Wat is een applicant tracking system (ATS)?

Een applicant tracking system (ATS) is een softwaretoepassing die het recruitmentproces vereenvoudigt voor HR-professionals.

Het wordt ook wel software voor het bijhouden van sollicitanten, een talent management system (TMS, talentbeheersysteem) of candidate management system (CMS, kandidaatbeheersysteem) genoemd. Waar staat ATS vooral om bekend? ATS’en worden vaak gezien als systemen voor het opslaan van cv’s. Maar bij optimaal gebruik fungeert een ATS eerder als een copiloot voor recruitment. Laten we eens kijken naar de vele mogelijkheden van ATS’en:

Kandidaten vinden
Sollicitanten screenen
Sollicitanten beheren en bijhouden gedurende het recruitmenttraject
Sollicitatiegesprekken plannen
Geautomatiseerde, aangepaste e-mails verzenden
Papierwerk voor nieuwe medewerkers organiseren
Informatie over sollicitanten opslaan in een centrale database
Waardevolle managementinformatie (MI) produceren

Dit is een algemeen overzicht, dat eigenlijk veel te weinig zegt. Want met veel ATS’en kun je bijvoorbeeld niet alleen simpelweg sollicitatiegesprekken plannen, maar ook samenwerken binnen je hele bedrijf en zo mensen in je hele organisatie helpen bij te dragen aan het vinden en screenen van kandidaten en eenvoudig besluiten te nemen.

Je kunt een ATS kiezen waarmee je een database van kandidaten kunt samenstellen, afkomstig uit open sollicitaties of niet-succesvolle sollicitaties voor andere functies (dit wordt ook wel een talentdatabase genoemd).

Met sommige ATS’en kun je kandidaten filteren op trefwoorden, zodat je gegevens krijgt van mensen met ervaring in een bepaald gebied. ATS’en met cv-analysefuncties kunnen belangrijke aspecten uit cv’s extraheren om te vergelijken, zoals specifieke arbeidsgeschiedenis, kwalificaties of vaardigheden.

Ze kunnen zelfs informatie uit verschillende pijplijnen halen en opties uit referrals door medewerkers, vacaturebanken, sociale media en meer met elkaar combineren.

<< Bekijk onze uitgebreide checklist met ATS-functies >>

Een ATS kan fungeren als één centrale locatie voor alles wat met recruitment te maken heeft. Een dashboard voor je kandidatenpijplijn. Een communicatiekanaal dat medewerkers en collega’s inspireert die betrokken zijn bij het proces. Maar ook een analysetool waarmee je recruitmentbudgetten en -bronnen optimaal benut.

Met dit alles in het achterhoofd is het niet verrassend dat 67 procent van HR-leiders in het Verenigd Koninkrijk een ATS-achtig systeem gebruikt in hun recruitment.

Hoe ATS’en werken

Laten we eens kijken naar de rol die een ATS kan spelen in een allesomvattend HR-recruitmentproces.

Het vinden van kandidaten

Iemand in je bedrijf dient waarschijnlijk een aanvraagformulier voor een functie in met daarin de functietitel, de benodigde vaardigheden en ervaring, en andere belangrijke elementen. Het ATS maakt aan de hand van deze informatie een profiel aan van de ideale kandidaat.

Sommige ATS’en kunnen vervolgens AI gebruiken om eenvoudige vacatures te maken die kunnen worden gepubliceerd op interne en externe vacaturebanken. Wanneer de sollicitaties binnenkomen, sorteren en ordenen sommige ATS’en de sollicitanten ten opzichte van het profiel van de ideale kandidaat.

Sollicitatiegesprekken met kandidaten

In een ATS werken collega’s samen om potentiële en favoriete kandidaten aan te wijzen en een shortlist (of longlist) te maken om de geselecteerde kandidaten uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek.

Sommige ATS’en kunnen ook de communicatie afhandelen: vooraf gemaakte e-mailuitnodigingen voor sollicitatiegesprekken, anderen laten weten dat ze niet door zijn naar de volgende ronde of zelfs kandidaten wijzen op enquêtes over de ervaring, om de processen te verbeteren.

