Bespaar tijd en moeite: Checklist voor HR-audits

Elke succesvolle organisatie is voortdurend in ontwikkeling, en dat was nog nooit zo relevant als in de afgelopen jaren, waarin vooruitgang essentieel werd om te overleven.

Maar om vooruitgang te boeken, moet je weten waar je staat, waar je naartoe gaat en of je in de juiste richting beweegt.

Daarvoor heb je HR-audits nodig. Deze vormen een essentieel middel om te begrijpen wat er echt gaande is op je afdeling, door je praktijken, processen en systemen te beoordelen en te herzien en je af te vragen wat er beter kan.

Bij veranderingen in arbeidswetgeving en tijdens de snelle aanpassingen die vereist zijn voor de overgang naar hybride werk en thuiswerken, is een audit een essentieel onderdeel om te controleren of je op de juiste weg bent.

Dit klinkt gecompliceerd, maar met de juiste checklist voor HR-audits bij de hand heb je minder tijd nodig voor voorbereidend onderzoek en kun je meteen aan de slag. Dus in een wereld die steeds complexer wordt, kun jij je bedrijfsvoering verfijnen en aanscherpen en zo je personeelsretentie bevorderen, je strategische doelen bereiken en een betere, moderne werkplek creëren voor je medewerkers.

<<Download en druk deze checklists af en begin met je HR-audit.>>

Wat is een HR-audit?

Een HR-audit is een zelfevaluatie van hoe je HR-afdeling functioneert. Het is ook een middel om ervoor te zorgen dat je regelgeving naleeft en dat je minder juridische risico’s loopt.

Het heeft meestal betrekking op:

• compliance met lokale, nationale en internationale wetgeving;
• huidige praktijken en processen, en hoe goed je bestaande trainings-, ontwikkelings- en recruitmentprocessen aansluiten op je huidige en toekomstige behoeften;
• KPI’s, zoals time-to-hire en personeelsverloop, en hoe goed je ten opzichte hiervan presteert;
• het totaalbeeld, en hoe effectief je HR aansluit op de strategische doelen van je organisatie.

Het geeft je een duidelijk beeld van hoe goed je presteert en brengt de verbeteringen en aanpassingen die je kunt doorvoeren goed in kaart om een grondslag te leggen voor het toekomstige succes van je bedrijf.

Waarom moet je een HR-audit uitvoeren?

Bedrijven breiden zich wereldwijd steeds meer uit en teams bestaan uit steeds complexere mixen van hybride werkers en thuiswerkers. Dit brengt voor HR-leiders een gecompliceerde hoeveelheid wetgeving met zich mee, en culturele barrières tussen medewerkers die overwonnen moeten worden.

Met een HR-audit zorg je ervoor dat je deze juridische vereisten op een juist manier naleeft. Het geeft je ook handige en bruikbare gegevens om positieve veranderingen teweeg te brengen. Op die manier weet je zeker dat je bij de tijd blijft en ondersteun je een positieve bedrijfscultuur, waardoor je talent kunt aantrekken en behouden, overeenkomstig je strategische doelen.

HR-audits hebben de afgelopen jaren hun werkterrein moeten uitbreiden om tegemoet te komen aan de behoeften van internationaal opererende bedrijven. Tegelijkertijd vormt de bedrijfscultuur een steeds belangrijker onderdeel bij het aantrekken en behouden van talent. 47% van de Amerikaanse werkzoekenden nam ontslag vanwege de bedrijfscultuur, en 35% weigerde een baan die perfect bij ze aansloot, omdat ze zich niet in het bedrijfsklimaat vonden passen. Als gevolg hiervan werden typische HR-auditvragen uitgebreid met een focus op medewerkersbeleving en ontwikkelingsmogelijkheden.

Door regelmatig evaluaties van je manieren van werken uit te voeren, kun je er zeker van zijn dat je HR-functie de competitie aankan en gelijke tred kan houden in een snel veranderende wereld.

