De time-to-hire en time-to-fill zijn twee aspecten van recruitment en retentie die je zelf in de hand hebt. Daarom zijn deze metrics van onschatbare waarde. En hoewel beide van bedrijf tot bedrijf en van sector tot sector verschillen, kunnen ze je essentiële inzichten geven in hoe je je recruitmentprocessen kunt verbeteren en optimaliseren. Dit kan helpen om de kandidaatervaring te verbeteren en ervoor te zorgen dat je het talent dat je wilt binnen een redelijk tijdsbestek kunt werven.
De time-to-hire en time-to-fill zijn allebei recruitment-metrics die door HR worden gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. Terwijl de time-to-hire gaat over de recruitmentervaring, heeft de time-to-fill te maken met het beleid en de behoeften van de organisatie. De time-to-hire is de tijd die verstrijkt tussen de eerste sollicitant en de ondertekening van een contract, terwijl de time-to-fill de tijd is die verstrijkt tussen het besluit om een nieuwe functie te openen en de ondertekening van een contract met een nieuwe medewerker.
In dit artikel gaan we dieper in op:
- de cruciale verschillen tussen de time-to-fill en de time-to-hire
- de manier waarop je de time-to-fill en time-to-hire kunt meten
- de manier waarop deze metrics je kunnen helpen om je recruitment te verbeteren
Wat is de time-to-hire?
De time-to-hire beschrijft de hoeveelheid tijd die verstrijkt tussen het moment dat je contact met je gekozen kandidaat opneemt om een functieaanbod te doen en het moment dat de kandidaat dat aanbod accepteert.
Het is om twee redenen een belangrijke metric. Ten eerste kan vertraging in deze cruciale periode ervoor zorgen dat je topkandidaten verliest. Vertragingen in het wervingsproces kunnen frustrerend zijn, en voor kandidaten een reden om af te haken, vooral als een concurrent hen benadert met een kortere time-to-hire.
Ten tweede kunnen lange wervingstijden negatieve ervaringen opleveren voor potentiële sollicitanten en recruiters. Dit kan het imago en de reputatie van je bedrijf beïnvloeden en het werven van gekwalificeerde kandidaten van hoge kwaliteit moeilijker maken.
De kosten voor recruitment zijn aanzienlijk. Het verkorten van de time-to-hire met een meer gestroomlijnd sollicitatiegesprek en testproces kan de druk van HR en wervingsmanagers wegnemen en het proces budgetvriendelijker houden.
Een lange time-to-hire kan betekenen dat er iets mis is met je recruitmentproces, zoals:
- Vacatures worden niet in voldoende of de juiste kanalen geplaatst.
- Recruiters worden overweldigd door de hoeveelheid sollicitanten of het aantal openstaande functies en kunnen niet binnen een redelijk tijdsbestek contact opnemen met sollicitanten.
- Wervingsmanagers zijn niet beschikbaar om tests te beoordelen of sollicitatiegesprekken te voeren.
- Wervingsprocessen zijn te omslachtig of ingewikkeld.
Hoe bereken je de time-to-hire?
Je kunt de time-to-hire meten voor de hele organisatie of per team. Om de time-to-hire te berekenen, deel je het totaal aantal werkdagen dat is besteed aan het werven van kandidaten door het aantal aangenomen functies. Dat ziet er als volgt uit:
([werkdagen van eerste vacature tot officiële indienstneming, functie A] + [werkdagen van eerste vacature tot officiële indienstneming, functie B] + [werkdagen van eerste vacature tot officiële indienstneming, functie C] + …) / (aantal aangenomen functies) = time-to-hire
Om de time-to-hire voor je organisatie te berekenen, gebruik je gegevens voor werving in de hele organisatie. Voor resultaten die specifiek zijn voor teams of afdelingen, gebruik je gegevens van die specifieke groepen.
Je time-to-hire benchmarken
De time-to-hire heeft betrekking op de tijd die je HR-team nodig heeft om de gewenste kandidaat te werven, vanaf de ontvangst van de eerste sollicitatie voor een vacature tot de ondertekening van het contract.
De gemiddelde tijd die nodig is om mensen te werven verschilt per sector. De time-to-hire in technische en technologische sectoren duurt bijvoorbeeld vaak bijna vijftig dagen. De gemiddelde totale time-to-hire daarentegen ligt op 24 dagen.
Door de gemiddelde time-to-hire van je bedrijf te benchmarken, kun je zien of er ruimte is om je recruitmentproces te optimaliseren en efficiënter te maken. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je je functiebeschrijvingen moet verfijnen of een referral-programma voor medewerkers moet opzetten.
Een korte time-to-hire wijst op een efficiënt recruitmentproces, vanaf de ontvangst van de eerste sollicitatie tot de ondertekening van de contracten. Het geeft bedrijven een goede uitgangspositie om de beste kandidaten te werven zodra ze solliciteren.
Wat is de time-to-fill?
Het verschil tussen de time-to-hire en de time-to-fill is klein, maar belangrijk. De time-to-hire is een meting van de efficiëntie van het wervingsproces van je organisatie en begint op de datum van de publicatie van de eerste vacature. De time-to-fill gaat in op het moment dat een wervingsmanager de officiële vacatureaanvraag indient bij HR.
Hoe bereken je de time-to-fill?
De time-to-fill kan net als de time-to-hire worden gemeten voor de hele organisatie of per team. Om de time-to-fill te berekenen, deel je het totale aantal werkdagen tussen het indienen van een vacatureaanvraag en de officiële werving. Dit deel je vervolgens door het aantal aangenomen functies. Dat ziet er als volgt uit:
([werkdagen… functie A] + [werkdagen… functie B] + [werkdagen… functie C] + …) / (aantal ingevulde functies) = time-to-fill
Je time-to-fill benchmarken
Net als bij de time-to-hire verschilt ook de gemiddelde time-to-fill per sector. Bij het bepalen van de optimale lengte van de time-to-fill en time-to-hire moet je rekening houden met de verschillende vaardigheidssets en complexiteitsniveaus die nodig zijn voor functies in verschillende sectoren en voor functies op senior- of juniorniveau.
Aanbevolen voor verder leesplezier
Wat is een goede benchmark voor de time-to-fill?
Je kunt er als richtlijn voor zorgen dat je time-to-hire overeenkomt met het gemiddelde in je sector. Door je recruitmentproces en de kandidaatervaring zo efficiënt en effectief mogelijk te maken, geef je de werknemerservaring en je imago als werkgever een boost.
Het belang van de time-to-hire en time-to-fill in de moderne HR-strategie
De time-to-hire en time-to-fill zijn metrics van onschatbare waarde die aspecten van het recruitmentproces belichten die je zelf in de hand hebt. Beide metrics variëren van bedrijf tot bedrijf en zijn afhankelijk van veel factoren, van de sector en de grootte van het bedrijf tot arbeidsmarktvoorschriften en functievereisten.
De time-to-hire- en time-to-fill-metrics kunnen bedrijven helpen om hun recruitmentprocessen te optimaliseren en een wendbare strategie te ontwikkelen om sneller meer gekwalificeerd talent aan te nemen.
