Skroutz is de grootste online marktplaats in Griekenland, met 560 medewerkers op het hoofdkantoor in Athene. Het bedrijf begon als prijsvergelijker, met 120 medewerkers en een HR-afdeling bestaande uit één persoon. Maar in de afgelopen jaren is Skroutz een andere koers gaan varen, en omdat iedereen tijdens de COVID-19-pandemie online ging shoppen, groeide het bedrijf aanzienlijk en verdubbelde het aantal medewerkers. Inmiddels heeft Skroutz zeven HR-professionals die zich bezighouden met talentwerving, personeelszaken, en prestaties en ontwikkeling. Door de groei van het bedrijf nam de werkdruk voor HR toe en ging het team op zoek naar een manier om handmatige taken te automatiseren. Bovendien wilde HR verschillende processen upgraden: ze wilden onder andere gaan werken met 360-graden performance reviews en het compensatiebeheer stroomlijnen. Dat was niet mogelijk met hun bestaande HR-systeem. Skroutz bekeek verschillende HR-platforms en maakte uiteindelijk kennis met Bob. Het bleek een match made in heaven.
Handmatige compensatiebeoordelingen waren geen optie meer
Al toen Skroutz nog maar 200 medewerkers had, was de halfjaarlijkse compensatiebeoordeling een complex en tijdrovend proces. Per cyclus maakte het HR-team 10 Google-spreadsheets: één voor elke afdeling, met daarin elke medewerker, diens begindatum, huidige salaris, laatste loonsverhoging en salarisschaal. Vervolgens werd deze informatie gedeeld met de afdelingshoofden van het bedrijf. De spreadsheets werden gebruikt als uitgangspunt voor salarisbeoordelingen en daarna volgden Slack-chats, e-mails en vergaderingen met HR om salarisvoorstellen te bespreken. Zodra er definitief was besloten welke medewerkers een salarisverhoging zouden krijgen, verzamelde HR deze informatie op weer een nieuwe spreadsheet, die naar Payroll werd gestuurd. Het proces was traag en complex. Soms raakte informatie kwijt omdat er geen centrale plek was waar alle belanghebbenden met elkaar konden communiceren. Het was duidelijk dat het groeiende bedrijf een betere oplossing nodig had.
Compensatiebeheer stroomlijnen in Bob
Skroutz voert de compensatiebeoordelingscycli nu uit met Bob. In plaats van Google-spreadsheets, e-mails en Slack-berichten verwerkt het bedrijf nu alle informatie over salarisbeoordelingen in Bob: het huidige salaris, de laatste salarisverhoging, aanbevelingen, nieuwe salarisberekeningen en budgetten. Alle belanghebbenden, van HR tot afdelingshoofden en van Finance tot Payroll, worden automatisch en voortdurend op de hoogte gehouden. De module voor compensatiebeheer van Bob biedt ook ruimte voor opmerkingen. Als een medewerker bijvoorbeeld nu niet in aanmerking komt voor een salarisverhoging, maar wel tijdens de volgende ronde, wordt dat genoteerd en kan die informatie eenvoudig worden ingezien tijdens de volgende cyclus. Dankzij het compensatiebeheer in Bob bespaart het HR-team dagen werk en verloopt het proces soepeler en onpartijdig voor alle betrokkenen.
Prestatiebeheer verbeteren
Skroutz zocht een oplossing waarmee het bedrijf het proces voor prestatiebeheer kon upgraden. Ze wilden 360-graden performance reviews maken, met feedback uit alle richtingen: beoordelingen door de medewerkers zelf en door managers, collega’s en ondergeschikten.
360-graden performance reviews maken in Bob
Tegenwoordig voert Skroutz drie keer per jaar een prestatiebeheersprint uit met Bob. De eerste cyclus start in september met een gesprek over doelstellingen en loopbaanontwikkeling. In januari volgt een performance review waarbij de doelen worden geëvalueerd en de voortgang wordt gemeten. In juni vindt de daadwerkelijke 360-graden performance review plaats, waarbij de voortgang van medewerkers in het afgelopen jaar in detail wordt beoordeeld en groeikansen worden aangereikt. Er wordt ook een doorlopend kader voor prestatiebeheer gebruikt, waarbij medewerkers en hun managers regelmatig samenkomen om doelen te bespreken en feedback uit te wisselen. Dat proces werd nog belangrijker tijdens de coronapandemie, toen veel medewerkers vanuit huis werkten.
Dankzij Bob verloopt het prestatiebeheer bij Skroutz nu veel efficiënter, omdat alle informatie over performance reviews zich op één plek bevindt en eenvoudig kan worden ingezien.
Onboarding van medewerkers automatiseren
Naarmate Skroutz groeide, moest het HR-team zich meer gaan bezighouden met het aannemen en onboarden van nieuwe medewerkers. Het bedrijf zocht een manier om het onboardingproces te verbeteren, sneller en efficiënter te laten verlopen, en bovendien papiervrij te maken.
Skroutz gebruikte Workable als recruitmentsysteem, en zocht eigenlijk een HR-platform dat daarmee kon worden geïntegreerd en dat kon helpen het proces te stroomlijnen. Ook wilden ze hun e-mailsysteem voor het preboardingproces vervangen, want de berichten waren lastig te volgen en er waren potentiële beveiligingsproblemen.
Efficiënter werken met de Workable-integratie van Bob
De HR-medewerkers van Skroutz zijn enthousiast over de integratie van Bob met Workable. Telkens wanneer ze een nieuwe medewerker aannemen, wordt automatisch het onboardingproces gestart: alle gegevens van de nieuwe medewerker worden van Workable overgedragen naar Bob, waarna het pre-boardingproces begint.
HR hoeft geen talloze e-mails meer heen en weer te sturen, maar gebruikt nu geautomatiseerde takenlijsten. Nieuwe medewerkers wordt gevraagd om alle papierwerk, zoals bankgegevens, identiteitsbewijs en belastingformulieren, rechtstreeks naar Bob te uploaden en de pre-boardingtaken af te ronden voordat ze aan hun eerste werkdag beginnen. Bovendien ontvangen nieuwe medewerkers automatisch een enquête over de sollicitatieprocedure. Zo verzamelt HR waardevolle feedback over het wervingsproces.
Er zijn ook takenlijsten ingesteld voor verschillende betrokkenen binnen het bedrijf, zodat nieuwe medewerkers meteen over alle benodigde zaken beschikken en zich welkom voelen in hun nieuwe omgeving. Met de onboardingprocessen van Bob kan HR ervoor zorgen dat er geen enkel detail meer over het hoofd wordt gezien en dat alle gevoelige informatie centraal en veilig wordt opgeslagen.
Hoofdpunten
- Skroutz bespaart een week aan HR-taken door hun compensatiebeoordelingscycli uit te voeren in Bob, waarbij alle betrokkenen, van HR tot afdelingshoofden en van Finance tot Payroll, automatisch en voortdurend op de hoogte worden gehouden.
- Dankzij Bob kan Skroutz nu 360-graden performance reviews maken, met beoordelingen door de medewerkers zelf en door hun collega’s, managers en ondergeschikten.
- Skroutz is zeer te spreken over Bobs integratie met Workable. Dankzij deze integratie besparen ze veel tijd bij het aannemen van nieuwe medewerkers.
- Skroutz gebruikt de geautomatiseerde takenlijsten van Bob tijdens het onboarden van nieuwe medewerkers, voor een efficiënter proces waarbij geen enkel detail over het hoofd wordt gezien.
