Zakelijke groeipijnen oplossen met een HRIS

In ons steeds veranderende klimaat moet je flexibel kunnen omgaan met de verschuivingen in de markt en de economie die uiteindelijk ook een directe impact kunnen hebben op onze eigen bedrijven. Wanneer verandering de enige constante is, is het belangrijker dan ooit om een robuust HRIS (Human Resource Information System) te implementeren, zodat je bent voorbereid op de uitdagingen die voor je liggen. In ons recente webinar, “Modernisering van HR-processen voor snelgroeiende bedrijven”, gehost door HiBobs senior implementation manager Dessie Nedyalkova, komen drie HR-specialisten aan het woord:

• Ben Keefe, senior manager, People Operations bij HiMama
• Camden Louthan, human resources generalist bij Kaléo
• Rukkini Sen, people operations specialist bij Omnipresent

De panelleden bespraken hoe zij sinds kort Bob gebruiken voor hun actuele uitdagingen: 

1. Processen voor onboarding en offboarding automatiseren nu het volume toeneemt
2. De bedrijfscultuur en -waarden ontwikkelen en versterken
3. Een tool implementeren om processen consistent te houden voor alle medewerkers

Alle drie de HR-specialisten delen hoe Bob hen hielp om tijdens hun groei flexibel te blijven omgaan met veranderingen.

HR-automatisering betekent meer productiviteit

Een felicitatie versturen ter ere van een verjaardag of jubileum lijkt misschien een klusje van niks, maar een heleboel kleine klussen samen nemen uiteindelijk toch veel tijd in beslag. Het helpt al als je herinneringen voor kleinere taken automatiseert, maar als je te maken hebt met een complex, groeiend personeelsbestand is het automatiseren van onboardingtaken cruciaal.

Een geautomatiseerd onboardingproces ontwikkelen

De functie Takenlijsten in Bob is een van de tools die de panelleden dagelijks gebruiken. Hiermee kunnen gebruikers onboardingprocedures automatiseren door een aangepast proces te ontwikkelen op basis van de datum waarop een nieuwe medewerker in dienst treedt.

HR-teams kunnen takenlijsten opstellen zodat te ondertekenen documenten worden verzonden, verlofregelingen en arbeidsvoorwaarden worden toegewezen en inwerkprocedures voor specifieke functies wordt opgestart.

Vervolgens weten managers wanneer ze een oriëntatieprogramma moeten starten en wanneer de IT-afdeling de nieuwe medewerker van de juiste apparatuur of toegang tot systemen moet voorzien.

Organisaties kunnen vergelijkbare takenlijsten opstellen om te zorgen dat alle offboardingprocedures worden gevolgd wanneer mensen het bedrijf verlaten. Maar HR-automatisering gaat verder. Bedrijven kunnen ook verlof- en rapportageprocessen automatiseren en deze functies zelfs integreren met andere programma’s.

Meer tijd om een visie te ontwikkelen

Al die vrije tijd betekent dat HR-leiders zich kunnen richten op het grotere geheel. Dat betekent meer tijd om strategisch na te denken over de bestaande structuren in plaats van de tientallen kleine zaken waaruit hun takenlijsten eerst bestonden.

Dankzij automatisering kunnen HR-medewerkers ook veel sneller antwoorden vinden op vragen over analyses, KPI’s en rapporten. Wat vroeger uren of zelfs dagen duurde, is nu een kwestie van seconden en minuten.

“We hebben nu de tijd om die belangrijke vragen te beantwoorden voor onze leidinggevenden en echt een adviserende rol te vervullen voor het bedrijf”, vertelt Ben.

Ontwikkel een sterkere cultuur

Nu sommige mensen terugkeren naar kantoor en veel mensen op afstand werken, kan het een uitdaging zijn een gevoel van saamhorigheid te ontwikkelen en te behouden tussen collega’s die elkaar zelden tot nooit persoonlijk zien. 

Het HR-team heeft de verantwoordelijkheid mensen op een natuurlijke manier een duwtje in de goede richting te geven. Een HRIS en de bijbehorende tools kunnen dat proces vereenvoudigen. Voor nieuwe teamleden kan het bijvoorbeeld lastig zijn het ijs te breken in een traditionele kantoorsituatie. Dat is nog lastiger in remote en hybride werkomgevingen. Een HR-toolkit kan het groepsgevoel helpen terugbrengen en de kantoorervaring nabootsen.