Naarmate kandidaten zich door de stadia begeven, kan een ATS het contact met ze warm houden, dat wil zeggen ze regelmatig een update sturen over het proces, samen met nieuws over je bedrijf of zelfs tips voor sollicitatiegesprekken, zodat ze zich van hun beste kant kunnen laten zien.

Dankzij een ATS kunnen collega’s nauwer samenwerken. Veel ATS’en beschikken over functies waarmee collega’s van gedachten kunnen wisselen over hoe sollicitatiegesprekken gingen en notities kunnen toevoegen met redenen om verder te gaan met bepaalde kandidaten. Dit alles helpt managers om de kandidatenpool sneller te beoordelen en weloverwogen keuzes te maken.

Kandidaten werven

ATS’en met communicatiekenmerken sturen natuurlijk moeiteloos een gepersonaliseerde e-mail op basis van een vooraf opgestelde sjabloon naar de gelukkige kandidaat, met je felicitaties en een aanbod voor de functie. Je kunt ook e-mails opstellen om andere kandidaten (hopelijk) vriendelijk af te wijzen.

Sommige systemen kunnen zo worden ingesteld dat ze vervolgens het eerste deel van de onboarding regelen, bij acceptatie van het aanbod een contract opstellen en overige informatie over de aanwerving en nuttige materialen doorsturen.

De eerste werkdag van de kandidaten en daarna

Hoewel sommige ATS’en stoppen bij het werven (of zelfs nog eerder), bieden de beste een volledige integratie van het dienstverband van de medewerker. Zo kun je er bijvoorbeeld eenvoudiger voor zorgen dat de toon en visuele stijl van de e-mails die kandidaten tijdens het wervingsproces ontvangen, overeenkomen met die op hun eerste werkdag en daarna.

Waarom zou ik een ATS moeten gebruiken?

Een ATS kan je tijd en geld besparen. Denk om te beginnen eens aan hoeveel tijd het kost om handmatig alle cv’s door te nemen van sollicitanten die duidelijk niet geschikt zijn voor de functie waarop ze solliciteren.

Maar in bredere zin handelt een ATS een reeks routinematige administratietaken af die anders zouden moeten worden gedaan door je HR-team.

Het filtert je kandidaten

Zoals gezegd, kan bepaalde ATS-software het zware werk van het filteren van sollicitaties op zich nemen. Dat is geen kleinigheid. Wat ooit een arbeidsintensief proces was, dat vóór het digitale tijdperk via de ouderwetse post verliep, kan nu binnen een paar seconden worden gedaan op een vacaturebank (en al helemaal dankzij de functie ‘Eenvoudig solliciteren’ van LinkedIn, die nuttig is voor leidinggevenden met weinig tijd, maar ook duizenden cv’s kan opleveren voor andere functies).

Het geautomatiseerde systeem van een ATS kan het selectieproces vereenvoudigen en versnellen. Bovendien kan het, wanneer er iemand solliciteert op een functie, het cv en relevante informatie over de sollicitant opslaan in een gestandaardiseerd formaat. Hierdoor kun jij op trefwoorden zoeken om in te zoomen op sollicitanten die aansluiten op wat jij nodig hebt.

Het volgt en selecteert kandidaten

Naarmate kandidaten het wervingsproces doorlopen, beweegt hun informatie met ze mee. Het recruitmentteam kan opmerkingen toevoegen, zodat iedereen kan zien hoe kandidaten het hebben gedaan in eerdere sollicitatiegesprekken en hoe ze hebben gescoord in tests.

Meestal kun je met het systeem voorkeurskandidaten aangeven en heb je de mogelijkheid om een contract te verzenden naar de winnende kandidaat. Vervolgens kan het systeem de kandidaten doorzetten naar een breder HCM-platform of overdragen aan een afzonderlijk onboarding-programma.

