Ein Bewerbenden-Tracking-System (Applicant Tracking System, ATS) kann einer der Schlüssel zu deinem Erfolg als HR-Führungskraft sein, unabhängig von der Größe, Geschichte oder Branche deines Unternehmens.
Eine gewagte Aussage? Ja, aber sie ist leicht zu stützen.
Du weißt nicht genau, was ein ATS macht? Vereinfacht gesagt verwaltet ein ATS den Einstellungsprozess und hilft dir, die richtigen Leute zur richtigen Zeit für die richtigen Teams zu rekrutieren. Wie du dir vielleicht vorstellen kannst, geht das einher mit einer nahtloseren, ansprechenderen und effizienteren Recruiting-Erfahrung für Bewerbende und Beschäftigte.
Darüber hinaus können Bewerbenden-Tracking-Systeme deine Daten vereinheitlichen und als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen der Personalbeschaffung fungieren. Einige Arbeitgebende integrieren ihr ATS in ihre Personalinformationsplattformen und -systeme (Human Capital Management, HCM), um der Datenanalyse eine weitere Dimension zu verleihen.
Der Goldstandard für Arbeitgebende ist ein sogenannter „Hire-to-Retire“-Ansatz, d. h. eine einzige Plattform, wie z. B. ein HCM-System mit integriertem ATS, um Bewerbende einzustellen und Beschäftigte weiterzuentwickeln und schließlich auch irgendwann gehen zu lassen.
Eine einzige Lösung, die den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen berücksichtigt, bedeutet weniger Systeme und Software, was in der Regel zu beeindruckenden Vorteilen in Bezug auf Kosten, Schulungen und Unterstützung der Anbieter führt.
Aber nicht alle ATS sind gleich. Die ATS der verschiedenen Anbieter bieten unterschiedliche Funktionen, unterstützen unterschiedliche Abschnitte des Einstellungsprozesses und erfordern natürlich auch unterschiedliche zeitliche und finanzielle Investitionen.
Deshalb ist es wichtig, dass du dein ATS sorgfältig auswählst.
Ein gutes ATS macht den Einstellungsprozess für dein HR-Team einfacher und beschleunigt den administrativen Teil. Wenn du jedoch das falsche ATS auswählst, benötigst du unter Umständen Hilfe, um einfache Aufgaben zu erledigen. Oder schlimmer noch: Du könntest gute Bewerbende mit schlechter Kommunikation abschrecken oder die perfekte Person durch Lücken in deinem System verlieren.
Die Lösung? Dieses Bewerbenden-Tracking-System bietet eine Checkliste, die dir einen Überblick über das gesamte Angebot auf dem Markt gibt, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was du wirklich benötigst, und auf die ATS-Plattformen, die deinen Anforderungen gerecht werden.
Die Auswahl des richtigen Bewerbenden-Tracking-Systems
Es spielt keine Rolle, ob du ein Start-up oder ein großes Unternehmen mit Niederlassungen auf der ganzen Welt bist. Die Auswahl von ATS-Anbietern ist einfacher, wenn du einen dreistufigen Ansatz wählst, bei dem du Ressourcen entdeckst und ausrichtest.
Schritt eins: Ein Team zusammenstellen
Der Workflow in deinem Unternehmen läuft bekanntlich reibungsloser, wenn deine Beschäftigten klar definierte Verantwortlichkeiten im Beschaffungsprozess haben. Doch die Personen, die du mit der Auswahl des richtigen ATS betraust, können das Ergebnis stark beeinflussen.
Du brauchst Personalverantwortliche, die die Einstellungsstrategie im Auge behalten. Aber auch die antreibenden Beschäftigten in der Personalabteilung sollten dabei sein, denn sie kennen die täglichen Herausforderungen und wissen, wie ein ATS in der Praxis funktionieren wird. Es müssen noch weitere Fachleute eingebunden werden: die aus der IT stellen sicher, dass das ATS reibungslos integriert werden kann; und die aus dem Beschaffungs- oder Finanzwesen sorgen dafür, dass du ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erhältst.
