אונבורדינג נועדה לשלב עובדים חדשים בצורה חלקה בחברה ובתרבותה. אונבורדינג אפקטיבית מאיצה את ההתאמה לתהליכים ונהלים של החברה, כך שעובדים חדשים יוכלו במהירות להפוך לחברים פרודוקטיביים בצוות.
מאמר זה בוחן את האונבורדינג של העובדים, מטרותיה, שלביה, שיטות העבודה המומלצות וכיצד ליצור תהליך אונבורדינג אפקטיבי.
מה זה אונבורדינג לעובדים?
אונבורדינג מתייחס לשילוב חבר צוות חדש בחברה ולהיכרות עם תרבותה ונהלי העבודה.
תהליך אונבורדינג טוב דומה לעלייה למטוס. בתחילת ההרפתקה, מישהו שמח לקראתך ומסייע לך למצוא את מקומך ולהתאקלם, כך שתוכל להרגיש בנוח והטיסה תהיה נעימה עד שתגיע ליעדך בשלום.
תוכניות אונבורדינג צריכות לעזור לעובדים חדשים:
- להבין את תפקידיהם ואחריותם
- להרגיש בנוח בסביבה החדשה
- להכיר את חברי הצוות שלהם
- ללמוד את נהלי החברה והמדיניות שלה
באותו זמן, אונבורדינג מוצלחת משפרת את ניהול העובדים על ידי הבטחת השתלבות מהירה בתפקידים החדשים.
מהי מטרת האונבורדינג?
אונבורדינג מסייע לעובדים חדשים להכיר את תפקידיהם ולהרגיש רצויים, מוערכים ומוכנים לתרום לחברה. זה יכול להפחית את הזמן הנדרש לעובדים להיכנס לתפקיד ולהיות פרודוקטיביים.
מדוע אונבורדינג חשוב?
תוכנית אונבורדינג מוצלח מסייע ב:
- שמירת עובדים
- מעורבות (מההתחלה)
- נאמנות
ככל שתהליך האונבורדינג חלק יותר, כך גדל הסיכוי שהעובדים החדשים יישארו תורמים אפקטיביים לטווח הארוך בחברה. שמירה על עובד קיימת משתלמת יותר מהכשרת עובד חדש, לכן שווה להשקיע בעובדים טובים מתחילת הדרך.
כמה זמן נמשך האונבורדינג?
אונבורדינג עובדים חדשים יכול להימשך בין 90 יום לשנה שלמה. גודל החברה ומורכבות התפקיד יכולים להשפיע על משך הזמן והיקף התמיכה שהעובד החדש צריך.
ארבעת שלבי האונבורדינג לעובדים
בין אם העובד החדש עובר אונבורדינג מרחוק ובין אם במשרד, השלבים בדרך כלל נשארים זהים.
השלב הראשון: טרום האונבורדינג
טרום האונבורדינג הוא התקופה שבין קבלת ההצעה לבין היום הראשון לעבודה.
תקופה זו יכולה לכלול:
- סיוע לעובדים החדשים בהשלמת כל המסמכים הנדרשים
- סיוע להם במעבר
- שיתוף מסורות והישגי החברה, ואפילו בדיחות פנימיות כדי לוודא שהחבר החדש ירגיש כלול
- שליחת מסמכים, סרטונים וחומרים אחרים שמסבירים כיצד הארגון עובד ומה ניתן לצפות ממנו
השלב השני: אוריינטציה
האוריינטציה בדרך כלל מתחילה ביום הראשון של העובד וכוללת הצגת נהלים, מדיניות והטבות החברה. במקרים של אונבורדינג פנים אל פנים, היא כוללת גם סיור במשרד והכרת עובדים ומנהלים.
אוריינטציה מובנית היטב מאפשרת לעובדים להיות פרודוקטיביים מהר יותר, לשתף פעולה עם הצוות שלהם ולהכיר במהירות מערכות, כלים ותהליכים רלוונטיים.
השלב השלישי: הדרכה
ההדרכה מתרחשת במהלך שלושת החודשים הראשונים. היא מספקת לעובד החדש את הכישורים, הידע והמשאבים הדרושים כדי לבצע את עבודתו בצורה יעילה.
תוכניות הדרכה יכולות להיות ייחודיות לתפקיד ולעקוב אחרי תהליך מובנה שמנחה את העובדים החדשים בכל מה שנדרש להצלחה בתפקידיהם. כדי להקל על הלמידה, ניתן לחקור שיטות הדרכה שונות, כמו אימון אחד על אחד, למידה משולבת, הצללת עבודה (job shadowing), מיקרו-למידה, ולמידה בקצב עצמי.