Hoe voer je een HR-audit uit?

Iedereen is gebaat bij een efficiënt HR-auditproces, dus het is belangrijk om eerst een duidelijk plan samen te stellen. Steun en goedkeuring krijgen op directie- en seniorniveau tijdens deze fase zorgt er ook voor dat je uiteindelijke bevindingen eerder zullen aanslaan.

Je plan zou het volgende moeten bevatten:

• het soort HR-audit dat je van plan bent uit te voeren;
• de doelen en vereisten van de audit;
• het soort gegevens dat je gaat verzamelen en analyseren;
• de manier waarop de resultaten worden verzameld en hoe er vervolgens actie op wordt ondernomen.

Zo gauw je plan gereed is, kun je met je audit beginnen met behulp van de onderstaande checklist. Verzamel je gegevens en formuleer je resultaten, bij voorkeur met een samenvatting, zodat seniorleiders er een blik op kunnen werpen en weten wat de belangrijkste bevindingen zijn.

In het rapport zou de nadruk moeten liggen op wezenlijke verschillen tussen je huidige positie en je doelen, en het moet tijdlijn en actieplan bevatten om de noodzakelijke veranderingen te maken.

Tot slot is het zinvol om een monitoringsysteem op te zetten, en zo vooruitgang te garanderen en op een eenvoudige manier een oogje te houden op resterende stappen.

De verschillende soorten HR-audits

In het verleden spitsten HR-audits zich voornamelijk toe op compliance en prestatiemetrics.

En alhoewel dit nog steeds belangrijke elementen zijn, heeft de werkplek zich flink verder ontwikkeld. Audits richten zijn nu meer gericht op de behoeften van wereldwijde organisaties die worden aangedreven door hybride werk en thuiswerk – en die graag een positieve bedrijfscultuur willen creëren.

Er zijn een aantal verschillende typische manieren om een HR-audit uit te voeren, afhankelijk van je voorgenomen reikwijdte. Deze manieren zijn:

• Vergelijkend
  Dit soort audit vergelijkt de prestaties van jouw HR-functie met die van een concurrent. Dit is bijzonder nuttig wanneer je een nieuwe afdeling wilt opzetten of analyseren.
• Deskundig
  Voor HR-afdelingen die niet de middelen hebben om hun eigen audit uit te voeren, is er altijd de mogelijkheid om ervaren consultants in te huren die hun eigen bevindingen kunnen presenteren. Hier hangt natuurlijk wel een prijskaartje aan.
• Statistisch
  Dit type audit concentreert zich op je gegevens en verzamelt informatie over verzuim, verloop, en andere KPI’s om zo je algehele prestatie te beoordelen.
• Werken op afstand
  Een audit die zich richt op thuiswerken, concentreert zich op je beleidsmaatregelen en praktijken rondom werken op afstand. Dit kan aantonen of je zo effectief en up-to-date mogelijk bent.
• Doelstellingen
  Deze audit beoordeelt je HR-afdeling aan de hand van je doelstellingen, om zo je algehele vooruitgang te evalueren.
• Tevredenheid, welzijn en ontwikkelingsmogelijkheden
  Overweeg dit type audit wanneer je ervoor wilt zorgen dat je medewerkers zich tevreden en voldaan voelen over hun werk, en dat ze voldoende mogelijkheden hebben om te leren, zich te ontwikkelen en door te groeien binnen het bedrijf.

Er zijn veel verschillende soorten audits mogelijk, maar het belangrijkste is om je audit aan te passen aan de specifieke behoeften van je organisatie en de juiste combinatie van deze elementen te kiezen.

Wat is een checklist voor HR-audits?

Een interne audit-checklist voor je HR-afdeling is in feite een geprepareerde, kant-en-klare audit met daarin de belangrijkste elementen die je moet onderzoeken om de prestaties en effectiviteit van je bedrijfsteams volledig te evalueren. Het bespaart je een tijdrovend proces, doordat je niet vanaf nul hoeft te beginnen.