Schritt zwei: Finde heraus, welches ATS du brauchst
Sobald dein Team steht, sprich mit allen Beteiligten im Unternehmen, um herauszufinden, was die verschiedenen Abteilungen und Führungskräfte von einem ATS erwarten. Diese Gespräche sollten in beide Richtungen gehen: Nutze diese Checkliste, um die verfügbaren ATS-Tools und -Funktionen zu erläutern und zu zeigen, wie sie deine Einstellungsprozesse verbessern können.
Schon bald solltest du ein ATS-Anforderungsdokument haben, in dem die wichtigsten Funktionen aufgeführt sind. Greife immer wieder darauf zurück, wenn du genau planst, wie das endgültige ATS und dein Einstellungsprozess aussehen könnten.
Schritt drei: Stimme deine Anforderungen mit deinem ATS-Anbieter ab
Da es so viele ATS-Anbieter gibt, macht sich das sorgfältig ausgearbeitete Anforderungsdokument sofort bezahlt, wenn du damit Anbieter auswählst, deren ATS deine Liste von Anforderungen erfüllen kann.
Natürlich kann es sein, dass du dabei Abstriche machen musst. Rechne damit, dass du auf einige weniger wichtige Anforderungen verzichten musst, während du deine Auswahl an geeigneten ATS-Anbietern eingrenzt.
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ATS-Funktionen: Umfang und Auswirkungen auf dein Unternehmen verstehen
Die Funktionen eines ATS sind zwar vielfältig, lassen sich aber grob in drei verschiedene Bereiche einteilen.
Ein ATS kann all deine Daten an einem Ort zusammenführen und dir so einen besseren Überblick über deine Einstellungsvorhaben und deine Bewerbenden-Pipeline verschaffen. Das beste ATS nutzt diese Daten dann, um dir bessere Managementinformationen und Einblicke zu geben. Diese Einblicke sind umso aussagekräftiger, wenn du deine Einstellungsdaten mit den Datenströmen deiner Beschäftigten zusammenführst, z. B. im Rahmen von „Hire-to-Retire“-Ansätzen.
Ein ATS führt in der Regel zu einer Reduzierung des technischen Aufwands: Jeder im Unternehmen nutzt eine einzige Einstellungssoftware statt einer Vielzahl von Tabellenkalkulationen, Paketen und Anwendungen. Das erspart den Einstellungsteams manuelle Aufgaben und rationalisiert die Abläufe (zumindest die administrativen und kollaborativen Elemente – es hat noch niemand ein ATS entwickelt, das sicherstellt, dass die Beteiligten sofort die erforderlichen Maßnahmen ergreifen).
Und schließlich verbessern die ATS-Funktionen die Erfahrungen der Bewerbenden. Dazu gehören nicht nur gut formatierte Angebots- und Absage-E-Mails, sondern auch Dinge wie vorausgefüllte Formulare und responsives Design, um den Bewerbungsprozess einfacher und ansprechender zu gestalten, wodurch die Wahrnehmung deiner Unternehmensmarke verbessert wird. Das alles hilft dir, dich von anderen Unternehmen und Arbeitgebenden abzuheben. Auch deine Einstellungsteams können effektiver zusammenarbeiten und profitieren von einem besseren Erlebnis.
Suche nach einem ATS, das alle deine Daten an einem einzigen Ort zentralisiert
Die Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study hat gezeigt, dass 56 Prozent aller Arbeitgebenden und 75 Prozent der KMU Schwierigkeiten haben, genaue und konsistente Einstellungsdaten zu führen, weil sie mehrere Systeme verwenden.
Es ist schwierig, diese unzusammenhängenden Informationen zu verwerten. Das ist im Grunde so, als würde man Äpfel mit Birnen vergleichen. Du kannst keine richtigen Schlüsse ziehen oder deine Strategie mit bewiesenen Fakten untermauern. Das ist auch ein wichtiger Grund, warum weniger als die Hälfte aller Unternehmen ihren Vorständen Kennzahlen zur Talentakquise zur Verfügung stellen.
