BigID is een data intelligence-bedrijf met het hoofdkantoor in New York en kantoren in Austin (VS), Londen en Tel Aviv. Naast de fysieke vestigingen heeft het bedrijf externe medewerkers in Australië, België, Brazilië, Frankrijk, India, Singapore, Zwitserland en op verschillende locaties in de VS. Er zijn plannen om het aantal locaties verder uit te breiden. BigID is in de afgelopen drie jaar exponentieel gegroeid: het personeelsbestand steeg van 80 naar 400 mensen. Aan die groei lijkt voorlopig geen eind te komen. Als kleine onderneming gebruikte BigID spreadsheets en handmatige HR-processen, maar door de schaalvergroting voldeed die werkwijze niet meer. Het bedrijf wilde een krachtig HR-platform om de dagelijkse processen te automatiseren, actuele medewerkersinzichten te krijgen en de KPI's van medewerkers te meten. De implementatie van Bob bleek een gouden greep.
Een centrale plek voor personeelsgegevens
BigID gaat zorgvuldig om met gegevens. Het bedrijf had een HRIS nodig dat actuele informatie kon verschaffen over KPI’s als aantal medewerkers, personeelsverloop, salarissen, en diversiteit en inclusie. Ook was er behoefte aan analyse van toppresteerders en medewerkers die dreigden uit te vallen. Het HR-team had deze gegevens nodig voor rapportage aan de CFO/COO, maar ook om de huidige situatie te analyseren, vooruit te plannen en verbeterpunten vast te stellen.
KPI’s bewaken
Om KPI’s van medewerkers te kunnen meten, heb je accurate gegevens nodig. Het HR-team van BigID heeft strikte regels voor de toegang tot gegevens in Bob. Er wordt zelfs elke twee weken een audit uitgevoerd om de integriteit te waarborgen.
Het HR-team gebruikt de analysefuncties van Bob om KPI-dashboards over de bedrijfsgroei en de retentie te bekijken. Daarbij wordt in detail gekeken naar het personeelsverloop per afdeling, vestiging, manager en dienstverband voor een beter inzicht. Bovendien wordt de diversiteit onder de medewerkers nauwkeurig bewaakt. Het personeelsbestand bestaat voornamelijk uit mannen, maar het percentage vrouwen is in drie jaar gestegen van 15% naar 25%. BigID zet zich actief in voor een etnisch divers personeelsbestand in de vestigingen.
Voor de personeelsgegevens van Bob worden verschillende meetwaarden en visuele indelingen gebruikt om het HR-team van BigID daarbij te helpen. De indicator voor personeelsverloop genereert een risico-score om het team te informeren over medewerkers bij wie het risico van vertrek mogelijk hoog is. Dankzij deze informatie kan het HR-team actie ondernemen om mensen te behouden.
Daarnaast gebruikt het team de prestatiemapping van Bob. Daarmee maken ze een 9-vaksraster om de prestatiebeoordelingen van hun medewerkers te volgen. De prestatiemapping van Bob vergelijkt een medewerker met twee gewenste criteria uit de prestatiebeoordeling en geeft een visueel beeld van waar de medewerker staat. Daarmee kan het team uitmuntende medewerkers aanwijzen voor promotie en behoud. De CEO vraagt al jaren om zo’n 9-vaksraster en het handmatig opstellen daarvan nam uren in beslag. Nu wordt het raster automatisch gegenereerd in Bob.
Dankzij deze tools beschikt het HR-team over waardevolle gegevens over hun mensen en wordt het team gewaarschuwd in geval van potentiële problemen waarvan ze op de hoogte moeten zijn.
De employee experience verbeteren
Het HR-team van BigID zet zich in voor een positieve werkomgeving voor hun mensen. Voordat ze Bob implementeerden, hielden ze via Google Formulieren verschillende enquêtes om feedback van medewerkers te verzamelen. Maar het uitpluizen van de antwoorden was een tijdrovende taak. Ze wilden een positieve bedrijfscultuur ontwikkelen waarin medewerkers echt worden gehoord en die een optimale employee experience biedt.
