Soorten HR-systemen

Voor HR-professionals die tijd willen besparen en waardevolle inzichten willen krijgen, kan het investeringsrendement op een HRIS enorm hoog kan zijn. Maar hoe weet je nou welk HR-platform echt bij je past? Niet elk type HRIS is geschikt voor elke HR-pro of organisatie. De juiste SaaS HR-software kiezen, is een belangrijke eerste stap op weg naar tijdbesparing en meer efficiëntie.

In deze gids vertellen we je alles over de verschillende soorten HR-platforms waaruit je kunt kiezen. We leggen uit wat elk platform uniek maakt, voor welke soorten organisaties en HR-teams we ze aanbevelen, en waarom. Lees snel verder. 

De 5 verschillende soorten HR-platforms

Er zijn een paar dingen die alle HR-platforms met elkaar gemeen hebben. Door automatisering, selfservice, gecentraliseerde databases en talentmanagement helpen ze HR-professionals bij hun werkzaamheden. Dat levert uiteindelijk ook voordeel op voor de organisatie. Daarnaast biedt elke soort HRIS verschillende functies. In dit overzicht beschrijven we de vijf soorten HR-platforms en de organisaties waarvoor elke soort het meest geschikt is.

Operationeel HRIS

Een operationeel HRIS verzamelt HR-data, zoals personeelsgegevens, functiedetails en informatie van performancebeoordelingen. Het voorziet HR-managers van de gegevens die ze nodig hebben voor bijvoorbeeld performancemanagement, promoties, werving en interne personeelswijzigingen. 

Een operationeel HRIS is geschikt voor diverse organisaties, omdat het helpt met de standaard HR-taken. Heb je het gevoel dat je HR-team te veel tijd besteedt aan herhalende taken of het doorspitten van ongeordende bestanden en spreadsheets op zoek naar personeelsgegevens, dan is een operationeel HRIS wellicht de juiste keuze.

Tactisch HRIS

Een tactisch HRIS richt zich op processen in verband met de inzet van resources. Denk aan werving, training, compensatie, vacatures enzovoort. Een dergelijk platform is een handige bron van informatie als je beslissingen moet nemen over bijvoorbeeld de toewijzing van resources, functieanalyses en ontwikkeling. Een tactisch HRIS geeft niet alleen inzicht in interne cijfers, maar biedt ook informatie over bijvoorbeeld vakbonden, concurrenten, overheidsvereisten enzovoort.

Het is vooral geschikt voor organisaties die ondersteuning willen bij besluitvorming op macroniveau over de inzet van resources, maar minder geschikt voor organisaties die hulp nodig hebben bij kleinere, dagelijkse taken. 

Strategisch HRIS

De naam zegt het al: een strategisch HRIS helpt bij strategische analyse en besluitvorming. Het helpt HR-professionals bij het stellen van doelen en het plannen van het toekomstige personeelsbestand. Een strategisch HRIS kan je inzicht geven in beschikbare arbeidskrachten en je helpen een gedegen planning te maken op basis van bijvoorbeeld marktinformatie en beschikbare budgetten.

Een dergelijk platform is vooral handig voor organisaties die strategisch willen groeien of uitbreiden. Wil je kunnen vertrouwen op concrete cijfers voor intelligente, strategische, datagestuurde beslissingen over de toekomst van je bedrijf, dan is een strategisch HRIS het overwegen waard.

Uitgebreid HRIS

Een uitgebreid HRIS is een combinatie van de bovenstaande soorten. Het omvat het hele HR-werkgebied, inclusief operationele, tactische en strategische zaken. Een dergelijk platform fungeert als een gestroomlijnde database voor snel inzicht in en beheer van verschillende HR-onderwerpen, zoals:

• Informatie van medewerkers
• HR-bestanden
• Vacatures
• Details over werving
• Functieanalyse en -inrichting
• Veiligheidsrichtlijnen voor medewerkers
• Overzicht van vaardigheden
• Compensatie en arbeidsvoorwaarden
• Training en ontwikkeling
• Performancemanagement

Een uitgebreid HRIS fungeert als onestopshop voor het opslaan en weergeven van de informatie die nodig is voor vrijwel alle HR-taken. Een uitgebreid HRIS is wellicht iets duurder en kan meer training en resources vereisen, maar het kan ook veel waardevolle functies bieden die uiteindelijk compleet veranderen hoe een HR-afdeling werkt.

Beperkt HRIS

In tegenstelling tot een uitgebreid HRIS heeft een beperkt HRIS slechts één functie. Het platform is niet per definitie ontwikkeld voor strategische planning of management. In plaats daarvan zijn de mogelijkheden concreter en gedetailleerder. 

De exacte functie van elk beperkt HRIS verschilt per platform. Er zijn bijvoorbeeld HRIS-platforms specifiek voor medewerkerstraining of voor het beheer van arbeidsvoorwaarden. 

Een beperkt HRIS is doorgaans meer geschikt voor kleinere bedrijven; het is vaak goedkoop, gebruiksvriendelijk en door één HR-manager te gebruiken. 

Welk HRIS past bij jouw organisatie?

Om te bepalen welk HRIS het beste bij je past, moet je eerst een goed beeld hebben van de doelen van je organisatie, van de vlakken waarop je HR-team ondersteuning nodig heeft, en van het rendement dat je kunt verwachten van je investering. Zodra je weet waaraan behoefte is, kun je bepalen welk soort HRIS daarbij past.