Bereid je voor op het werk van de toekomst: integreer AI in HR-praktijken

Sinds de introductie van ChatGPT in november 2022 zindert de wereld (met zowel opwinding als nervositeit) over de mogelijke alomvattende invloed ervan, van de ontwikkeling van kinderen tot de manier waarop bedrijven worden geleid. Eén specifieke vraag komt steeds weer terug: zal AI mijn baan overnemen?

Voor HR-professionals is kunstmatige intelligentie in human resources een gigantische verstoring van hun werkwereld. In de korte tijd sinds het verschijnen heeft het gevolgen voor bijna elk aspect van het HR-vak, van personeelsplanning en bedrijfscultuur tot L&D en het bijhouden van prestatiemetrics. HR-professionals moeten zich niet alleen aanpassen aan de nieuwe technologie en de implicaties ervan, ze moeten ook verontruste talenten die bang zijn overbodig te worden, geruststellen.

Wat voor iedereen belangrijk is om voor ogen te houden, is dat klanten en zakenpartners oprechte banden met mensen waarderen. Ondanks de aantrekkingskracht, vooral in economisch moeilijke tijden, van AI om budgetten te kunnen verkleinen en downsizing te kunnen rechtvaardigen, is de rol van AI in HR om de efficiëntie te verhogen, stress te verlagen en burn-outs onder alle medewerkers (inclusief jezelf en je HR-collega’s) te verminderen. Hierdoor komt de focus weer op strategie en creatief denken te liggen, wat de pijlers zijn om je bedrijf te onderscheiden van de concurrentie.

Inhoudsopgave

• De eerste impact van generatieve AI op de werkwereld
• 13 HR-functies die je met AI kunt verbeteren
• Het gebruik van AI in HR is de sleutel tot om- en bijscholing
• De tijden veranderen op het gebied van HR

De eerste impact van generatieve AI op de werkwereld

Binnen slechts enkele maanden na de release van ChatGPT-3 begon bijna 50 procent van de bedrijven in de Verenigde Staten met het vervangen van medewerkers.

Dat sommige bedrijven hun medewerkers vervangen door AI betekent echter niet dat ze dat allemaal zullen doen of zouden moeten doen. Zoals HBR het immers zegt: “AI moet menselijke intelligentie vergroten, niet vervangen.”

Het lijkt er gelukkig op dat organisaties over de hele wereld AI al inzetten als hulpmiddel in plaats van als vervanging voor mensen. Volgens het World Economic Forum (WEF) is het gebruik van AI op de werkplek een topprioriteit voor bedrijven op het gebied van training. 44 procent van de vaardigheden van professionals zou “verstoord kunnen raken”.

Hoewel het voordelig is om AI en automatiseringstools te integreren om concurrerend te blijven, is het de moeite waard om voorzichtig te zijn met “bezuinigingsstrategieën… waarbij machines worden ingevoerd als de nieuwe supermedewerker waardoor mensen uiteindelijk in een inferieure rol ten dienste van de machine komen te staan”. In plaats daarvan is de sleutel tot “een echt intelligent type werk in de toekomst” een samenwerking van mensen en AI.

Om relevant te blijven en te gedijen in de toekomst, kunnen HR-medewerkers hun organisatie helpen gebruik te maken van automatiseringstools, deze te integreren in de normale workflow en ze te gebruiken om de efficiëntie te verhogen en processen te optimaliseren. Zo kunnen ze het leven van hun mensen gemakkelijker maken en de werkdruk verlichten. En dat niet alleen: automatisering kan mensen ook helpen hun creativiteit en strategisch denken te stimuleren. Dit geldt voor alle afdelingen in het bedrijf, ook voor HR.

13 HR-functies die je met AI kunt verbeteren

Kunstmatige intelligentie in HR is niet nieuw. Sterker nog, een aantal ongelooflijke HR-automatiseringstechnologieën zorgen al enkele jaren voor een boost in HR-efficiëntie.

HR-professionals profiteren al van HR-automatiseringstechnologie met AI voor bijvoorbeeld:

1. Het opstellen van functieomschrijvingen
2. Het verzamelen en analyseren van benchmarkinformatie, zoals salarissen en arbeidsvoorwaarden
3. Het automatiseren van taken (bijv. onboarding)
4. Het verbeteren van selfservice voor medewerkers
5. Personeelsplanning en recruitment
6. Het verbeteren van de communicatie en workflow
7. Prestaties en productiviteit 
8. Budgettering
9. Het verminderen van de werkdruk
10. Het bereiken van DEI&B-doelen
11. Het bijhouden van burn-outniveaus
12. Het voorkomen van uitval
13. Training en L&D

1. Het opstellen van functieomschrijvingen

Met behulp van automatiseringstools in HR-functies, zoals recruitment, kun je eenvoudig interessante functieomschrijvingen maken die zijn geoptimaliseerd op trefwoorden. Zo trek je het juiste talent aan.

