De zakenwereld verandert voortdurend. Maar één ding blijft hetzelfde: het belang van human resources. Het succes van een organisatie hangt immers grotendeels af van de mensen erachter.
Maar om het volledige potentieel van je personeelsbestand te benutten, heb je een strategische aanpak nodig.
Daar komt HRP (Human Resource-planning) om de hoek kijken.
In deze blogpost gaan we dieper in op wat HRP inhoudt en op waarom het zo belangrijk is voor de HR-strategie van je organisatie. We geven je ook een praktische handleiding die je stap voor stap uitlegt hoe je je eigen HRP effectief kunt uitvoeren, evenals een paar veelgebruikte tools waarmee je je HRP-processen vanaf het begin kunt optimaliseren.
Wat is human resource-planning (HRP)?
Human resource-planning (HRP) is het systematisch voorspellen van de toekomstige HR-behoeften van een organisatie.
Uiteindelijk gaat het erom ervoor te zorgen dat de juiste mensen met de juiste vaardigheden op het juiste moment op de juiste plek zijn.
Het is een doorlopend, datagestuurd proces om het meest waardevolle bezit van een bedrijf – de mensen – te optimaliseren door tekorten of overschotten te voorkomen.
Hiermee identificeer je huidige en toekomstige wervings-, trainings- en ontwikkelingsbehoeften, pak je vaardigheidstekorten aan, en ontwikkel je strategieën voor talentacquisitie.
Met HRP worden HR-strategieën afgestemd op de veranderende behoeften van je bedrijf, om optimale prestaties en productiviteit te garanderen en kostbare onevenwichtigheden in het personeelsbestand te voorkomen.
Wat is het doel van HRP?
Het uiteindelijke doel van HRP is om een optimale personeelssamenstelling in stand te houden die de winst van het bedrijf maximaliseert.
Een van de hoofddoelen van HRP is om de juiste kwantiteit en kwaliteit van medewerkers te garanderen die de organisatie nodig heeft om de bedrijfsdoelstellingen te halen. Dit vereist dat HR-leiders zich niet alleen richten op recruitment, maar ook op ontwikkeling, retentie en optimalisatie van het personeel.
Tegenwoordig werken steeds meer mensen op afstand als gevolg van de toenemende globalisering en flexibele werkmethoden. HRP zorgt ervoor dat HR-managers nieuwe methoden en tools voor recruitment, training en personeelsretentie invoeren, zodat ze alle medewerkers kunnen beoordelen, waar ook ter wereld.
Naast de locatie zorgt HRP er ook voor dat het juiste talent strategisch over verschillende afdelingen wordt verdeeld, wat de wendbaarheid en het aanpassingsvermogen bevordert.
Waarom zijn HRP-processen zo belangrijk?
HRP is niet zomaar een concept, het is een katalysator voor productiviteit en winstgevendheid. Een HRP-proces stelt bedrijven in staat om het juiste talent aan te trekken en te behouden, met zowel de technische als de zachte vaardigheden om optimaal te presteren in hun functie.
HRP is om meerdere redenen cruciaal:
- Het verbetert de waarde van medewerkers. Dankzij HRP worden de vaardigheden en trainingsbehoeften van bestaande medewerkers beoordeeld. Er wordt ook gekeken hoe ze zich verder kunnen bijscholen of ontwikkelen. Dit stelt bedrijven in staat om op recruitmentkosten te besparen, terwijl ze de loyaliteit en groei van medewerkers bevorderen.
- Het ondersteunt organisaties bij het inspelen op verschuivingen in de sector. Met HRP kunnen organisaties anticiperen op veranderingen in de behoeften aan talent en op de ontwikkelingen binnen de sector. Dankzij deze strategische vooruitziende blik zijn bedrijven wendbaar in het omgaan met functiewisselingen en budgetteren voor nieuwe functies, vooral wanneer ze nichemarkten identificeren.
