מדדי השכר החשובים ביותר

מבוא

בחלק מהחברות, מחלקת השכר היא חלק בלתתי נפרד ממחלקת משאבי האנוש. בחברות אחרות, מחלקות משבאי אנוש ושכר מנוהלות כשתי פונקציות נפרדות. ארגונים קטנים יותר עשויים אף להחזיק בשני אנשים בלבד, שנושאים בתפקידי ניהול כל נושאי השכר ומשאבי האנוש בחברה.

״למרות הקשר הקרוב שבין אסטרטגיות משאבי אנוש לבין אסטרטגיות השכר, רק 58% מבין החברות שמחזיקות בפונקציית שכר בתוך מחלקת משאבי אנוש מנהלות בכלל אסטרטגיית שכר רשמית, לעומת

78% מבין החברות שמחזיקות בפונקציית שכר שמדווחת למחלקת כספים״, כך לפי EY.

״התאמת הדיווח עשויה להשפיע באופן מהותי על החלטות שכר בעלות משמעות. פעמים רבות, החלטות אנשי השכר מותאמות לגורם בהנהלה שאנשי השכר כפופים לו, מה שמסיט את הכיוון האסטרטגי והתפעולי באופן ניכר לכאן או לכאן. באופן דומה, סדרי עדיפויות מתחרים או קשורים, עשויים לעכב או להועיל לעיתוי ולקצב בו מיושמות יוזמות השכר. אולי זהו ההסבר לתוצאות המעניינות מסקרים שתועדו ב-2019: למרות ש-57% מן המשיבים מדווחים למחלקת משאבי אנוש, רק 49% באמת מאמינים שאנשי שכר צריכים להיות כפופים למחלקת משאבי אנוש״.

לא משנה מהו המבנה הארגוני של החברה, לא ניתן להתעלם מן העובדה ששתי הפונקציות הללו קשורות בקשר הדוק. ארגונים רבים מחפשים פתרון טכנולוגי שיסייע להם לגשר על הפער שקיים בין השכר לבין כוח האדם.

כשמדובר בחברות מודרניות בגודל בינוני, הגישה לשכר ולטכנולוגיית משאבי אנוש נופלת בדרך כלל בתוך אחת מתוך שלוש גישות.

תוכנת השכר משמשת כ-HRIS (מערכת לניהול משאבי אנוש)

כל חברה צריכה לשלם שכר לעובדים שלה. ומפני שמדובר בפעולה כה מהותית לתפעול הבריא של כל חברה באשר היא, מערכת ניהול שכר ממוקמת בדרך כלל בראש הרשימה של מנהלי החברה כשהם חושבים באיזו מערכת משאבי אנוש לבחור להשקיע את כספם. בשל התפקיד החיוני שלה, רבים חושבים שמערכת השכר יכולה לתפקד בתור מערכת HRIS באופן מלא. מהר מאוד מצטיירת ההבנה שבזמן שתוכנת השכר מצליחה לענות על הצורך בניהול ובעיבוד השכר, היא לא מצליחה לענות על הפונקציונאליות המרכזית שמערכת HRIS מספקת ושארגונים כה זקוקים לה, במידהיש להם תוכניות כלשהן לעידוד מעורבות העובדים.

יש שתי טכנולוגיות משאבי אנוש נפרדות: אחת עבור השכר, ואחת עבור כוח האדם

אם ארגונים עושים שימוש במערכת HRIS על מנת לנהל את אסטרטגיות ניהול העובדים שלהם ובמערכת נפרדת לניהול שכר, הם עונים על כל הצרכים שלהם. אבל, שתי המערכות האלו לא מצליחות לעבוד במבני סילו (Silo). יותר מדי גורמים משתנים ממחזור שכר אחד לזה שאחריו – ארגונים קולטים עובדים חדשים, עובדים עשויים לעזוב, ומשכורות יכולות להשתנות בתוך מחזור שכר אחד. תוסיפו לזה גם שינויים בכתובות, בנתמכים, במצב האישי, בחשבון הבנק, עדכונים בדרישות המס המקומיות, ורמת המורכבות הנדרשת רק ממשיכה לעלות. כשמערכות משאבי אנוש ומערכות שכר מופרדות, הסיכוי לטעויות ממריא.