De meeste HR-leiders kijken er niet naar uit om hun volgende audit te doen, maar de juiste tools en planning kunnen het een doelmatig en efficiënt proces maken.

Waarom zou je een checklist voor HR-audits gebruiken?

Een voorbeeldchecklist voor HR-audits bespaart je tijd en moeite doordat het je een voorsprong geeft in de planning van je volgende audit. Het is doorgaans het best om elk jaar één grote audit uit te voeren en een keer in de twee jaar uiteenlopende audits met een specifiekere focus.

Gebruik, om er zeker van te zijn dat je niets vergeet, de onderstaande checklist, die je helpt een positieve ervaring en bedrijfscultuur te creëren waarin ontwikkeling en training voor je medewerkers centraal staan.

Jouw voorbeeldchecklist voor HR-audits

<<Download en druk deze checklists af en begin met je HR-audit.>>

Begin met je evaluatie met behulp van deze checklist voor HR-audits, die je kunt gebruiken voor de meeste soorten audits:

Organisatie en administratie

• Wat is je missie en je visie?
• Zijn je HR-doelen en de doelen en strategieën van je organisatie hierop afgestemd?
• Zo niet, waar liggen dan de verschillen of discrepanties?
• Wat is je bedrijfsstructuur? Hoeveel managers en leidinggevenden heb je?
• Wat zijn de toekomstige uitdagingen of kansen voor je personeelsstructuur?
• Wat is de verhouding van je teams tussen op kantoor, op afstand en hybride werken op de verschillende wereldwijde locaties?
• Welk gedeelte van je medewerkers werkt fulltime en parttime? En hoeveel uur staat er voor elke functie?
• Heb je tijdelijke medewerkers, zoals contractmedewerkers? Wat is de maximale periode dat een medewerker tijdelijk mag werken?
• Op hoeveel locaties ben je werkzaam?
• Indien van toepassing: dien je jaarlijks je EEO-1-compliancerapport in?
• Hoe communiceert HR met je teams? Gebruik je een Human Resource Information System (HRIS)?
• Is er een werkplekbeleid voor intimidatie, veiligheid en aanwezigheid?
• Heb je een medewerkershandboek, en is dat eenvoudig in te zien en wordt het regelmatig bijgewerkt?
• Heeft je juridisch adviseur gecontroleerd of je bedrijfsbeleid voldoet aan relevante arbeidswetgeving?
• Welke procedure hanteer je om je handboek bij te werken en hoe waarborg je dat de aanpassingen juridisch conform zijn?
• Wat voor soort documenten worden er bewaard in persoonlijke dossiers?
• Worden medische informatie en identiteitsgegevens gescheiden bewaard van personeelsdossiers?
• Is iedereen die toegang heeft tot dergelijke dossiers op de hoogte van compliance- en privacyvereisten?
• Hoelang worden dossiers bewaard nadat mensen vertrekken?

Wervingsprocedures

• Wat zijn de wervingsprocedures binnen je bedrijf? Hoe worden deze gedocumenteerd?
• Welke recruitmentbronnen gebruik je?
• Zijn je functiebeschrijvingen up-to-date en in overeenstemming met de WGBH/CZ?
• Worden identiteitsgegevens en andere acceptabele documentatie jaarlijks geëvalueerd?
• Gebruik je elektronische controles voor nieuwe medewerkers en een Applicant Tracking System (ATS)?
• Waar plaats je je vacatures?
• Wie doet de eerste screening van sollicitanten? Wie selecteert de kandidaten voor sollicitatiegesprekken? En bied je training aan voor de personen die sollicitatiegesprekken voeren?
• Voldoen de vragen in sollicitatiegesprekken aan de wettelijke vereisten?
• Hoe voer je referentiecontroles van sollicitanten uit? Worden deze gedocumenteerd?
• Gebruik je een standaard aanbodbrief? Wie neemt de uiteindelijke beslissing?
• Breng je de relevante autoriteiten tijdig op de hoogte van nieuwe medewerkers?
• Vullen nieuwe teamleden een loonbelastingverklaring in?