Het verbetert kandidaatbetrokkenheid

Bij wervingsprocessen komt vaak veel communicatie kijken: van de eerste e-mail om de ontvangst van de sollicitatie te bevestigen, via het plannen en verplaatsen van sollicitatiegesprekken tot, in het ideale geval, het uiteindelijke aanbod. Veel kandidaten verliezen de moed als ze niet snel antwoord krijgen of als ze het gevoel krijgen dat ze alleen maar een nummer zijn in een grote groep kandidaten.

Sommige ATS’en geven kandidaten de mogelijkheid om zelf een sollicitatiegesprek te plannen, waarbij ze kunnen kiezen uit verschillende dagen en tijdstippen. Bovendien kun jij met een ATS dat bewerkbare e-mailsjablonen in de branding van jouw bedrijf mogelijk maakt, de belangrijkste boodschappen en persoonlijkheid van jou als werkgever versterken.

Het zorgt ervoor dat je informatie over kandidaten binnen handbereik hebt

Een ATS centraliseert alle informatie die je over kandidaten hebt, zodat je mensen eenvoudig bij gegevens over mogelijke nieuwe aanwervingen kunnen.

Dat gaat verder dan alleen het recruitmentproces. Sommige systemen geven in de communicatie met kandidaten die niet worden aangenomen toestemmingsvakjes weer waarmee de werkgever de gegevens van de sollicitant kan bewaren. Op deze manier wordt het HR-team gewaarschuwd wanneer er een andere functie beschikbaar komt die past bij het profiel van de kandidaat, zodat er misschien iemand kan worden aangeworven zonder dat er een vacature hoeft te worden gepubliceerd.

Het versnelt interne recruitmentactiviteiten

We weten allemaal dat de doorlooptijd voor het aanwerven van nieuwe medewerkers sterk kan variëren. Maar interne administratie en overleg hoeven hier niet meer aan bij te dragen.

Een ATS kan actieve functies met één muisklik op verschillende platforms plaatsen. Vervolgens kan het je helpen snel de juiste kandidaten te vinden voor de eerste selectie en de sollicitatiegesprekken efficiënt te laten verlopen.

Een ATS geeft het wervingsteam ook een platform om samen naar een beslissing toe te werken en kan de aanbod- en contractfase versnellen. Dit helpt allemaal om de gemiddelde wervingstijd te verkorten, en dat is van enorm belang, aangezien uit onderzoek blijkt dat de beste kandidaten voor functies gemiddeld maar tien dagen beschikbaar zijn!

Het analyseert wervingsprocessen voor je

Alle statistieken en cijfers over je recruitmentactiviteiten kunnen, in de juiste handen, zeer krachtige tools zijn. Daarom zijn sommige ATS-platforms uitgerust met een groot aantal rapportageopties, bijvoorbeeld om te focussen op het type personen dat op je functies solliciteert (zodat je doelgerichter te werk kunt gaan) of om je eigen wervingstrends samen te vatten.

Je zou ook de diversiteit kunnen beoordelen van de mensen die je aanwerft en die van de sollicitanten, zodat je langetermijnplannen kunt opstellen om je personeelsbestand diverser te maken. Al deze informatie kan worden gesynchroniseerd met andere programma’s afgezet tegen de gegevens van de rest van een uitgebreid allesomvattend HRM-platform.

Het houdt je gegevens veilig en voldoet aan de AVG

Een laatste, maar zeker niet minder belangrijke, factor om rekening mee te houden, is gegevensbeveiliging. Er zijn werkzoekenden die in een uurtje tijd zo tien sollicitaties doen. Anderen zijn misschien selectiever in de gegevens die ze met je delen. Hoewel het in alle gevallen voor kandidaten moeilijk is om te zien of te begrijpen hoe veilig je systemen zijn, is het van vitaal belang dat je je houdt aan de best practice-normen van de AVG en dat je op zijn minst een beeld schetst aan gebruikers dat het gebruik van je sollicitatieproces veilig is.

Een ATS in de cloud houdt jouw gegevens en die van kandidaten veilig en biedt kandidaten een professionele gebruikerservaring die het vertrouwen bevordert.

<< Download nu onze checklist voor aanwervingen >>

Hoe nauwkeurig zijn ATS’en?

