Du hast gerade ein vielversprechendes neues Talent eingestellt. Den nervenaufreibenden Einstellungsprozess hast du hinter dich gebracht und dabei einige Höhen und Tiefen erlebt. Aber jetzt hat endlich alles geklappt.
Doch damit ist der Einstellungsprozess noch nicht beendet. Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist ein langer Weg.
Als Personalverantwortliche:r weißt du genau, wie wichtig ein erfolgreiches Onboarding für einen gelungenen Start und dauerhaften Erfolg ist.
Aber was genau ist Onboarding eigentlich?
Onboarding beschreibt den „Prozess der Eingliederung neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen und die Einführung dieser in Unternehmenskultur und -richtlinien, damit diese zu wertvollen und engagierten Teammitgliedern werden“.
Klingt ziemlich einfach, oder? Dann wird es dich vielleicht überraschen, dass laut Gallup nur 12 Prozent aller Angestellten der Meinung sind, ihr Unternehmen hätte beim Onboarding von Neueinstellungen gute Arbeit geleistet.
Dadurch wird eine entscheidende Phase in der Mitarbeitendenlaufbahn vergeudet. Neue Mitarbeitende verpassen so die Chance, sich ein umfassendes Bild von Unternehmenskultur und -arbeitsweise zu machen und einen möglichst gelungenen Start hinzulegen.
Unternehmen müssen sich genau überlegen, wie sie Neueinstellungen am besten einarbeiten können. Aber bei so vielen zu berücksichtigenden Faktoren können leicht Dinge vergessen oder wichtige Punkte übersehen werden.
Und hier kommen wir ins Spiel.
Wir haben fünf kostenlose Checklist-Vorlagen fürs Mitarbeitenden-Onboarding erstellt, die speziell auf verschiedene Rollen abgestimmt sind. Du kannst sie entweder sofort verwenden oder nach Belieben anpassen, um sie als Grundlage für deine eigenen Onboarding-Checklisten zu nutzen.
Unsere Checklisten eignen sich für folgende Rollen:
- Entwickler:innen
- Vertriebsmitarbeitende
- Mitarbeitende des Marketingteams
- Mitarbeitende auf Managementebene
- Geschäftsführer:innen
Aber bevor wir uns den Vorlagen widmen, gibt es ein paar Dinge zu beachten:
Das richtige Timing
In manchen Unternehmen gilt das Onboarding als Prozess, der höchstens eine Woche in Anspruch nimmt. Expert:innen sind jedoch der Meinung, dass das Onboarding mindestens 90 Tage oder sogar bis zu einem Jahr dauern sollte.
Aus diesem Grund haben wir jede Vorlage in vier Abschnitte unterteilt:
- Vor dem Einstiegsdatum
- Erster Arbeitstag
- Erster Monat
- Erste 90 Tage
So kannst du sicherstellen, dass die wichtigsten Punkte einer neuen Mitarbeitendenlaufbahn berücksichtigt werden – und dass der Onboarding-Prozess erst endet, wenn deine Mitarbeitenden vollständig geschult und integriert sind.
Die Remote-Arbeitswelt
Am modernen Arbeitsplatz kann es eine Reihe von Beschäftigten geben, die remote oder hybrid arbeiten. Daher haben wir unsere Checklisten flexibel, agil und anpassungsfähig gestaltet.
Auch wenn einige dieser Punkte nur für Mitarbeitende vor Ort relevant sind, lassen sich die übrigen leicht auf Remote-Angestellte übertragen. So können z. B. Einzelgespräche oder Einführungen per Online-Videokonferenz abgehalten oder virtuelle Mitarbeitendenschulungen (live per Zoom oder aufgezeichnet) durchgeführt werden. Führungskräfte können bspw. per Zoom Kanditat:innen über ihren Laptop das Büro zeigen, um diesen einen persönlichen virtuellen Rundgang zu ermöglichen.
Ebenso wichtig ist es, remote Arbeitskräfte mit der gleichen Sorgfalt zu behandeln wie Mitarbeitende, die im Büro arbeiten. Du würdest neue Angestellte zum Beispiel nicht einfach mit einem Zettel im Wartezimmer sitzen lassen, auf dem steht: „Willkommen!“. Genauso wenig würdest du sie an einen leeren Schreibtisch ohne Computer oder passende Ausstattung schicken.
Du solltest also darauf achten, neue Remote-Angestellte per Videoanruf oder zumindest mit einer aussagekräftigen Onboarding-Mail angemessen zu begrüßen (für die wir natürlich die perfekte Vorlage haben). Außerdem solltest du sicherstellen, dass alle benötigten Arbeitsmittel rechtzeitig an dem Ort eintreffen, von dem aus sie arbeiten.
Nicht alles dreht sich um Papierkram
Papierkram ist wichtig. Daran besteht kein Zweifel.
Du musst dich vergewissern, dass alle Punkte sorgfältig abgearbeitet worden sind –
allerdings geht es beim Onboarding um weit mehr als das bloße Ausfüllen von Unterlagen.
Erfolgreiches Onboarding erfordert, dass Neueinstellungen mit der Unternehmenskultur vertraut gemacht werden und sicherzustellen, dass diese sich integriert und wohl fühlen. Ziel ist es, neuen Mitarbeitenden genau zu vermitteln, was von ihnen erwartet wird und wie sie ihr Potenzial im Unternehmen vollständig ausschöpfen können.
Du solltest also auf jeden Fall Wert darauf legen, dass die rechtlichen Dinge geregelt sind – aber diese nicht zum zentralen Thema machen.
