Zo kies je het juiste HRIS voor je bedrijf

Je weet dat je een HRIS nodig hebt om je HR-team te helpen tijd te besparen, processen efficiënter te maken en te profiteren van waardevolle data-inzichten. Maar hoe bepaal je nou welke HRIS-software echt bij je past?

Er zijn talloze HRIS-opties op de markt, elk met hun eigen voor- en nadelen, en elk met een eigen doelgroep. Om je te helpen meteen de juiste keuze te maken, hebben we een complete gids opgesteld waarmee je de juiste HRIS-software vindt die je bedrijf nodig heeft.

Stap 1: bepaal/evalueer je behoeften

Je eerste stap is onderzoeken wat je wilt bereiken met je HRIS. Aan welke herhalende taken verspil je de meeste tijd? Welke processen wil je automatiseren? Welke soorten gegevens wil je beter ordenen, bijhouden en analyseren? 

Houd ook rekening met de grootte van je organisatie en je HR-team. Hoeveel medewerkers wil je kunnen helpen met je HRIS? Het beantwoorden van deze vragen is een kritieke eerste stap in je zoektocht naar een geschikt HRIS.

Stap 2: ga in gesprek met alle belanghebbenden

Het gebruik van nieuwe HR-software is van invloed op mensen overal in je organisatie, onder wie natuurlijk het hele HR-team, de IT-afdeling en managers. Neem de tijd om in gesprek te gaan met de mensen op wie je keuze invloed heeft, voordat je je selectie van SaaS HR-software terugbrengt tot een aantal opties. Laat ze uitspreken wat hun behoeften en zorgen zijn en houd daarmee rekening bij je keuze voor een HRIS.

Stap 3: bepaal je budget 

Nu ga je het budget voor je nieuwe HRIS bepalen. Dit kan een van de bepalende factoren zijn wanneer je verschillende HRIS-opties tegen elkaar afweegt. In deze fase kan het handig zijn te verduidelijken welke HRIS-functies echt niet mogen ontbreken en welke je eventueel achterwege kunt laten. 

Stap 4: praat met leveranciers

Nu je stap 1 t/m 3 hebt doorlopen, kun je in gesprek gaan met verschillende HRIS-leveranciers over hun oplossingen. Raadpleeg in deze fase zoveel mogelijk leveranciers, zodat je informatie kunt vergelijken. Stel elke leverancier de volgende vragen:

• Welke HRIS-functies biedt de oplossing?
• Welke veiligheidsmaatregelen biedt het HRIS?
• Hoe en waar worden gegevens opgeslagen?
• Hoe kan het HRIS worden geïntegreerd met je bestaande systemen?
• Is er technische ondersteuning beschikbaar?
• Wat zijn de totale kosten van het HRIS, inclusief opstartkosten, abonnementskosten, implementatiekosten en onderhoudskosten?
• Wat is het ROI van het HRIS?

Het kan handig zijn een tabel te maken waarin je de HRIS-opties naast elkaar zet en vergelijkt.

Stap 5: schrijf een RFP (Request for Proposal)

Zodra je onderzoek hebt gedaan en een duidelijk beeld hebt gekregen van wat je zoekt, kun je een Request for Proposal (RFP) opstellen. Maak een duidelijk overzicht van je vereisten en stuur dit naar leveranciers. Op basis van hun reacties kun je bepalen welke leverancier geschikte oplossingen biedt die voldoen aan je wensen. Zodra je van de leveranciers een reactie hebt ontvangen, kun je de topkandidaten vaststellen en een demo aanvragen.

Stap 6: neem deel aan demo’s  

Demo’s zijn een cruciale stap om je te helpen het juiste HR-platform te kiezen. Laat HR-medewerkers die met het HRIS gaan werken, deelnemen aan de demo, zodat zij ook hun mening kunnen geven. 

Probeer met een open blik deel te nemen aan de demo’s. Zelfs als je vanaf het begin de voorkeur had voor een optie, kun je er tijdens het gebruik van de software achter komen dat een andere oplossing beter bij je past. 

Stap 7: implementeer 

Zodra je de beste opties allemaal hebt geprobeerd, kun je beslissen welk HRIS je wilt implementeren. Stel een implementatietijdlijn op en ga met je leverancier in gesprek over de ondersteuning die je nodig hebt. Met de juiste communicatie en samenwerking zou de overstap naar je gloednieuwe HRIS soepel moeten verlopen.

Zo kies je een HRIS dat werkt voor jou

Met deze zeven stappen kan je organisatie een HRIS kiezen dat je helpt de productiviteit te verhogen, het overzicht te behouden en zelfs plezier te beleven tijdens het gebruik van de tool! Er zijn talloze producten op de markt en het kan een hele opgave zijn om een HRIS te kiezen. Daarom is het belangrijk om te kijken wat belangrijk is voor jou.