מערכת לניהול גיוס עובדים (RMS) היא תוכנה המסייעת למחלקת משאבי האנוש לנהל את כל תהליך הגיוס. מערכת RMS טיפוסית פועלת כמערכת למעקב אחר מועמדים (ATS) משודרגת, ומציעה את כל האוטומציה האדמיניסטרטיבית של מערכת ATS, יחד עם מאפיינים של ניהול קשרי מועמדים (CRM). בעוד שמערכת ATS עונה בדרך כלל על הצרכים של עסקים קטנים, מערכת RMS כוללת שירותים מלאים, ולכן היא מתאימה יותר לחברות בינוניות וגדולות.
מערכת RMS מבצעת אוטומציה של פונקציות גיוס שונות, כולל:
- פרסום תיאורי משרות
- תיאום ראיונות
- מענה לשאלות נפוצות של מועמדים באמצעות צ’אטבוט
- הצעת תבניות למכתבי בקשת משרות ודואר אלקטרוני למועמדים
- שליחת תזכורות למגייסים
- התאמת מועמדים למשרות פנויות
- שמירה על קשר עם מועמדים לאורך כל התהליך
מדוע על מנהלי משאבי אנוש להתעניין במערכת לניהול גיוס עובדים?
מערכת RMS מאפשרת תהליך גיוס והעסקה חלק, ומניחה את היסודות לשימור עובדים ומעורבותם. באמצעות אוטומציה, מערכת RMS מאפשרת למגייסים:
- לנהל מועמדים ועובדים חדשים
- לעקוב אחר מידע רלוונטי על מועמדים במסד נתונים מרכזי
- לשפר את תהליכי הגיוס וההחלטות על בסיס מידע מאוחד לקבלת החלטות מבוססות נתונים
- לשמור על תקשורת עם מועמדים ולשמור על מעורבותם
- למצוא ולהעסיק מועמדים עם כישורי טכנולוגיה מתאימים
יתרה מכך, מערכת לניהול גיוס עובדים משפרת את חוויית המועמד. מערכת RMS מייעלת את תהליך הגיוס וכוללת מאפיינים לשירות עצמי, מה שיוצר תהליך נוח יותר, מסודר וניתן לניבוי.
כיצד יכולים מנהלי משאבי אנוש לבחור מערכת ניהול גיוס מתאימה?
בחינת אפשרויות והערכת הצרכים של החברה היא הכרחית בבחירת מערכת RMS. מנהלי משאבי אנוש יכולים לשפר את האסטרטגיה שלהם על ידי יישום הצעדים הבאים:
- הכנת “רשימת קניות” של דרישות החברה: מהו גודל החברה? כמה עובדים חדשים מגייסים מדי שנה? אילו תכונות הן חיוניות? הכנת מסמך שמספק תשובות לשאלות אלו תעזור למשאבי אנוש לבחור במערכת שתספק פתרונות מעשיים. לדוגמה, ארגונים שמגייסים 500 מועמדים חדשים בשנה עשויים להעדיף מערכת RMS מקיפה, בעוד שסטארט-אפ שמגייס 10-15 עובדים עשוי להסתפק במערכת ATS.
- יצירת מודעות תקציבית: תוכנת RMS והטמעתה עשויים להיות יקרים. הבנת הדרישות של החברה בשילוב עם מודעות לתקציב ה-RMS היא הכרחית כדי לקבוע איזו מערכת תסייע למשאבי אנוש לנהל את האנשים מבלי להוות פגיעה כלכלית.
- התבוננות מעבר לשם המוצר לתכונותיו: ההבדלים בין תוכנות ATS ו-RMS הם לעיתים מעורפלים. ייתכן שספקים אף ישווקו מוצר רשמית כ-ATS, למרות שהוא פועל יותר כמו RMS, מכיוון שהמונח “ATS” מוכר יותר ללקוחות. בנוסף, פלטפורמות HCM בקנה מידה גדול עשויות לכלול ATS או RMS מובנה.
מומלצים לקריאה נוספת
מדוע מערכת ניהול גיוס צריכה להיות חלק מאסטרטגיית משאבי האנוש המודרנית?
בשוק עבודה תחרותי כמו של היום, גיוס מועמדים עם כישורים מתאימים וכישורים טכניים דורש להיות צעד אחד קדימה. מערכת RMS מספקת למשאבי האנוש את הכלים הטכנולוגיים הנדרשים לקבלת החלטות גיוס חכמות, תוך שמירה על חוויית מועמד ידידותית וחלקה, מה שתורם לבניית כוח עבודה מעורב ובעל ביצועים גבוהים.