Ein ATS rationalisiert diesen Arbeitsablauf. Es bietet eine einzige, zentrale Quelle für deine Personalverantwortlichen, Fachleute für Talentakquise, Beschäftigten in der Finanzabteilung und Sachverständigen für Finanzplanung und -analyse. Du kannst die Einstellungen mit der Leistung und der Beschäftigtenbindung verknüpfen und die Einstellungsabläufe können mit den Personalplänen des Unternehmens abgestimmt werden.
Als Teil einer „Hire-to-Retire“-Plattform kann ein ATS den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen abbilden, indem es Rekrutierung und Bindung zusammenbringt und so überzeugende Erkenntnisse liefert.
Suche nach einem ATS, das deinen technischen Aufwand reduziert und effizientere Prozesse schafft
Laut dem Branchenanalysten Josh Bersin hat ein durchschnittliches Großunternehmen mehr als 80 HR-Tools, aber viele globale Unternehmen haben sogar doppelt so viele! Das ist eine Menge Zeit und Geld, das für Beschaffung, Implementierung, Lizenzen und Schulungen verschwendet wird.
Ganz zu schweigen von dem ständigen Umdenken, dem Hin-und-Her-Wechseln zwischen Systemen, den verschiedenen Formen der Zusammenarbeit und der Verarbeitung all deiner Daten, Mitteilungen und Inhalte. Angesichts der Prognose, dass 54 Prozent der Unternehmen in diesem Jahr mit einem Anstieg des Einstellungsvolumens rechnen (laut der Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study), sehen wir uns einer Sturmfront gegenüber, in der technologische Verzögerungen auftreten sowie Systeme und Prozesse die Arbeit unserer Beschäftigten eher hemmen als unterstützen.
Mit nur einem ATS (oder einer breiteren „Hire-to-Retire“-Plattform) können Arbeitgebende Geld sparen, indem sie die Abonnements für mehrere Anwendungen einsparen. Die Arbeitsabläufe werden optimiert, sodass die Kolleg:innen die Prozesse schneller aufnehmen (und ausführen) können.
Die Sicherheit wird natürlich erhöht, da deine Daten bei weniger Anbietern gespeichert sind. Außerdem können sich deine Beschäftigten mehr auf die Zusammenarbeit konzentrieren und den Bewerbenden ein besseres Erlebnis bieten. Letzteres ist tatsächlich das Hauptfeld, in das die Arbeitgebenden die wiedergewonnene Zeit investieren, die durch Automatisierung eingespart wurde.
Suche nach einem ATS, das sowohl für interne Nutzer:innen als auch für Bewerbende ein einheitliches Erlebnis bietet
Bei Betrachtung deiner ATS-Optionen solltest du dir Matt Fergusons (CEO von CareerBuilder) Meinung zum Abgleich zwischen deinen Anforderungen und den Funktionen eines ATS zu Gemüte führen: „Unternehmen sind bereit, weniger Funktionen zu akzeptieren, nur um ihre Technologie auf einer einzigen Plattform zu haben.“
An dieser Stelle kann es helfen, einen Schritt zurückzutreten, das Gesamtbild zu betrachten und sicherzustellen, dass deine Plattform einfach zu verwenden ist und alle mit ins Boot holt.
Für die Nutzenden bedeutet eine „Hire-to-Retire“-HCM-Plattform (ATS inklusive) aus einer Hand, dass sie nur ein einziges System erlernen und sich auch nur bei einem einzigen System einloggen und es verwalten müssen. Bei der Einstellung erleichtert dieser reibungslose Prozess den Kolleg:innen, sich intensiver mit Aktivitäten zu beschäftigen, schnell zusammenzuarbeiten und Zugang zu den Methoden und Ratschlägen deines HR-Teams zu erhalten.
Derweil steigt bei einem unzusammenhängenden Bewerbungsprozess das Risiko, dass Bewerbende aus dem Prozess aussteigen. Ein einheitlicher, konsistenter und markengerechter Bewerbungsprozess zeigt den Arbeitgebenden von seiner besten Seite.
Bewerbende können leichter nachvollziehen, wofür du stehst. Teilen sie deine Werte, sind sie auch eher geneigt, dich zu ihrem bevorzugten Arbeitgebenden zu machen. Umgekehrt können schlechte Erfahrungen dazu führen, dass die Bewerbenden dich falsch einschätzen, was zu unpassenden Einstellungen führt.