Hét probleem dat sommige werkgevers hebben met ATS’en, is filteren. Een ATS kan veel sneller dan welk HR-team dan ook duizenden cv’s doornemen. Maar dat doet het door te zoeken naar trefwoorden en termen, in tegenstelling tot een mens die cv’s doorleest en kandidaten beoordeelt op basis van hun totaalplaatje aan vaardigheden, ervaring en kwalificaties.

Dit betekent dat een ATS goede kandidaten over het hoofd kan zien als hun cv niet voldoet aan de criteria waarnaar het zoekt. Dit gebeurt volgens 88 procent van de werkgevers regelmatig en het kan zelfs oplopen tot 94 procent als het gaat om functies in het middenkader.

Een mogelijke oplossing is om het ATS te vragen te zoeken naar een groot aantal termen met betrekking tot de vereisten van een functie, om zo alle geschikte kandidaten te vinden.

Een andere optie is om een ATS te kiezen waarmee in de sollicitatieformulieren meerkeuzevragen kunnen worden gebruikt om kandidaten te filteren, bijvoorbeeld door te vragen naar kennis van bepaalde systemen, managementervaring of het aantal jaar ervaring (als dat wettelijk is toegestaan).

Vervolgens kan het wervingsteam de vooraf gefilterde cv’s doornemen van de kandidaten die voldoen aan je belangrijkste criteria. Dit is nog steeds de beste en meest effectieve manier om te voorkomen dat goede kandidaten over het hoofd worden gezien.

Het is uiteindelijk niet mogelijk om de menselijke inbreng in dit proces te vervangen en dat is iets om in het achterhoofd te houden als je een ATS gebruikt om cv’s te filteren.

Strategieën voor een naadloze integratie van ATS in HR

Er zijn honderden ATS-softwareoplossingen op de markt, dus het kan een hele uitdaging zijn om het juiste ATS voor jouw bedrijf te kiezen. Er zijn een aantal gratis opties beschikbaar met basisfuncties. Maar daarbij kun je je na een tijdje beperkt voelen als je merkt dat je extra, betaalde kenmerken nodig hebt.

Daarom is het een goed idee om eerst vast te stellen welke kenmerken je bedrijf echt nodig heeft.

Hierin zullen de pijnpunten van je wervingsteam een grote rol spelen, bijvoorbeeld het niet kunnen gebruiken van verschillende talen om te kunnen werven in verschillende regio’s, of de onmogelijkheid om het systeem te koppelen met andere systemen, zoals antecedentenonderzoeken van de overheid of particuliere drugscontroles.

Als consistente of correcte communicatie een probleem is, kies dan voor een ATS waarmee eenvoudig e-mails en formulieren kunnen worden gemaakt en bewerkt, idealiter met de flexibiliteit om je eigen branding toe te passen om je communicatie te laten opvallen.

Wanneer de zoekopdracht eenmaal is verfijnd, krijgen HR-leiders over het algemeen de beste resultaten uit een ATS door de volgende stappen uit te voeren:

Stap 1: de rest het HR-team op de hoogte brengen. Laat al je HR-medewerkers weten dat jullie op zoek zijn naar een nieuw ATS en geef ze de mogelijkheid om vragen te stellen en suggesties te doen over de tools en kenmerken die ze nodig hebben en over de mogelijke implementatie van het systeem.

Stap 2: overleggen met de ATS-leverancier(s). Organiseer een eerste bijeenkomst van je HR-leiders en mogelijke ATS-leveranciers. Tijdens dit gesprek moet de leverancier een overzicht geven van het verloop van de systeemimplementatie en zich een gedetailleerd beeld vormen van wat je bedrijf nodig heeft en welke zorgen er mogelijk bestaan.

Stap 3: het ATS opzetten. In dit stadium moet de leverancier in overleg met je HR-leiders het systeem opzetten en integreren in het bedrijf. Ook moet de leverancier vragen stellen aan en overleggen met je team als er zich problemen voordoen.