Unsere fünf besten Checklisten fürs Mitarbeitenden-Onboarding
1. Checkliste fürs Onboarding von Entwickler:innen
Diese Vorlage fürs Mitarbeitenden-Onboarding wurde speziell für neu eingestellte Entwickler:innen entwickelt. Sie enthält die grundlegenden Schritte zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender in die Position als Entwickler:in und bietet eine Übersicht, die du nach Bedarf anpassen und an Führungskräfte weitergeben kannst.
2. Checkliste fürs Onboarding von Vertriebsmitarbeitenden
Im Vertrieb herrscht reges Treiben. Das kann für Neueinstellungen mitunter überfordernd sein und dazu führen, dass bei dem Versuch, sie sofort einsatzbereit zu machen, Dinge auf der Strecke bleiben.
Mit dieser Vorlage kannst du sicher sein, alle Kästchen für neue Mitglieder des Vertriebsteams abzuhaken. Der Fokus auf Verkaufsziele und -vorgaben stellt sicher, dass deine neuen Mitarbeitenden einen gelungenen Start hinlegen.
3. Checkliste fürs Onboarding von Mitarbeitenden des Marketingteams
Marketing ist ein wichtiger Aspekt jedes Unternehmens. Alle neuen Angestellten müssen sich in so einem schnelllebigen Umfeld in kürzester Zeit zurechtfinden. Da das Marketingteam eines Unternehmens äußerst vielschichtig ist, ist ein gründlicher Einarbeitungsprozess unerlässlich.
4. Checkliste fürs Onboarding von Mitarbeitenden auf Managementebene
Der Einstieg in eine neue Führungsposition bringt einige Herausforderungen mit sich. Es gilt, einiges zu bedenken und so schnell wie möglich voll durchzustarten. Und auch wenn viele große Dinge bedacht werden müssen, ist es genauso wichtig, auch alle Kleinigkeiten abzuhaken.
Deswegen ist diese Vorlage so konzipiert, dass sie alles von der Mikro- bis zur Makroebene vollständig abdeckt. Dazu gehören sowohl Treffen mit den der neuen Führungskraft unterstellten Angestellten als auch mit den ihr übergeordneten – damit eine offene Kommunikation gefördert wird und sich alle gut integrieren können.
5. Checkliste fürs Onboarding von Geschäftsführer:innen
Die Einarbeitung neuer Geschäftsführer:innen kann ein höchst komplexer Prozess sein. Wenn Geschäftsführer:innen nicht ordnungsgemäß geschult werden, besteht ein höheres finanzielles Risiko, weshalb der Einarbeitungsprozess korrekt und nach bestem Wissen und Gewissen durchgeführt werden sollte.
Diese Vorlage fürs Mitarbeitenden-Onboarding ist vermutlich am ehesten anpassbar, da die Führungsstruktur je nach Unternehmen bis zu einem gewissen Grad variieren kann. Darin findest du Schlüsselelemente, wie z. B. die Erstellung eines Entwicklungsplans für die Geschäftsleitung sowie die Organisation von Einführungsgesprächen mit Stakeholdern und anderen wichtigen Ansprechpartner:innen.
Fazit
Alle Neueinstellungen verdienen positionsunabhängig einen gründlichen und gut durchdachten Onboarding-Prozess.
Mit unseren Vorlagen für Einarbeitungspläne erhältst du Zugang zu einer Reihe hilfreicher Onboarding-Tools, die deine neuen Angestellten durch die ersten drei Monate ihrer neuen Tätigkeit begleiten.
Doch in puncto Mitarbeitendenerlebnis gibt es noch mehr zu entdecken.
Alle Vorlagen beinhalten halbjährliche, neunmonatige und einjährige Verlaufsgespräche – allerdings sollten sich du und die jeweiligen Vorgesetzten regelmäßig nach den Neueinstellungen erkundigen, um sicherzustellen, dass sie sich in ihrer Rolle wohlfühlen und genau wissen, was von ihnen erwartet wird.
ZUR WEITEREN LEKTÜRE EMPFOHLEN
Das ist Bob
In der sich rapide verändernden Arbeitswelt von heute müssen Personalverantwortliche eine Unternehmenskultur schaffen, die sowohl Mitarbeitende vor Ort als auch Remote-Angestellte einbindet und Kollegialität und Engagement fördert – sowohl in der Einarbeitungszeit als auch während ihrer gesamten Beschäftigungsdauer.
Dafür gibt es Bob, die moderne HR-Plattform, bei der die Menschen an erster Stelle stehen. Die Onboarding-Funktion von Bob vermittelt Neueinstellungen den bestmöglichen ersten Eindruck und sorgt für ein positives und optimiertes Mitarbeitendenerlebnis.
Onboarding
Schaffe eine positive und optimierte Erfahrung für deine neuen Mitarbeitenden, um Mitarbeitenden-Engagement, bessere Mitarbeitendenbindung und höhere Produktivität zu fördern.
- Automatisiere Onboarding-Workflows, um alle Aufgaben und Touchpoints vollständig abzudecken
- Bereite Neueinstellungen per Preboarding bereits vor ihrem ersten Arbeitstag auf alles Wichtige vor
- Mache neue Mitarbeitende für einen gelungenen Start mit der Belegschaft und Unternehmenskultur bekannt
- Heiße Neueinstellungen auf firmeninternen Kanälen offiziell willkommen
- Personalisiere das Onboarding je nach Rolle, Team und Standort