Abgesehen davon, dass ein ATS den Einstellungsprozess erleichtert, gibt es eine interessante Statistik: Laut der Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study geben nur 15 Prozent der Unternehmen an, dass sie einen sehr persönlichen, ansprechenden und konformen Onboarding-Prozess haben. Darin besteht also die Chance, einen Wettbewerbsvorteil gegenüber 85 Prozent des Arbeitsmarktes zu erzielen.
Checkliste für die Anforderungen an ein Bewerbenden-Tracking-System
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Was du bei der Implementierung eines ATS im Rahmen deiner HCM-Strategie beachten solltest
Wenn du ein neues ATS einführst oder zu einem anderen ATS wechselst, ist es wichtig, dass du dir überlegst, wie es zum Rest deiner Personalinformationsplattform passt.
Die wichtigsten Fragen, die du dir stellen musst, sind die nach dem Umfang der Auswirkungen und den möglichen Gewinnen (oder Einsparungen) durch Skaleneffekte. Es gibt drei Möglichkeiten, ein ATS zu implementieren: als eigenständiges System ohne Verbindung zu anderen HR-Tools, integriert in ein anderes HCM-System oder als Teil einer End-to-End-HCM-Gesamtlösung.
Ein eigenständiges ATS verbessert zwar deine Einstellungsaktivitäten und versetzt dein Team in die Lage, mit Leichtigkeit anzuwerben, zu filtern, Vorstellungsgespräche zu führen, Bewerbende auszuwählen und ihnen Angebote zu machen. Wenn es jedoch in eine andere HCM-Lösung integriert ist, bietet es das zusätzliche Potenzial, Datensätze über den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen zusammenzuführen und immer mehr Managementinformationen zu gewinnen.
Diese Möglichkeiten werden noch verstärkt, wenn das ATS ein Tool innerhalb einer End-to-End-HCM-Lösung ist, das nahtlose Kommunikation, umfassende Managementinformationen und mögliche Einsparungen im Vergleich zur Arbeit mit mehreren Providern bietet.
Ein ATS ist dein Schlüssel zum Erfolg bei der Personalbeschaffung
Eine große Anzahl führender Unternehmen nutzt ATS-Software bereits in der einen oder anderen Form. Viele dieser Systeme sind sehr nützlich, weil sie den HR-Teams Zeit sparen und den ROI beim Einstellungsprozess verbessern. Ihr Einfluss muss jedoch nicht nur darauf begrenzt sein.
Ein ATS kann den Personalverantwortlichen (und ihren Teams) einen besseren Überblick über den Einstellungsprozess verschaffen und so zu einer reibungslosen Umsetzung der Personalbeschaffungsstrategien beitragen. Alle Daten an einem Ort zu haben, kann auch detaillierte Erkenntnisse liefern, die diese Strategien weiterentwickeln.
Ein weiterer Vorteil ist das vereinheitlichte System. Die Reduzierung des technischen Aufwands verringert nicht nur die Zeit, die für die Verwaltung des Einstellungsprozesses benötigt wird. Es erleichtert allen Beteiligten in deinem Unternehmen, sich mit den Einstellungspraktiken auseinanderzusetzen.
Und schließlich ist da noch die einheitliche Benutzererfahrung. Ein ATS kann Arbeitgebende grundsätzlich gut aussehen lassen. Wenn dein ATS Teil einer End-to-End-Lösung ist, setzt sich dieser Eindruck auch nach der Einstellung fort.
Ein ATS ist mehr als nur ein Verwaltungsinstrument, wenn es von einem Provider bereitgestellt wird, der auch einen guten Support und Flexibilität bietet. Es hilft dir, die besten Talente zu finden, einzustellen und zu binden. Darüber hinaus schickt es dir nützliche Mitteilungen, leitet dich an und reagiert auf die sich entwickelnden Anforderungen deiner Personalstrategie.
Viele Personalverantwortliche erleben mit ihrem ATS bessere Einstellungsprozesse als je zuvor.