יצירת אינטגרציה בין ה-HRIS לתוכנת השכר

כשמבצעים אינטגרציה של תוכנת שכר עם מערכת HRIS, ארגונים יכולים לפשט תהליכי שכר ותהליכי משאבי אנוש כך שלא מתבזבז זמן מיותר בהזנת אותם הנתונים פעמיים. בדרך זו גם קל יותר להציע לעובדים גישה לנתונים האישיים שלהם כדי לבצע עדכונים באופן עצמאי, כמו עדכון כתובתם, הזנת פרטי חשבון בנק חדשים, או הוספת נתמכים לביטוח הבריאות שלהם. האינטרגציה גם מקלה על הצורך לוודא שרשומות השכר מתעדכנות מייד כשנקלט עובד חדש, עובד עוזב את החברה, עובד מקודם בתפקיד, או אם עובד מחליט להשתמש בימי החופשה שלו.

שכר היא פונקציה שגוזלת זמן רב, ואין שני מחזורי שכר זהים. דבר אחד בטוח: גם מחלקת משאבי האנוש וגם מחלקת השכר זקוקים לטכנולוגיות ההעברה הטובות ביותר שבנמצא. 

חברות זקוקות לאסטרטגיות משלימות שיובילו להצלחת כלל הארגון. על פי סקר של EY, ״60% מהמשיבים ציינו שהם מסכימים, או מסכימים במידה רבה לכך שמודל עולמי אמיתי להעברת שכר יניב יתרונות משמעותיים לארגון.״

לא משנה באיזה אופן החברה שלך מנהלת את השכר, היא אחראית להבטיח שכל העובדים מקבלים את המשכורת שלהם בזמן ובסכום הנכון.

טעויות ושכר לא הולכים ביחד

אחד התפקידים החשובים של מחלקת השכר בארגון היא לבטיח הלימה עם התקינה המקומית וציות לשינויים בהן. תשלומי שכר לא מדויקים חושפים את הארגון לסיכונים משפטיים ומהווים עילה למוניטין רע. לא מדובר רק בקנסות. בעיות שכר גם פוגעות בסדרי העדיפויות של מוטיבציות מחלקת משאבי האנוש  כגון מעורבות העובדים ושימורם. עובדים בארגון שאתם משלמים להם שכר עלולים לעמוד בפני קשיים כלכליים שאינכם מודעים אליהם כלל. אם המשכורת תשולם להם באיחור או אם הסכום יהיה שגוי, עבורם יהיה מדובר במשבר אישי אמיתי. טעויות שכר עלולות להוביל ללחץ נפשי כבד ביותר בקרב עובדים.

״עבור עובדים רבים, הערך בו תופסים אותם קשור פעמים רבות לאופן בו הם מתוגמלים בשכר שלהם.״ כך אמר אחד ממנהלי משאבי האנוש לחברה לניהול כוח אדם (SHRM – Society for Human Resource Management). ״מדובר במדד שניתן לכמת אותו, והציפייה החברתית היא שככל שאנו בעלי ערך רב יותר לחברה, כך נצפה לקבל שכר גבוה יותר, וככל שיש לנו ניסיון רב יותר, הרי שהערך שלנו רק יילך ויעלה. כך שגם אם מתעוררת הבעיה ולו הקלה ביותר בשכר, היא בעצם נוגעת במשמעות עמוקה הרבה יותר בעיניו של העובד, ביחס לערך שלו בעיניה של החברה.״

מחקר של State of Payroll מצא, כי 50% מעובדי מחלקת השכר מעידים שאינם עוקבים אחר מדדי הביצועים (KPIs). אך ללא נתוני KPI, יש סבירות גבוהה שאותם נושאי תפקידים גם אינם יודעים כיצד לטפל בבעיות שקשורות בשכר עצמו. כדי להימנע מתשלום קנסות רגולטוריות ועזיבה של עובדים בשל שגיאות שנפלו במשכורות, מחלקת משאבי האנוש ומחלקת השכר חייבות לעבוד בשיתוף פעולה ולעקוב אחר מדדי ה-KPI. מדדים אלו מסייעים לרמוז על נושאים מהותיים לפני שהם הופכים להיות בעיות מהותיות.

אילו נתונים ומדדים משפיעים באופן הברור ביותר על השכר?