Training en ontwikkeling

• Welke trainingsprogramma’s zijn er voor nieuwe medewerkers? Hoe houd je deze up-to-date en hoe evalueer je de doeltreffendheid ervan?
• Krijgen huidige medewerkers voldoende gelegenheid tot promotie of kunnen ze overstappen naar een functie van vergelijkbaar niveau? Wie neemt dit soort beslissingen en worden ze op de juiste manier gedocumenteerd?
• Hoe voer je prestatiebeoordelingen uit? Vinden deze regelmatig genoeg plaats?
• Zijn je prestatiebeoordelingen op een passende manier gericht op elk team en op de behoeften van je medewerkers?
• Geef je jaarlijks training over gelijke kansen op de werkplek?

Personeelsretentie, verloop en bedrijfscultuur

• Houd je het verloop binnen het bedrijf in de gaten? Hoe presteer je op dat gebied?
• Welke HR-metrics moeten worden gerapporteerd aan het management? Bestuursleden?
• Voer je exitgesprekken?
• Wat is je percentage terugkerende medewerkers?
• Hoe versterk je je bedrijfscultuur?
• Begrijpen je medewerkers de waarden en de missie van je bedrijf en geloven ze erin?
• Organiseer je regelmatig sociale evenementen en stimuleer je sterke werkrelaties tussen medewerkers?
• Bied je flexibele werkuren, en komt dit overeen met, of is het beter dan, je concurrenten?
• Voer je regelmatig anonieme enquêtes uit onder je teams? Wat is je Net Promoter Score (NPS)?
• Welk proces hanteer je om je bedrijfscultuur te verbeteren en om ervoor te zorgen dat je medewerkers zich gewaardeerd en erkend voelen? Werkt dit goed?

Compensatie en arbeidsvoorwaarden

• Wie onderhandelt er over arbeidsvoorwaarden voor je medewerkers?
• Zijn je salarisschalen concurrerend in vergelijking met nationale salarisstructuren? Voldoe je aan de compensatiewetgeving in elke jurisdictie waarin je actief bent?
• Welk systeem hanteer je om salarisverhogingen te controleren en te herzien?
• Worden medewerkers op een correcte manier aangemerkt als al dan niet vrijgesteld van belastingen volgens de FLSA (of volgens relevante lokale arbeidswetgeving)?
• Worden contractmedewerkers op de juiste manier geïdentificeerd?
• Is er een officiële beloningsstructuur?
• Wordt beloning gerelateerd aan prestaties?
• Worden werktijden bijgehouden? Hoe?
• Hoe bereken je betaald verlof?
• Is iedereen zich bewust van de details van je compensatieregeling?
• Gebruik je een payrollservice? Werkt dit op een effectieve manier?
• Is het nodig om je secundaire arbeidsvoorwaarden te verbeteren om concurrerend te blijven?
• Welk systeem hanteer je om je secundaire arbeidsvoorwaarden te evalueren?
• Zijn er, voor medewerkers in de VS, samenvattende planbeschrijvingen en COBRA-informatie beschikbaar voor de deelnemers aan deze plannen?
• Kunnen teamleden gebruikmaken van wettelijk betaald en onbetaald verlof?
• Wordt er voldaan aan regelgeving omtrent pensioenopbouw?
• Zijn je medewerkers op de hoogte van alle beschikbare secundaire arbeidsvoorwaarden? Hebben ze hier verdere hulp bij nodig?