- Het zorgt voor een voorsprong op de concurrentie. HRP stelt bedrijven in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over werving en training door rekening te houden met de voorkeuren van medewerkers, de balans tussen werk en privéleven en andere aantrekkelijke werkaspecten.
- Het stimuleer groei op lange termijn. HR-professionals gebruiken HRP om de wervingsbehoefte, uitbreidingen van afdelingen en mogelijke pensioneringen te voorspellen. Deze toekomstgerichte aanpak helpt bij het budgetteren voor toekomstige wervingsbehoeften en zorgt voor de juiste balans in het optimale aantal medewerkers.
HRP werkt kortom als een gids die organisaties door de schommelingen in de sector leidt, kosten beheert, de efficiëntie van het personeelsbestand stimuleert en daardoor essentieel is voor het behouden van een concurrentievoordeel.
Dit maakt HRP van vitaal belang voor organisaties. Het vormt het hart van strategisch humanresourcemanagement en helpt HR-managers verschillende doelstellingen te bereiken:
- anticiperen op culturele verschuivingen en bedrijfsontwikkelingen
- veranderende functie- en vaardigheidseisen herkennen
- op tijd personeel werven voor organisatorische veranderingen
- wervingsprocedures en secundaire arbeidsvoorwaarden aanpassen
- personeelsvaardigheden verbeteren
- loopbaantrajecten van medewerkers stimuleren
- effectieve HR-processen onderhouden
- HR-budgetten verdelen en optimaliseren
Welke uitdagingen kent HRP?
Het is duidelijk dat HRP veel voordelen biedt, maar er zijn wel een aantal uitdagingen voor organisaties aan verbonden.
Veelvoorkomende obstakels zijn onder andere de onvoorspelbaarheid van toekomstige gebeurtenissen, de moeilijkheid om personeelsverloop te voorspellen en zelfs het beheren van ziekte, promoties, vakanties of functiewisselingen.
Om deze problemen aan te pakken, moet succesvolle HRP flexibel zijn en moeten managers de prestaties voortdurend volgen om eventuele veranderingen op te merken.
Wanneer HR-managers een checklist voor hun HR-plan opstellen, moeten ze een strategie bedenken om:
- bekwame medewerkers aan te trekken, te werven en behouden
- de beste mensen te selecteren, trainen en belonen
- verzuim en conflicten te beheren
- mensen te promoveren of te ontslaan
Het is cruciaal om potentiële uitdagingen in het HRP-proces te herkennen, zoals:
- de vereiste tijd en inspanning
- de financiële investering
- onnauwkeurige voorspellingen
- onvermijdelijke marktveranderingen
- technologie- en datavereisten, zoals het integreren van data uit verschillende bronnen
- weerstand van medewerkers bij interne veranderingen
Door deze uitdagingen te erkennen, kunnen HR-managers zich er beter tegen wapenen, wat uiteindelijk hun HRP-inspanningen ten goede komt.
Aanbevolen voor verder leesplezier
Wat zijn de stappen van HR-planning?
HRP is een gestructureerd proces dat gewoonlijk vijf belangrijke stappen omvat die HR-managers moeten volgen. Laten we deze stappen eens nader bekijken:
- Analyseer het huidige personeelsbestand. Evalueer, voordat je HRP uitvoert, je huidige medewerkers en hun eigenschappen, vaardigheden en hoe ze aansluiten op je bedrijfsdoelen. Factoren als het totale aantal mensen, hun afdelingen, functietitels en prestatiegegevens geven meer inzicht in je bestaande capaciteiten.
- Voorspel veranderingen. Deze stap is iets lastiger. Maar met gegevens over de huidige medewerkers kun je de toekomstige personeelsbehoeften beter voorspellen. Deze personeelsplanning kan bijvoorbeeld bestaan uit het voorspellen van het aanbod (controleren of je huidige personeel kan voldoen aan de bedrijfsbehoeften) en het voorspellen van de vraag (hoeveel en welke soort medewerkers er nodig zijn om je toekomstige bedrijfsdoelen te bereiken).