אנשי מחלקת משאבי האנוש מודעים לכך שמרכיב השכר – והנתונים שקשורים בחישוב השכר בצורה נכונה – הוא מרכיב מכריע. ישנם נתוני מפתח שאנשי משאבי האנוש  ואנשי השכר חולקים ומשתפים:

• שמות רשמיים ותאריכי לידה של עובדים
• כתובות עובדים
• המצב האישי של העובדים ומספר הנתמכים שלהם
• נתוני שכר והטבות
• מידע בנקאי
• ניהול זמן ונוכחות
• רשומות ביצועים

כדי לשתף ולבנות שיתוף פעולה אפקטיבי עם מחלקת השכר, חשוב להבין כיצד הפונקציות השונות משתפות ביניהם נתונים. באותה המידה, חשוב לדעת באילו נתונים ומדדים ניתן להשתמש על מנת למדוד את יעילות השכר ואת המקומות שבהם נתוני כוח אדם יכולים להשפיע באופן הרב ביותר.

טעויות ודיוק

בעיות שקשורות בשכר מתחילות בדרך כלל בנושאים שדווקא קשורים בתפעול או בעיבוד מידע. עם זאת, מחלקות השכר הן אלה שצריכות להבין מה הבעיה ולתקן אותה במהירות הרבה ביותר האפשרית. טעויות נפוצות קשורות בשיוך שגוי של עובדים, טעויות במיסוי, שגיאות במעקב נוכחות, או בחישוב לא נכון של שעות נוספות. לפי מחקר שבוצע על ידי המרכז האמריקני לפרודוקטיביות ולאיכות (American Productivity & Quality Center – הזמן שלוקח לחברות לתקן שגיאות שנפלו בשכר אורך בין יומיים ועד לעשרה ימי עבודה ביחס להשפעה המזיקה שיש לטעויות אלו, תוצאות הסקר העולמי לשנת 2021 בנושאי שכר שבוצע ע״י ADP מראות כי 41% מהעובדים העידו שהם ׳תמיד׳, ׳לעתים קרובות׳ או ׳לעתים׳ מקבלים את השכר שלהם באיחור. 20% העידו שהם תמיד, או בדרך-כלל, מקבלים משכורת קטנה יותר מהמגיע להם.

הגיע הזמן להריץ שכר

הכנת שכר היא לא פעולת ׳אינסטנט׳. בדרך כלל מדובר בכמה וכמה צעדים מחייבים, תמיד מתעוררים עיכובים בשל הפקת נתונים, או אישורים שניתנו באיחור, כל אלו תורמים לזמן המתמשך שאורכת הכנת מחזור השכר. לפי סקר קביעת מדדי השכר העולמי לשנת 2020 של חברת Deloitte, השלמת הליך עיבוד מחזור השכר אורך בין מספר ימים ועד לחודש ימים.

״הרצת מחזור שכר דורשת ירידה לפרטים הקטנים ביותר וסנכרון בין ממשקים רבים ובין מערכות שונות. מהפרט השולי ביותר כדוגמת שינוי בכתובתו של עובד ועד לשינוי בהגדרת תפקידו, יש להכין את הכל ולוודא שהכל נכון ומדוייק. כל זאת גוזל זמן רב של עבודה ידנית״, אומרת שיר בירנבאום, שעובדת במחלקת משאבי אנוש, תפעול וניתוח נתונים בחברת Logz.io.

מערכות טכנולוגיות גם משפיעות בתורן על משך הזמן שאורך לחברה לסיים מחזור תשלום שכר בודד. על פי הסקר העולמי לשנת 2021 בנושאי שכר של ADP, פלח של 74% מהארגונים יעשו שימוש בכמה וכמה מערכות ובכמה וכמה אזורים גאורגפיים. במקרה זה, לא מדובר רק בכמות המערכות, כמו שמדובר בווידוא שהחישובים, הקיזוזים ושיעורי המס אכן מותאמים ונכונים לדרישות המקומיות.

הצורך לוודא דיוק ונאותות גוזל זמן רב נוסף של עבודה ידנית. למשל, הכנת מחזור שכר אחד דרשה מ-Logz.io שעות עבודה נוספות רבות לפני שהטמיעו את תוכנת השכר שלהם בתוך Bob. כיום, הכנת השכר אורכת דקות ספורות בלבד.

פרודוקטיביות השכר

ככל שנדרשים צעדים רבים יותר לסיים מחזור שכר אחד, כך הדבר משפיע יותר על הפרודוקטיביות ועל היעילות של העובדים. למעלה מ-25% מהמשיבים לסקר שנערך על ידי חברת Deloitte העידו שמחזור השכר שלהם מתבצע בעיקר באופן ידני, ושצוות השכר משקיע את מרבית הזמן בביצוע התאמות, ביקורת, בקרה והזנת נתונים.

