstimmigkeiten geführt. Dass Bob und Payfit nun miteinander kommunizieren, war bahnbrechend.“
Laut Chloe sparen Bobs Onboarding-Arbeitsabläufe und die Integration der Gehaltsabrechnung mindestens zwei Arbeitstage pro Monat ein.
Erste Schritte im Leistungsmanagement
Als Start-Up, das seine Prozesse noch definieren musste, führte Heroes keine Leistungsbeurteilungen durch. Doch als das Unternehmen wuchs, wollte es einen formellen Prozess einführen, mit dem es sowohl die Leistung als auch die Vergütung überprüfen konnte.
360-Grad-Leistungsbeurteilungen mit Bob
Nach der Implementierung von Bob führte Heroes eine erste 360-Grad-Leistungsbeurteilung durch – inklusive Selbstbeurteilungen, Beurteilungen durch Kolleg*innen und Beurteilungen durch Vorgesetzte. Die HR-Abteilung konnte den Prozess einfach einrichten und ihren Bedürfnissen anpassen. Sie baten die Mitarbeitenden um eine Selbstbeurteilung, gefolgt von Beurteilungen durch Kolleg*innen und Vorgesetzte, inklusive Gesamtleistungsbeurteilung. Anschließend setzte die Personalabteilung Kalibrierungsmeetings zwischen den Vorgesetzten und den Gründer*innen des Unternehmens an, um die Punktzahl der Mitarbeitenden zu überprüfen und so für Kohärenz im Unternehmen zu sorgen.
Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden zur Leistungsbeurteilung fanden persönlich und für Remote-Mitarbeitende über Zoom statt, wobei es neben der Leistung auch um Möglichkeiten zur Weiterentwicklung ging.
Basierend auf der Leistungsbeurteilung führte Heroes eine umfassende Vergütungsüberprüfung durch. Dabei zeigten die Leistungsbeurteilungen und weitere Bob-Daten, wann jede Person zuletzt eine Gehaltserhöhung erhalten hatte. Dank Bob kann Heroes für sein Performance-Management einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen, wertvolle plattformübergreifende Mitarbeiterdaten einbeziehen und unterschiedliche Perspektiven berücksichtigen.
Sowohl das HR-Team als auch die Mitarbeitenden schätzen es, wie einfach und transparent die Leistungs- und Vergütungsbeurteilung durch Bob geworden ist. Heroes plant daher in naher Zukunft die Implementierung weiterer Talent-Tools, etwa zu Zielvereinbarungen.
Die wichtigsten Vorteile:
- Heroes nutzte bereits ein HRIS, erkannte aber schnell, dass es weder mit dem Lohnabrechnungssystem- noch mit anderen Systemen zusammenarbeitete – und sagte Hi zu Bob.
- Dank Bobs Arbeitsabläufen und den Integrationen spart Heroes zwei Tage im Monat ein, die Arbeitslast wird erheblich verringert und die Personalabteilung muss nicht erweitert werden.
- Heroes hat sich seit der Einführung von Bob erheblich vergrößert und die Mitarbeiterzahl im letzten Jahr um 43 Prozent gesteigert.
- Heroes konnte mit Bob erste Leistungs- und Vergütungsüberprüfungszyklen durchführen, das Feedback von Führungskräften und Mitarbeitenden war gleichlautend positiv.