- Voer een tekortenanalyse uit. Na de voorspellingen is de volgende stap een analyse van tekorten. Hierbij worden de hoeveelheid en het vaardigheidsniveau van je huidige personeelsbestand vergeleken met wat nodig is om je bedrijfsdoelen te halen. Bijvoorbeeld: de huidige status van je personeelsbestand herkennen, je ideale toekomstige status definiëren en de hiaten opsporen die moeten worden opgevuld.
- Ontwikkel je HR-plan. Met de inzichten uit de vorige stappen kun je nu je strategische HR-plan samenstellen. Stem je plan af op de algemene strategie van de organisatie en neem talentstrategieën op die de kloof tussen vraag en aanbod overbruggen. Je kunt specifieke strategieën opnemen voor recruitment, training, secundaire arbeidsvoorwaarden, prestatiebeheer, thuiswerken en bedrijfscultuur.
- Volg op, evalueer en stel bij. Het implementeren van je plan is slechts de helft van het werk. Nu komt het belangrijkste deel: je HR-plan in de gaten houden en evalueren om er zeker van te zijn dat het doeltreffend is. Vraag feedback van het team via prestatiebeoordelingen of enquêtes om obstakels en verbeterpunten te identificeren. Zorg voor een flexibel plan dat je gemakkelijk kunt aanpassen aan de behoeften van je bedrijf.
Vergeet niet dat HRP geen eenmalige gebeurtenis is, maar een doorlopende activiteit om ervoor te zorgen dat je bedrijf wendbaar blijft en voorbereid is op de toekomst.
Welke tools worden gebruikt voor HRP?
We zeiden al dat je als onderdeel van je HRP voortdurend gegevens moet verzamelen en analyseren. Maar hoe?
Hieronder vind je een paar van onze favoriete effectieve tools om je te helpen bij je HRP-processen:
- Enquêtes. Verzamel gegevens over specifieke HR-onderwerpen, zoals de mening van managers over de vaardigheden en productiviteit van medewerkers, de trainingsvoorkeuren van mensen, de tevredenheid over secundaire arbeidsvoorwaarden en compensatieprogramma’s, de cultuur op de werkplek en het welzijn van medewerkers. Gebruik deze data om kansen vast te stellen, zoals interne promoties of potentiële zwakke punten die kunnen leiden tot een hoog personeelsverloop of verminderde productiviteit.
- HR-dashboards. Verzamel en presenteer gegevens over HR-metrics om een duidelijk overzicht te krijgen en je planningsproces te ondersteunen. Denk hierbij aan verloopcijfers, tevredenheid, productiviteit, vaardigheidsniveaus en interne promoties.
- Systemen voor prestatiebeheer. Geef feedback over de prestaties van medewerkers en beoordeel de prestaties in de loop van de tijd. Dit is cruciaal tijdens de integratiefase van HRP, zodat HR-professionals kunnen vaststellen hoe succesvol functieveranderingen en extra training zijn geweest.
- Systemen voor human capital management (HCM). Combineer verschillende HR-processen, waaronder planning, payrollmanagement, compensatie, werving, onboarding, recruitment, personeelsverloopanalyse en productiviteitsmeting. Deze processen zijn geautomatiseerd om aanpassingen in HRP en prestatiemeting te vergemakkelijken.
- Software voor compensatie en arbeidsvoorwaarden. Vergelijk eenvoudig de huidige salarisschalen en secundaire arbeidsvoorwaarden met economische trends en sectorstandaarden. Zo krijgen mensen marktconforme compensatie en secundaire arbeidsvoorwaarden, wat leidt tot minder verloop, meer tevredenheid en een hogere productiviteit.
HRP zorgt ervoor dat je de juiste mensen op de juiste plek hebt om je bedrijf vooruit te helpen. Als je de betekenis, de doelen, het belang, de uitdagingen, de stappen en de tools van HRP begrijpt, kun je weloverwogen beslissingen nemen en meer succes boeken als organisatie.