2. Het verzamelen en analyseren van benchmarkinformatie, zoals salarissen en arbeidsvoorwaarden

AI kan sectortrends op het gebied van compensaties analyseren, zodat je bedrijf concurrerend blijft bij het aantrekken en behouden van toptalent. HR-automatiseringstools kunnen enorme hoeveelheden gegevens analyseren om inzicht te krijgen in hoe de salarissen en arbeidsvoorwaarden van je organisatie zich verhouden tot de normen van de sector.

3. Het automatiseren van taken

Door het automatiseren van repetitieve taken, zoals papierwerk, gegevensinvoer en onboarding, kunnen HR-professionals zich richten op meer strategische, mensgerichte initiatieven.

Als het bijvoorbeeld gaat om onboarding, zorgen AI-tools op intelligente manier voor het vinden van kandidaten, de screening en de eerste communicatie, om kostbare tijd en middelen te besparen. Geautomatiseerde onboarding-processen kunnen ook zorgen voor een soepele en consistente ervaring voor nieuwe medewerkers, wat uiteindelijk de tevredenheid en retentie verhoogt.

4. Het verbeteren van selfservice voor medewerkers

Teamleden krijgen via een AI-chatbot snel antwoorden op HR-gerelateerde vragen, of ze nu hulp nodig hebben bij het inschrijven voor secundaire arbeidsvoorwaarden, het aanvragen van verlof of toegang tot het bedrijfsbeleid.

Dit verbetert de efficiëntie en geeft je mensen meer controle over hun HR-behoeften. Met AI kun je je mensen 24/7 ondersteuning bieden, wat leidt tot een betere ervaring van de medewerkers.

5. Personeelsplanning en recruitment

AI-tools kunnen de vaardigheden van je medewerkers en de laatste trends in de sector analyseren om te voorspellen welke functies je misschien nodig hebt. AI kan je zelfs helpen om cv’s sneller te koppelen aan functiebeschrijvingen en om enorme hoeveelheden informatie over kandidaten te sorteren, om toekomstige functievereisten binnen je organisatie te voorspellen.

Met deze verbeterde voorspellingsmogelijkheden bespaar je tijd en kun je beter geïnformeerde beslissingen nemen bij het werven van personeel. Met AI wordt personeelsplanning strategischer en proactiever, zodat je op het juiste moment het juiste talent kunt vinden.

6. Het verbeteren van de communicatie en workflow

AI kan de communicatie en samenwerking tussen teams vergemakkelijken door notulen te maken tijdens vergaderingen, feedback te verzamelen en communicatieproblemen op te lossen.

Automatisering van de workflow met AI kan knelpunten wegnemen, fouten verminderen en ervoor zorgen dat taken efficiënt worden uitgevoerd. De mogelijkheid van AI om gegevens te analyseren en inzichten te verschaffen, helpt je om workflows te verbeteren.

7. Prestaties en productiviteit

AI kan kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) analyseren, zoals de mate van betrokkenheid en het voltooiingspercentage van projecten. Zo kun je datagestuurde beslissingen nemen die de algehele productiviteit verhogen.

En door gegevens snel te analyseren, kan AI persoonlijke aanbevelingen doen om individuele prestaties en teamprestaties te verbeteren.

Het kan zelfs helpen bij het voorspellen van toekomstige prestatietrends op basis van eerdere gegevens. Hierdoor kunnen HR-afdelingen potentiële uitdagingen proactief aanpakken en kansen voor verbetering benutten.

8. Budgettering

AI kan budgetteringsprocessen vereenvoudigen, de nauwkeurigheid van financiële prognoses vergroten en kostenbesparende mogelijkheden effectiever vaststellen, zodat je HR- en finance-teams financiële resources op de juiste manier kunnen toewijzen.

9. Het verminderen van de werkdruk

AI kan administratieve taken automatiseren, zoals planning, payrollbeheer en gegevensinvoer, waardoor HR-professionals zich kunnen richten op meer strategische taken.

Dit verhoogt de efficiëntie en stelt HR-professionals in staat hun mensen meer persoonlijke ondersteuning te bieden, wat uiteindelijk leidt tot meer betrokken en productiever personeel.

10. Het bereiken van DEI&B-doelen

AI-tools kunnen een belangrijke rol spelen bij het bevorderen van de diversiteit in je organisatie, door de gegevens van kandidaten objectief te analyseren. Dit helpt vooroordelen weg te nemen en bevordert een eerlijker en diverser recruitmentproces.

AI-technologie kan ook helpen bij het ontwikkelen van een inclusieve werkomgeving. Het identificeert patronen in feedback van medewerkers die mogelijk aangeeft waar je de inclusiviteit kunt verbeteren. Met deze informatie kun je zorgen voor een cultuur waarin iedereen zich gewaardeerd en opgenomen voelt.

11. Het bijhouden van burn-outniveaus

HR-afdelingen kunnen tools gebruiken om factoren op te sporen die bijdragen aan burn-out, zoals de verdeling van de werkdruk, overuren en stressniveaus. Met dit type gegevens kunnen HR-professionals potentiële burn-outrisico’s identificeren en gerichte initiatieven nemen om het welzijn en de productiviteit van mensen te ondersteunen.