פרודקטיביות השכר מביאה בחשבון גם את מספר תשלומי השכר החריגים שנעשו מחוץ למחזור השכר הרגיל שהחברה מפיקה. במבט כלל-עולמי, המשיבים לסקר של חברת Deloitte העידו על 0.23 תשלומי שכר מחוץ למחזור השכר באופן שנתי בכל עובד.

ככל שחברות משיקות משרדים רבים יותר מסביב לעולם, כך הן צריכות לדאוג יותר לפרודוקטיביות של העובדים ולמקם זאת בראש סדר העדיפויות. תפעול חובק עולם מגדיל את רמת המורכבות בקרב חברות עולמיות. תפעול חוצה גבולות דורש תקנים שונים ורגולציות שכר שונות. כדי לתחזק פרוקוטיביות (ודיוק) של מערכות השכר, כדאי לארגון להשקיע במערכת שמאפשרת לחברות לעשות שימוש ולהטמיע לתוכן מערכות שכר לוקאליות.

איך מיישמים נכון נתוני שכר

אם מחלקת משאבי אנוששלכם כבר מוכנה לעבור לשלב הבא של שיתוף הפעולה עם מחלקת השכר ביחס למדדי ה-KPI שאתם מודדים ומנטרים, אז כדאי לכם לחשוב על הפעולות הבאות בתוך נקודת התחלה טובה להתחיל ממנה:

אפשרו שיתוף נתונים בין מחלקת השכר לבין מחלקת משאבי אנוש

זה המקום להזכיר שיש צורך במערכות המאפשרות אינטגרציה של תוכנות משאבי אנוש ושל תוכנות שכר כדי לבצע ביניהן התאמה. בתור הצעד הראשון בדרך אל הטמעת מדדי השכר, יהיה עליכם להעריך אם בכלל קיימת אפשרות במסגרת המערכות הקיימות שלכם לבצע אינטגרציה שכזו, ואם אולי הגיעה העת למצוא ספק טכנולוגיה שיכול לעזור לכם לבצע אינטגרציה בין מערכת ה-HRIS לבין מערכת נתוני השכר. אם אתם מחפשים פתרון אינטגרציה, מומלץ למצוא תוכנת HRIS שמציעה יכולות אינטגרציה עם מגוון של תוכנות שכר. אתם לא רוצים פתרון שיעזור לחברה שלכם רק בימים הקרובים, אתם רוצים פתרון שיידע להביא בחשבון אינטגרציות אפשריות שתרצו לבצע גם עם מערכות חדשות אחרות בעתיד.

קביעת מדדים ומטרות

כדאי לבנות מדדי KPI לשכר על מנת לוודא שאתם במסלול הנכון. כדאי להתחיל עם נושאי הדיוק, הפרודוקטיביות והזמן שאורך לסיים תשלום של מחזור שכר אחד. נתונים אלו יתנו לכם את התמונה שאתם צריכים ויעזרו לכם לתכנן אסטרטגיות אופטימיזציה לתהליכי השכר, כוח האדם ותהליכי תפעול רצויים. ככל שתמשיכו לנטר את הנתונים, כך תחשפו עוד צמתי מידע חשובים שיעזרו לכם לשפר את חוויית השכר הכוללת של העובדים בארגון שלכם בכל הנוגע לתשלום משכורתם.

וידוא שיתוף פעולה מלא ביחס למדדי הביצועים של מחלקות השכר ומשאבי אנוש בארגון

כדי לוודא שמתקיים שיתוף פעולה אמיתי ומלא בין שתי הפונקציות הללו, כזה שמניב פירות עבור כל בעלי העניין בחברה, יש לוודא שמחלקות משאבי האנוש והשכר מתואמות ביניהן וביחס למדדים שמעניינים אתכם. אפילו יותר חשוב מכך, יש לוודא שהמדדים משקפים את טובת הכלל ולא הופכים להיות אמצעי ענישה או אצבע מאשימה כלפי מי שעשו טעויות. הצוותים שלכם יסכימו לאמץ גישה שמתבססת על שקיפות נתונים במידה ויידעו שהמטרה הסופית היא שיתוף פעולה טוב יותר ושיפור תהליכים.