השלב הרביעי: אינטגרציה
האינטגרציה היא השלב האחרון באונבורדינג. היא עוזרת לעובד החדש להפוך לחבר צוות פרודוקטיבי ומעורב באמצעות מתן תמיכה שוטפת, משוב והזדמנויות.
במהלך שלב האינטגרציה, כדאי לעודד את המנהלים לקיים פגישות בדיקה קבועות, לספק משוב מתמשך וליצור הזדמנויות רבות לאינטראקציה חברתית עם הצוות. שלב זה מבטיח שהעובד החדש ירגיש נתמך, יבנה קשרים עם עמיתים ויצבור ביטחון בתפקידו.
שיטות אונבורדינג מומלצות
השתמש בשיטות הבאות לחוויית אונבורדינג חלקה:
- קדם את העובדים החדשים לפני היום הראשון באמצעות תבנית אימייל אונבורדינג הכולל:
- שעת ההגעה
- קוד הלבוש המצופה
- היכן לחנות
- עם מי להיפגש בהגעה
- שלח מכתב קבלת פנים מותאם אישית ומתנה קטנה כדי ליזום יחסים חיוביים בין החברה לעובד החדש.
- ערוך אוריינטציה שמציגה את ערכי, משימת ותרבות החברה.
- תמוך בעובדים החדשים באמצעות ציוותם ל”חבר” שילווה אותם דרך הציפיות והנהלים של החברה.
- ספק לעובד החדש את הסיסמאות, הקישורים והמידע הרלוונטי הנחוצים להתחלת תפקידם.
- מנהלי משאבי אנוש יכולים להיפגש עם העובד החדש אחד על אחד מדי שבוע במהלך שלושת החודשים הראשונים כדי לוודא שהם מתאקלמים היטב ומבינים את אחריותם.
- מעורבות הצוות מההתחלה על ידי קביעת בדיקות תקופתיות, הזמנת העובדים החדשים לארוחות צוות או הפסקות קפה וירטואליות, מתן גישה לתוכניות מנטורינג, והצעת מפגשי למידה והתפתחות מותאמים כדי להגביר את המעורבות.
כיצד ליצור תוכנית אונבורדינג
כדי לייעל אונבורדינג של עובדים חדשים, עסקים יכולים להשתמש בתוכנית מובנית שמספקת ציפיות ברורות, מטפחת מעורבות ומאיצה את השתלבותם של העובדים החדשים בתפקידיהם.
- הגדרת מטרות האונבורדינג
קבעו מטרות ספציפיות למעקב וניהול תהליך האונבורדינג. ודאו שכל מטרה מוגדרת בבירור, מציאותית וניתנת למדידה. - הגדרת תהליך טרום- אונבורדינג
התחילו את תהליך טרום האונבורדינג באמצעות הזמן בין חתימת החוזה לתחילת העבודה הרשמית. - קבלת פנים חמה
התחלת עבודה חדשה יכולה להיות מלחיצה, וקבלת פנים חמה עושה את כל ההבדל. - הצגת תרבות החברה
מנהלים יכולים להנחות את העובדים החדשים לאמץ את תרבות החברה מוקדם ככל האפשר. - בדיקות תקופתיות
הקפידו לבדוק עם העובדים החדשים על מנת לוודא שהם משתלבים היטב ומקבלים את התמיכה הדרושה. - משוב קבוע
מתן משוב קבוע הוא כלי רב ערך לזיהוי הישגים ושיפורים נחוצים. - אוטומציה של תהליך האונבורדינג
אוטומציה של תהליך האונבורדינג יכול להפוך את התהליך לקל ויעיל יותר, וגם לספק חוויית אונבורדינג חיובית.
מהי תוכנת אונבורדינג?
תוכנת אונבורדינג היא כלי טכנולוגי של משאבי אנוש שהחברות משתמשות בו לשילוב עובדים חדשים בארגון.
מומלצים לקריאה נוספת
כיצד לבחור תוכנת אונבורדינג
כאשר בוחרים תוכנת אונבורדינג, שקלו את התכונות הנדרשות, חוויית המשתמש, אפשרויות האינטגרציה והתמיכה שמציעה התוכנה.
שיפור תרבות החברה עם תוכנית אונבורדינג תומכת
אונבורדינג מניח את הבסיס למעבר חלק של העובדים החדשים לעבודה ולסביבת העבודה החדשה שלהם.
תהליך האונבורדינג מהווה את הצעד הראשון לבניית מערכת יחסים עם העובד החדש. חברה שמשקיעה ברווחתם של העובדים באמצעות תהליך אונבורדינג מתוכנן היטב, תגדיל את המעורבות, השימור ושביעות הרצון הכללית של העובדים לאורך זמן.