Problemen op de werkplek

• Hanteer je flexibele disciplinaire procedures voor medewerkers die werkplekbeleid overtreden? Hoe documenteer je incidenten?
• Is er een formeel en anoniem proces voor wanneer mensen een klacht willen indienen? Bij wie dienen ze deze klachten in?
• Wordt er effectief beleid gehanteerd dat vergelding verbiedt tegen medewerkers die hun rechten uitoefenen?
• Zijn je arbeidspraktijken in overeenstemming met antidiscriminatiewetgeving?
• Worden leidinggevenden en managers hierin getraind?
• Hanteer je een effectieve klokkenluidersregeling? Varieert die van land tot land?

Veiligheid op de werkplek

• Wat is je protocol bij ongelukken op de werkplek, of voor bijna-ongevallen, verwondingen of ziektes? Worden deze gerapporteerd en onderzocht?
• Hebben je teamleden het gevoel dat ze suggesties kunnen doen voor het verkleinen van risico’s?
• Heb je een rampenplan?
• Voldoet je kantoor aan alle gezondheids- en veiligheidseisen?
• Indien van toepassing: help je je medewerkers om een veilig en gezond thuiskantoor te creëren?
• Is je beleid voor langdurige afwezigheid en ziekte up-to-date?
• Heb je de effectiviteit van je procedures rondom terugkeer naar werk gecontroleerd?
• Bied je voldoende ondersteuning voor medewerkers met toegankelijkheidsbehoeften?
• Is er relevante documentatie beschikbaar voor elke chemische stof in het gebouw, inclusief schoonmaakmiddelen?
• Wordt de juiste informatie aangaande OSHA en de Arbowet gepubliceerd en gedistribueerd onder nieuwe medewerkers?
• Worden je verzekeringspremies periodiek geëvalueerd?
• Hoe houd je jezelf op de hoogte van veranderingen in wetgeving en hoe zorg je voor compliance?

HR-audit: naar tevredenheid afgerond

Als je in een concurrerend ondernemingsklimaat niet vooruitloopt, blijf je achter. Bedrijfscultuur en werkomgeving hebben steeds meer invloed op het aantrekken en behouden van toptalent. Het is daarom belangrijk om volledig te begrijpen hoe goed je HR-team functioneert. Een HR-audit is het perfecte middel om bruikbare gegevens te verzamelen die je kunnen helpen een betere toekomst op te bouwen.

Als je de juiste template gebruikt, is je HR-audit doelgericht, effectief en veel gemakkelijker en sneller uit te voeren.

Maak kennis met Bob

We weten hoe belangrijk het is om managers en HR-teams te voorzien van die dingen die ze nodig hebben om beslissingen te nemen over hun medewerkers, met name gezien de huidige veranderingen op de moderne werkplek. Daarom hebben we Bob gemaakt, een employee experience-platform dat waardevolle en gepersonaliseerde inzichten biedt, zodat je de relaties, productiviteit en personeelsretentie van je bedrijf kunt verbeteren.

Bob maakt gebruik van de krachtige combinatie van gegevens en menselijke factoren om HR-professionals toegang te geven tot het inzicht dat ze nodig hebben om betere beslissingen te nemen. Bob kan binnen de kortste keren worden geïmplementeerd om communicatie, samenwerking en connectiviteit te ondersteunen voor betere betrokkenheid, productiviteit en resultaten in je organisatie.

Voor HR automatiseert Bob een groot aantal veelvoorkomende processen, biedt het betere supervisie op en zichtbaarheid van de bedrijfsactiviteiten en brengt het alle HR-gegevens bijeen in één veilige, gebruiksvriendelijke omgeving.

Voor managers geeft Bob toegang tot data en inzichten waarmee ze effectiever leiding kunnen geven en processen kunnen stroomlijnen.

Voor medewerkers biedt Bob de tools en de informatie die ze nodig hebben om verbinding te maken, zich verder te ontwikkelen en te groeien.

Bob kan binnen de kortste keren worden geïmplementeerd om communicatie, samenwerking en connectiviteit te ondersteunen voor betere betrokkenheid, productiviteit en resultaten in je organisatie.