משפרים את התפוקה של כוח האדם הקיים ומתכוננים לצורכי גיוס עתידיים עם Workforce Planning בפלטפורמת בוב

חברות הן ישויות חיות ונושמות: כוח האדם בהן מתפתח בהתמדה והצרכים שלהן משתנים באופן קבוע. אם מוסיפים בחברה שירות או קו מוצר חדש, או כאשר היא מתרחבת לטריטוריות ולשווקים חדשים, צומחת או אף עוברת שינוי ארגוני, מיזוג או רכישה – צורכי כוח האדם שלה ישתנו. מסגרת אסטרטגית לתכנון כוח האדם יכולה לסייע להפיק את המרב מכוח העבודה הנוכחי תוך היערכות לשינויים שיגיעו.

בהייבוב, שחקנית מפתח בעולם פלטפורמות משאבי האנוש, אנחנו קשובים לצורכיהן של חברות מודרניות, ומבינים שייעול מיטבי של התפוקה של כוח האדם הוא צורך הכרחי אצל רבים מלקוחותינו. לכן, אנחנו שמחים להודיע על השקת מודול חדש ומיוחל שיתווסף לפלטפורמה שלנו – Workforce Planning.

למה צריך כלי לתכנון כוח האדם

תכנון כוח אדם הוא התהליך שבו משתמשות חברות כדי לנתח את כוח האדם ולהחליט איך להתכונן לצורכי הגיוס בעתיד. בחברות קטנות, ייתכן שמדובר בתהליך נקודתי שמנוהל בגיליונות אלקטרוניים ובאימייל, ובו בעלי עניין שונים בתוך החברה – כגון מנהלים או ראשי מחלקות – מבקשים להגדיל את מצבת העובדים לאור עלייה בהיקף העבודה או בתחומי האחריות.

עם זאת, בארגונים גדולים יותר, או כשחברה פותחת אתרים חדשים, עוברת מיזוג או רכישה, נסחרת בבורסה או מתכננת צמיחה, מחלקות משאבי האנוש והכספים זקוקות לתהליך תכנון כוח אדם אסטרטגי יותר, שיסייע להן לפעול בהתאם למטרות העסקיות. המשמעות היא תהליכי תכנון, תקצוב וגיוס, במקביל לאיסוף נתונים על מצבת כוח האדם והמשרות כדי למדוד את יעילות כוח האדם, לבנות אסטרטגיית גיוס מיטבית ולשפוך אור על פערים בגיוס ותחומי סיכון.

כאשר לחברות אין כלי לתכנון כוח אדם וניטור רציף של הפעילות העסקית, הן נמצאות בעמדת נחיתות כשמתרחשים אירועים בלתי צפויים במקום העבודה או בשוק – כאלו שקבלת החלטות נקודתית לא יכולה לפתור.

איך ניתן לשפר את התפוקה של כוח האדם בעזרת Workforce Planning

מודול Workforce Planning בפלטפורמת בוב הוא הפתרון היחיד בשוק שמיועד לחברות בינוניות בגודלן. הוא מאפשר לנהל ולתכנן את המשרות הקיימות והעתידיות בתוך המערכת לניהול משאבי האנוש ולעקוב אחריהן כדי למקסם את היעילות של כוח האדם. כדי לסייע בבניית אסטרטגיית גיוס מחושבת יותר, פלטפורמת בוב מספקת שקיפות מלאה של נתוני האנשים בארגון בעת קבלת החלטות לתכנון כוח האדם, כגון מצבת כוח האדם הנוכחית והצפי לתחלופה ולצמיחה.

השימוש ב-Workforce Planning על קצה המזלג

מודול Workforce Planning מסייע לצוותי משאבי אנוש לנהל את צורכי תכנון כוח האדם בארגון בצורה חלקה באמצעות:

1. ניהול משרות

ניהול משרות הוא תהליך הטיפול במשרות לרוחב הארגון כולו: הן המשרות המאוישות והן המשרות המתוכננות. כל משרה בארגון היא ייחודית ומסומנת במזהה משלה.

ניתן ליצור, לערוך ולבטל משרות בקלות, ישירות בתוך הפלטפורמה, בהתאם לאסטרטגיות ולדרישות כוח האדם המשתנות. פלטפורמת בוב מסייעת ליצור יישור קו בין כל בעלי העניין – מצוות הגיוס ומחלקת הכספים ועד ההנהלה – לגבי התכנון, הביצוע והניטור של מצבת כוח האדם.

בעת יצירת משרה חדשה, המערכת מנפיקה אוטומטית מזהה משרה (Position ID) ייחודי עבור אותה משרה. ממלאים את פרטי המשרה החדשה: תאריך התחלה צפוי, סוג משרה, סוג חוזה העסקה, מחלקה ואתר. לאחר שכל השדות מלאים, לוחצים על Save. המשרה החדשה מתווספת לרשימת המשרות הפתוחות, כך שכל בעלי העניין הרלוונטיים מעודכנים בסטטוס של כל המשרות – המאוישות והמתוכננות.

2. אירועי תכנון כוח אדם

אירועי תכנון כוח אדם הם תרחישים שאפשר להתחיל להיערך לקראתם באמצעות בניית מצבת כוח אדם. בפלטפורמת בוב, ניתן להשתמש באירועי תכנון כוח אדם לכל צורך עסקי שהוא – שינוי במבנה הארגוני, רכישה, פתיחת אתר חדש או תכנון עונתי. כמו כן, אפשר ליצור מספר אירועים במקביל כדי להתכונן לתרחישים שונים, וליישם את התרחיש המתאים ביותר לאסטרטגיה ולמטרות הקיימות.

3. מעקב אחר מדדי KPI

השימוש במודול Workforce Planning בפלטפורמת בוב מספק גישה מלאה לנתוני כוח האדם הקיים, כולל הצפי לתחלופה ולצמיחה, כדי להקל על קבלת החלטות לגבי גיוס וניידות פנים-ארגונית. כדי לעקוב אחר תוכנית כוח האדם ולמדוד את הצלחתה, אפשר להגדיר מדדי KPI ולהשוות אותם לתוכנית הגיוס.

ריכוז כל הנתונים לגבי האנשים בארגון במקום אחד מאפשר להפיק תובנות לגבי כוח האדם הנוכחי, לשפר את הדיוק ולחסוך זמן ומאמצים.

בניית תוכנית כוח אדם אסטרטגית

כיוון שהתנאים בשוק משתנים באופן קבוע, על חברות מצליחות להיערך לקראת העליות והמורדות באמצעות הכנת מסגרת תוכנית כוח אדם אסטרטגית. מודול Workforce Planning החדש בפלטפורמת בוב מאפשר לנהל את תכנון כוח האדם ישירות בתוך הפלטפורמה לניהול משאבי אנוש – כך ניתן לשתף פעולה בקלות עם בעלי עניין אחרים ולגשת לנתוני האנשים והתגמול כדי להיעזר בהם בקבלת ההחלטות. כעת אפשר לבנות תוכניות אסטרטגיות לצמיחת החברה ולהתרחבותה תוך היערכות לכל התרחישים – והכול במקום אחד.