Stimuleer de betrokkenheid tussen teamleden

Camden gaf aan dat ze erg tevreden was over het persoonlijke element van Bob. Haar bedrijf gebruikt het systeem voor introducties, zodat mensen meer informatie over zichzelf kunnen delen en foto’s kunnen uploaden. Daardoor krijgen andere collega’s een beeld bij hun naam.

“Wij vonden het ook belangrijk onze cultuur sterk te houden en te zorgen voor een warme, persoonlijke omgeving voor iedereen die bij ons binnenkomt,” aldus Rukkini. “Die eigenschap zoeken we echt in alle tools waarmee we werken. Wat ik zo goed vind aan HiBob is de functie Clubs. Dat is een geweldige manier om mensen samen te brengen, ongeacht waar ze vandaan komen.”

Clubs is precies wat je op basis van de naam verwacht: een functie waarmee mensen in gesprek kunnen gaan met andere teamleden met vergelijkbare hobby’s en interesses. Organisaties kunnen verschillende clubs oprichten op basis van interesses, van yoga tot wintersport en van muziek tot handwerken.

Clubs draagt bij aan een betere band tussen teamleden. Bovendien kunnen mensen in contact komen met collega’s die ze nog niet eerder hebben gesproken. HR-teams kunnen de analysefunctie gebruiken om het gebruik van Clubs te bekijken op basis van leeftijd, nationaliteit, afdeling en meer.

Creëer consistentie voor iedereen

De wereld van werk heeft een heuse revolutie doorgemaakt en voorlopig gaan we niet terug naar hoe het vroeger was. Meer dan ooit werken mensen fulltime op afstand. Daarnaast hebben HR-teams te maken met mensen die in andere landen werken.

Het is belangrijk voor iedereen een consistente, hoogwaardige experience te creëren, zodat medewerkers zich echt thuis voelen. Dat vereist een persoonlijke aanpak op maat. 

Voor een persoonlijke ervaring kun je rekening houden met de verschillen tussen landen, bijvoorbeeld op het gebied van feestdagen, wetten, compliance en terminologie. Maar gewoon ervoor zorgen dat mensen meteen vanaf hun onboarding toegang hebben tot de benodigde systemen, kan al een wereld van verschil maken.

Snelle tips voor het evalueren van een HRIS

Elk bedrijf heeft zijn eigen behoeften. Bij de keuze voor een HRIS moeten leiders bekijken wat het belangrijkste is voor hun bedrijf en op basis daarvan bepalen welk systeem voldoet aan de verwachtingen (en ze misschien zelfs overtreft).

Denk bij de evaluatie van een HRIS na over het volgende:

• Aanpasbaarheid
• Ondersteuning en uitbreiding van huidige processen
• Interne resources die nodig zijn om het systeem te implementeren, onderhouden en optimaliseren
• Ondersteuning van de volledige levenscyclus van teamleden
• Integratie met andere systemen
• Veiligheid

Een goed HRIS is flexibel en bestand tegen de golfbewegingen in de huidige werkmodellen.

Processen automatiseren om je te kunnen richten op je mensen

Bedrijven van alle soorten en maten hebben te maken met een voortdurende evolutie van werk. Flexibiliteit is daarbij van groot belang. Het is aan HR-professionals om de juiste manier te vinden om hun mensen daarbij optimaal te ondersteunen.

Met de juiste HR-tech kunnen bedrijven de productiviteit verhogen en duidelijke, consistente processen automatiseren, van onboarding en offboarding tot prestatiebeoordelingen en KPI-tracking. Met HR-automatisering krijgt HR weer ruimte om communicatie en consistentie te bevorderen, en om te zorgen dat mensen zich veilig en gesteund voelen in onzekere tijden. 

Dit artikel is gebaseerd op de presentatie “Modernisatie van HR-processen voor snelgroeiende bedrijven.” Bekijk het volledige webinar om te ontdekken hoe groeiende bedrijven hun HR-processen laten meegroeien.