Pakketten vs. deeloplossingen: 4 aandachtspunten bij je keuze

HR-technologie is momenteel in volle opkomst. Daaraan is goed te zien hoe de scope en verantwoordelijkheden van HR-leiders zich voortdurend ontwikkelen. Als gevolg van de pandemie en de verschuiving naar remote en hybride werken is HR-tech belangrijker dan ooit. HR- en experience-platforms vervullen een behoefte door de band tussen collega’s te versterken en medewerkers actief te betrekken bij het bedrijf, zelfs als ze niet of nauwelijks op kantoor aanwezig zijn. 

Maar aan alle kansen die nieuwe technologie biedt, kunnen nadelen kleven. “Bedrijven besteden tegenwoordig veel geld aan HR-tools in een poging hun personeelsbestand te transformeren, de productiviteit te verhogen en de kwaliteit van talent, ontwikkeling, betrokkenheid en behoud te vergroten,” zegt HR Thought Leader Josh Bersin. “Maar dat begint tot chaos te leiden.” 

Bersin geeft aan dat een groot bedrijf nu gemiddeld 9,1 core-talentapplicaties heeft (ten opzichte van 7 in 2018). Met alle systemen die HR-teams tot hun beschikking hebben, van deeloplossingen voor betrokkenheid of urenformulieren tot complete pakketten die alles van prestatiebeoordelingen tot betrokkenheidsenquêtes omvatten, is het essentieel dat je naar de behoeften van je bedrijf en je medewerkers kijkt voordat je een oplossing kiest. 

Besteed in ieder geval aandacht aan de volgende vier punten voordat je kiest voor een deeloplossing of pakket. 

1. Wat is het probleem?

De HR-afdeling is verantwoordelijk voor alles van recruitment tot betrokkenheid en van payrolling tot compensatie. Dat zijn veel raderen in een systeem. Het is dan ook cruciaal dat alles overzichtelijk en gestroomlijnd blijft en dat de oplossing efficiënt omgaat met de tijd van het HR-team. Een pakketoplossing is het voor de hand liggende antwoord. De functies van een allesomvattend HR-platform zijn robuust genoeg voor alle fasen van de loopbaan van medewerkers en vormen een centrale hub voor het HR-team. Het mooie van pakketten is dat ze aanpasbaar zijn: HR-leiders kunnen de functies afstemmen op de manier waarop zij hun organisatie runnen. En kies je een platform met een robuuste marketplace voor integraties, dan is een pakket een oplossing die je alles kan bieden wat je nodig hebt. 

2. Wat is het investeringsrendement van een nieuwe tool?

Net als andere onderdelen van de tech stack van je bedrijf moet een nieuwe tool zijn waarde bewijzen. Het ROI voor een HR-afdeling kan verschillende vormen aannemen: van de tijd en het geld dat het HR-team ermee bespaart tot de verbetering van de betrokkenheid, het behoud of de tevredenheid van medewerkers. 

Bedenk hoe de tools die je implementeert, een positieve impact hebben op het leven van je medewerkers. “HR-software werd voorheen ontwikkeld voor HR-managers; tegenwoordig zijn medewerkers het uitgangspunt”, zegt Bersin. “Dat betekent dat als de software niet gebruiksvriendelijk of eenvoudig aanpasbaar is en niet kan worden ingepast in de dagelijkse gang van zaken, de tool niet veel gebruikt zal worden.” 

Een pakket garandeert een optimale acceptatie. In plaats van te moeten leren werken met verschillende systemen, hoeven je medewerkers maar aan één oplossing te wennen. Hoe meer tools je je medewerkers oplegt, hoe minder goed ze die tools echt leren kennen en optimaal gebruiken.

3. Wat is je budget en waar liggen je prioriteiten? 

Het aantal beschikbare deeloplossingen is oneindig: tools voor enquêtes en betrokkenheid, erkenningsplatforms, oplossingen voor prestatiebeoordelingen en meer.  De kosten van deze platforms kunnen snel oplopen en je hele budget in beslag nemen. Plan het budget en de prioriteiten van je afdeling en bekijk daarna welke tech-opties je echt nodig hebt en welke tools leuke aanvullingen zijn. Met de juiste integraties kan een pakket waarschijnlijk bijna alles doen wat jij belangrijk vindt. 

Deeloplossingen zijn ontwikkeld voor één specifiek probleem. Je HR-team moet dan dus meerdere oplossingen implementeren om alle behoeften af te dekken. Deze strategie kan leiden tot een nieuw probleem: heel veel systemen die afzonderlijk van elkaar goed werken, maar die geen gegevens kunnen uitwisselen. De uitdagingen die daardoor ontstaan, kunnen variëren van de administratieve nachtmerrie van het moeten invoeren van dezelfde gegevens in meerdere systemen tot grotere problemen, zoals gegevens die verspreid zijn over systemen, waardoor het lastig wordt bruikbare, nauwkeurige en praktische inzichten te verkrijgen. En hoe meer deeloplossingen je toevoegt, hoe complexer dit data-integratieprobleem wordt. 

4. Wat is je groeiplan?

Als je bedrijf van plan is te groeien, heb je een HR-platform nodig dat met je meegroeit. Een pakket vormt een centrale opslagplaats, zodat je gegevens toegankelijk, consistent en kloppend zijn. Dat vermindert moeilijkheden als je gaat opschalen of voorbereidingen treft voor due diligence. Als je meer medewerkers aanneemt, uitbreidt naar nieuwe markten of nieuwe manieren van werken gaat ondersteunen, heeft je HR-team een platform nodig dat het proces bevordert in plaats van hindert. Als je bijvoorbeeld nieuwe vestigingen opent in andere landen, moeten je systemen andere valuta’s, talen en wetten aankunnen. Een pakket helpt je door al je personeelsgegevens te centraliseren (één source of truth) en eenvoudig te wisselen tussen talen en valuta’s op basis van de instellingen die je kiest per vestiging. 

HR-tech is dit jaar belangrijker dan ooit

HR-leiders kunnen kiezen voor één productpakket of voor deeloplossingen die ze integreren om gegevens te delen tussen platforms. Als je HR-afdeling te maken heeft met specifieke uitdagingen, kan een deeloplossing het antwoord zijn. Tegenwoordig kun je platforms kopen die e-mails van medewerkers registreren, toppresteerders herkennen, AI-carrièrecoaching bieden en thuiswerkers met elkaar in contact brengen. Maar voor de meeste HR-afdelingen, die uiteenlopende producten en functies nodig hebben, is een pakket met de veelzijdigheid van een Zwitsers zakmes de beste oplossing.