Stap 4: het systeem testen. Het is het beste als het systeem wordt getest door je HR-medewerkers, zodat ze eventuele problemen kunnen aankaarten en feedback kunnen geven.

Stap 5: het HR-team trainen. HR-leiders kunnen trainingssessies organiseren om de rest van het HR-team de ins en outs van het ATS bij te brengen. De integratie van een ATS is een grote verandering, dus houd er rekening mee dat het even kan duren voor je team vertrouwd is met de nieuwe software.

Hoewel HR-medewerkers tijd nodig kunnen hebben om te leren werken met het ATS, zal het ze uiteindelijk tijd besparen, en je bedrijf geld.

Hoe kan een goed geïmplementeerd ATS de bedrijfscultuur verbeteren?

Met een effectief ATS kunnen je HR-medewerkers zich concentreren op het cultiveren van een stimulerende bedrijfscultuur.

Doordat het ATS veel van de repetitieve, saaie taken die bij het wervingsproces horen op zich neemt, hebben HR-managers en -teams de vrijheid zich te focussen op datgene wat het machinale ATS niet kan: sollicitatiegesprekken voeren, kandidaten beoordelen en beslissen wie het best bij de bedrijfscultuur past.

Wanneer een ATS zorgt voor een uitzonderlijke ervaring voor kandidaten, worden daarmee bovendien de cultuur van je bedrijf benadrukt en nieuwe medewerkers klaargestoomd voor succes, van de werving tot de onboarding en daarna.

Wat is de volgende stap voor ATS’en?

ATS-software is al alomtegenwoordig. 97 procent van de Fortune 500-bedrijven maakt er al gebruik van en 35 procent van de kleine organisaties vertrouwt op recruitmentsoftware.

Ontwikkelingen op de zeer korte termijn zullen waarschijnlijk gefocust zijn op het nog naadlozer maken van de ervaring voor wervingsteams en kandidaten. Verbeteringen in de gebruikersinterface, slimmer gebruik van de informatie in cv’s en meer kenmerken rond het plannen en beheren van sollicitatiegesprekken staan hoog op de agenda van ATS-leveranciers.

En dan zijn er nog de mogelijkheden van AI om de kandidaatervaring te verrijken. Je chatbot kan niet alleen op een menselijke, boeiende manier vragen over een functie beantwoorden, maar sollicitanten ook inspireren over de missie, het ethos en de werkomgeving van je bedrijf.

Maar waar iedereen aan denkt, is het effect van AI op de impact, de effectiviteit en het rendement van een ATS. Velen maken al gebruik van AI om profielen op te stellen en sollicitanten te screenen. De volgende logische stap is om AI op sociale platforms te laten zoeken naar potentiële kandidaten die interesse tonen in relevante functies; passieve kandidaten die misschien langer bij je bedrijf blijven.

De vraag is alleen of deze vooruitgangen niet het risico met zich meebrengen dat er vooringenomenheid ontstaat bij het aanwerven van personeel. Komt er niet te veel verantwoordelijkheid te liggen bij wat uiteindelijk door mensen aangestuurde parameters en opdrachten blijven? Zelfs nu de technologie nog in de kinderschoenen staat, is er al een aantal rechtszaken geweest over dit onderwerp.

Veelgestelde vragen over ATS

Welke rol speelt ATS in recruitment?

Een ATS (applicant tracking system, oftewel een systeem voor het bijhouden van sollicitanten) is een digitale recruitmenttoepassing die wordt gebruikt door bedrijven, HR-afdelingen en wervingsteams.

Een ATS verwerkt en ondersteunt een groot aantal wervingsactiviteiten, zoals het publiceren van vacatures op vacaturebanken, het verzamelen en filteren van sollicitaties, het filteren van cv’s, het screenen van kandidaten en het plannen van sollicitatiegesprekken. Het helpt het wervingsteam ook samen te werken.

Hebben HR-teams veel training nodig om een ATS te gebruiken?