עדכונים רבעוניים לכולם

זה לא הזמן להתבייש. יש לשתף את המדדים האלו בכל פגישה רבעונית. נתוני כוח האדם והשכר מהווים צמתי החלטה חשובים ומכריעים עבור מנהלים בכירים בארגון. עזרו להם להישאר בתמונה ולקבל את כל הנתונים הדרושים להם כדי לנתב בצורה נכונה את השינויים התפעוליים והארגוניים בהתאם לצורך.

קביעת מדדים מהווה שלב מכריע ביצירת סטנדרטיזציה להיבטי משאבי האנוש והשכר שלכם. לפי תוצאות סקר מטעם EY, שליש מהארגונים רואים בסטנדרטיזציה גבוהה או מקיפה ״כוח מניע וחיובי, העשוי להשפיע באופן מהותי על תפעול השכר ולשפרו לטובה״.

מסקנה

במקרה של ארגונים גלובלים, נושא השכר יכול להפוך במהירות לאתגר כואב למדי. אבל זה לא מחייב מציאות. כשהכלים הטכנולוגיים של מחלקת השכר יכולים לעבור אינטגרציה פשוטה בתוך מערכת משאבי האנוש, המידע העדכני ביותר על העובדים שלכם יכול לשרת כל פונקציה בארגון שזה חשוב לה. גם אם הפעילות שלכם חובקת עולם, אינטגרציה של מידע אישי, משכורות, הטבות ובונוסים תפחית את הסיכויים לעשות טעויות ותחסוך זמן יקר באמצעות העברה אוטומטית של נתונים. סטנדרטיזציה של תהליכים בתוך פונקציות משאבי האנוש והשכר יכולות רק להועיל ולהגביר את תפקוד המחלקות הללו ובכך לאפשר יצירת בסיס חזק ואיתן לכלל פעילות החברה.

בניית שיתוף פעולה בין פונקציית משאבי האנוש לבין פונקציית השכר תאפשר גמישות ומהירות תגובה שתסייע לארגון שלכם להיות מוכן לקראת העתיד. במקום להיות עסוקים ביום יום בבעיות שכר ומשכורת, מחלקות משאבי האנוש והשכר יכולות סוף סוף להתפנות ולהתמקד בתכנון אסטרטגיות שמקדמות את הארגון. בעזרת אינטגרציה מקיפה ופשוטה, ארגונים יכולים לצמצם את הסיכון של חוסר היענות העובדים, לעודד את שיפור פרוקודטיוביות מחלקת השכר, והכי חשוב, לתמוך בחוויית עובדים חיובית בכל הנוגע לנושאי המשכורת שלהם.

הכירו את Bob

אנחנו יודעים כמה זה חשוב לתת למנהלים ולצוותי משאבי אנוש את כל מה שהם זקוקים לו על מנת לבצע החלטות מושכלות ביחס לעבודים שלהם, בעיקר על רקע השינויים המתחוללים במקום העבודה המודרני של ימינו. מסיבות אלו, בנינו את Bob, פלטפורמת חוויית עובד מקיפה שמאפשרת תובנות רבות ערך ומותאמות אישית שמאפשרת לכם לפתח את מערך הקשרים ורשת שיתופי הפעולה בתוך הארגון, להגביר את הפרודוקטיביות ואת שיעור שימור העובדים.

Bob יודעת כיצד לרתום את יכולת שילוב הנתונים העדכניים עם היבטים של כוח האדם כדי לתת ביד מקצועני משאבי האנוש והמנהלים גישה לתובנות שעוזרות להם להחליט החלטות טובות יותר ביחס לארגון. בתוך זמן קצר, ניתן לפרוס את מערכת Bob ולאפשר תקשורת, שיתוף פעולה ופיתוח קשרים תוך-ארגוניים שמניבים מעורבות רבה יותר, פרוקודטיביות וביצועים.

עבור מחלקת משאבי האנוש, מאפשרת הפלטפורמה אוטומציה של תהליכים נפוצים והיא מגבירה את נראות ושקיפות הארגון, כמו גם יוצרת מירכוז של כלל נתוני העובדים באופן מאובטח המנוהל בסביבה ידידותית למשתמש.

עבור מנהלים, היא מאפשרת גישה לנתונים ולתובנות שמסייעות להם להוביל ולהטמיע תהליכי שינוי באופן יעיל יותר.

עבור העובדים, מספקת הפלטפורמה כלים ומידע שהם זקוקים לו על מנת לתקשר, להתפתח ולצמוח בתוך המסע האישי שלהם בחברה.