12. Het voorkomen van uitval

AI kan je helpen om potentiële risico’s voor personeelsverloop vroegtijdig te herkennen door datapunten te analyseren, zoals tevredenheidsenquêtes, prestatiebeoordelingen en meningen van medewerkers.

Met dit inzicht kun je gerichte retentiestrategieën implementeren, zoals persoonlijke ontwikkelingsplannen, welzijnsprogramma’s of flexibele werkregelingen, om zo in te spelen op de behoeften van de medewerkers.

13. Training en L&D

Met AI kan L&D binnen een organisatie aanzienlijk worden verbeterd. Leerplatforms maken al gebruik van AI-algoritmen die trainingsgegevens analyseren om trends te identificeren en individuele leertrajecten te personaliseren.

Dit verhoogt de betrokkenheid en biedt medewerkers mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling door ze de vaardigheden te geven die ze nodig hebben om hun doelen te bereiken.

Deze lijst met voorbeelden van AI-mogelijkheden in HR lijkt misschien eindeloos. En dat zijn ze ook. Bijna elke HR-taak verloopt sneller, eenvoudiger en effectiever met automatisering en AI-technologie – iets waar HR-professionals zich over mogen verheugen. De grotere uitdaging is dan ook om te begrijpen hoe je de zorgen van medewerkers dat ze worden vervangen, kunt wegnemen en hoe je AI kunt inzetten om het personeelsbestand te versterken, in plaats van het te verstoren.

Het gebruik van AI in HR is de sleutel tot om- en bijscholing

Ondanks hun angst voor de uitdagingen die kunstmatige intelligentie voor werk met zich meebrengt, zullen mensen altijd onmisbaar blijven voor de bedrijfsactiviteiten. De klanten blijven tenslotte mensen en zij zijn degenen waarmee bedrijven communiceren en waaraan ze verkopen.

Daarom kan het leren werken met kunstmatige intelligentie in HR je mensen alleen maar ten goede komen tijdens hun loopbaan. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat je medewerkers weten hoe ze AI-tools moeten integreren en toepassen om de efficiëntie te optimaliseren, de resultaten te verbeteren en te blijven voldoen aan de eisen van de huidige (en toekomstige) werkwereld.

Hieronder vind je een paar belangrijke dingen die je voor ogen moet houden als je bedenkt hoe je AI kunt integreren in human resources:

• Wees je bewust van onnauwkeurigheden in AI. ChatGPT en andere generatieve AI’s beloven (of leveren) op dit moment niet noodzakelijkerwijs feitelijk nauwkeurige informatie. Houd er rekening mee dat veel onnauwkeurigheden van AI niet alleen verkeerd zijn, maar ook schadelijk, en gemakkelijk kunnen leiden tot rechtszaken over laster en privacy.
• Verlies de human touch niet. Het is belangrijk om je interpersoonlijke vaardigheden en empathie op peil te houden. Deze zijn absoluut essentieel als het gaat om het creëren, laten groeien en onderhouden van relaties met klanten en partners.
• Bereid je voor op wetgeving tegen AI. Dit is al in opkomst in de Verenigde Staten, zoals in New York, Illinois en Maryland. In deze staten zijn wetten ingevoerd die het gebruik van AI bij het werven van personeel reguleren. De staat Washington zal wellicht snel volgen. De federale wetgevers in de VS stellen ook allerlei mogelijke regels voor het gebruik van AI in het bedrijfsleven voor, en het Europees Parlement heeft zijn eerste AI-wet goedgekeurd.
• Bereid je voor op nieuwe carrièrepaden. Wat dacht je van Chief AI Officer? Naarmate de angst over de AI-kwesties op de werkvloer toenemen, ontstaan er nieuwe functies die draaien om het vermogen om AI te begrijpen, te hanteren en te implementeren, zoals digitale transformatie, data labeling en prompt engineering.

De tijden veranderen op het gebied van HR

Het valt niet te ontkennen: AI verandert voorgoed de structuur van de werkwereld en organisaties kunnen zich aanpassen door uit te zoeken hoe AI en HR-professionals kunnen samenwerken om het leven voor henzelf en hun mensen gemakkelijker te maken.

Generatieve AI in HR kan een aanzienlijk deel van de administratieve last wegnemen, waardoor er minder tijd en druk ligt op HR-professionals en zij zich kunnen richten op meer strategische taken. Hierdoor nemen stress en burn-out af.

In het grotere geheel is AI een hulpmiddel dat professionals in hun dagelijkse workflow kunnen leren integreren. Een van de belangrijkste voordelen van AI in HR is dat het de last van repetitieve administratieve taken kan verlichten, hoewel het nooit de innovatieve menselijke inbreng in merken kan vervangen. HR kan organisaties helpen om zich aan te passen, door meer de nadruk te leggen op bij- en omscholing, zodat getalenteerde professionals bekwaam, relevant en creatief blijven – essentieel om zakelijk wendbaar te blijven, wat de toekomst ook brengt.