Betrokkenheid, erkenning en samenwerking bevorderen
Bob biedt BigID de tools om een betere werkomgeving te creëren. De enquêtes van Bob geven HR waardevolle feedback van medewerkers over een breed scala aan onderwerpen. Ze ontwikkelen algemene enquêtes voor het hele bedrijf, maar ook enquêtes gericht op kleinere groepen, zoals een vestiging, een afdeling of een specifieke groep medewerkers.
Het HR-team gebruikt twee keer per jaar de enquêtesjablonen van Bob om de tevredenheid in het hele bedrijf te meten en te bepalen wat werkt en wat moet worden verbeterd. Uit een van deze enquêtes bleek dat mensen meer doorgroeimogelijkheden in hun loopbaan wilden. Daarop introduceerde het HR-team LinkedIn Learning-trainingen. Toen het team zag dat mensen moeite hadden met de werk-privébalans, kregen de medewerkers flexibele werktijden aangeboden en de optie om deels thuis te werken.
Soms gebruikt het HR-team een snelle enquête voor specifieke groepen mensen om feedback te verzamelen over verschillende projecten en initiatieven. Toen het bedrijf bijvoorbeeld een nieuw kantoor wilde openen, konden medewerkers uit die omgeving aangeven wat volgens hen de beste locatie voor het kantoor was en hoeveel dagen per week ze van plan waren daar te gaan werken.
Het HR-team gebruikt ook enquêtes als onderdeel van hun erkenningsprogramma. Elk kwartaal wordt er een enquête gehouden waarin medewerkers drie collega’s mogen nomineren die op het werk een positieve bijdrage hebben geleverd. De vijf medewerkers met de meeste nominaties krijgen een genereuze beloning en erkenning tijdens personeelsbijeenkomsten.
BigID zet zich in voor erkenning en betrokkenheid. Als snelgroeiend bedrijf met mensen uit verschillende landen over heel de wereld, zocht BigID een manier om alle medewerkers samen te brengen. De homepagina van Bob voldoet aan die wens en biedt een forum waar het bedrijf berichten kan plaatsen en medewerkers met elkaar kunnen samenwerken. Het HR-team kondigt elke nieuwe medewerker aan met een foto en een biografie. Medewerkers reageren met welkomstberichten en emoji’s. De mensen van BigID plaatsen ook updates en waarderingen voor het harde werk en de prestaties van hun collega’s. Elk bericht op de homepagina van Bob wordt ook via e-mail en via de Slack-integratie naar de medewerkers gecommuniceerd. Zo wordt elke medewerker bereikt via diens gewenste communicatiekanaal.
Bob biedt BidID alle tools die het bedrijf nodig heeft om een betere werkomgeving te creëren voor zijn medewerkers. Het is een omgeving waar diversiteit wordt omarmd, waar in de behoeften van mensen wordt voorzien, en waar medewerkers betrokken zijn en erkenning krijgen voor hun harde werk en inzet.
Belangrijkste conclusies:
- BigID gebruikt de analysefuncties van Bob voor dashboards met een breed scala aan KPI’s, zoals bedrijfsgroei, retentie en uitval, en DE&I.
- De prestatiemapping van Bob genereert automatisch een 9-vaksraster van uitmuntende medewerkers, wat het HR-team veel tijdwinst oplevert.
- Het HR-team van BigID houdt regelmatig enquêtes om waardevolle feedback over tal van onderwerpen te verzamelen.
- De homepagina van Bob biedt een centrale plaats voor algemene berichten, onmisbaar voor BigID als wereldwijd bedrijf met veel medewerkers die op afstand werken.
- De mensen van BigID plaatsen regelmatig waarderingen en updates met betrekking tot prestaties, en hun collega’s reageren met opmerkingen en emoji’s, waardoor een cultuur van waardering en samenwerking ontstaat.