Een goed ATS werkt intuïtief. De systemen houden over het algemeen hetzelfde kandidaattraject aan dat de meeste HR-medewerkers al jaren hanteren. Je teams kunnen met ATS-platforms met een moderne interface en gebruikerservaring na de implementatie als het goed is relatief eenvoudig aan de slag. Voor sommige meer omslachtige en traditionele platforms kan extra training nodig zijn voor HR- en talentwervingsteams en voor wervingsmanagers.

Vraag je leverancier echter zeker om training, zodat je de tools die je tot je beschikking hebt, optimaal kunt benutten.

Hoe helpt een ATS bij het bijhouden en analyseren van recruitmentmetrics?

Op basisniveau kun je aan de hand van de metrics vaststellen wat de waardevolste recruitmentkanalen en advertentiecampagnes zijn en zo bepalen hoe je in de toekomst gaat investeren in media. En dan is er het praktische niveau. Vergelijk de time-to-hire- met de time-to-fill-metrics en je komt er misschien wel achter dat bepaalde teams, afdelingen of functieniveaus moeten worden herzien.

Of ga nog een flinke stap verder en krijg inzicht in het succes van je recruitmentstrategieën. Je kunt de gegevens bijvoorbeeld zo instellen dat ze worden gebruikt voor je DE&I-rapportage of om wervingsmethoden af te zetten tegen de duur van dienstverbanden. De strijd om talent is hevig en de wervingskosten lopen op, dus recruitmentmetrics kunnen je een concurrentievoordeel opleveren.

Hoe gaat een ATS om met naleving en gegevensbeveiliging?

ATS’en verbeteren van nature de gegevensbeveiliging. Om te beginnen worden gegevens opgeslagen in de cloud en niet meer, zoals in het verleden, in de kasten van HR-afdelingen. Je bent als het goed is ook in staat om de toegang zorgvuldig te beperken tot bevoegde medewerkers, die privégegevens pas kunnen inzien na meervoudige verificatie.

Het is meestal aan de gebruikers om ervoor te zorgen dat ze over de nieuwste versie van hun ATS beschikken, en daarmee over de nieuwste beveiliging. Elke leverancier zal op een andere manier omgaan met naleving en beveiliging, dus het is goed om hiernaar te vragen tijdens je evaluatie.

Is een ATS te integreren in andere HR-software en -tools?

Absoluut! De beste ATS’en vullen je bestaande HR-pakketten naadloos aan, zodat ze kunnen worden gebruikt in combinatie met losse CRM-software, onboarding-programma’s en personeelsbeheersystemen.

Bepaalde ATS-programma’s kunnen ook worden gebruikt als onderdeel van een breder HCM-platform, voor een volledig consistente benadering gedurende het hele dienstverband van de medewerker en nog meer krachtige tools voor recruitment- en personeelsanalyse en managementinformatie.

Aanbevolen voor verder leesplezier

Kennen ATS’en ook nadelen of beperkingen voor werkgevers?

Voor sommige werkgevers is het moeilijk om hun ATS optimaal te benutten voor het filteren van kandidaten, maar dat komt alleen doordat ATS-platforms cv’s filteren door te zoeken naar trefwoorden en termen. Kandidaten die de trefwoorden of termen niet letterlijk noemen, gaan mogelijk niet door naar de volgende ronde.

Werkgevers die de tijd nemen om hun ATS goed in te stellen en zoeken naar een groot aantal termen hebben echter minder problemen met het genereren van een longlist met de beste kandidaten.

Met het juiste ATS kan je wervingsteam zich concentreren op wat echt belangrijk is

ATS-platforms bieden veel duidelijke voordelen voor HR-teams. Financieel gezien bespaart je HR-team er tijd en geld mee, maar vanuit een breder perspectief helpen ze je zo snel mogelijk de beste kandidaten te vinden en aan te werven.

Bovendien kan een ATS een positieve impact hebben op je DE&I-activiteiten en meer diepte en kwantificeerbare kennis toevoegen aan je HR-strategie.

Stel dat je iemand zou willen aannemen die je wervingstaken zou kunnen transformeren, dan zou een ATS de kandidaat bij uitstek zijn.

Ontdek hoe Bob uw wervingspraktijken transformeert en waardevolle wervingsinzichten levert.