LeoVegas är ett företag specialiserat på spel, onlinekasinon och sportbetting, med över 1 000 anställda i flera dotterbolag på 14 platser i EU och Storbritannien.
År 2019 beslöt sig organisationen för att implementera en HR-plattform så att HR-teamet på varje kontor skulle kunna effektivisera sina processer, framför allt prestationsutvärderingar.
LeoVegas främsta prioritet för en HR-plattform var tillgång till och konsolidering av data. Med så många olika kontor och organisationer kämpade HR-teamen med att sammanställa data och formulera insikter. Därför var de på jakt efter ett verktyg som kunde ge lättillgänglig och transparent information, förenkla analyser och spara betydelsefull tid.
De behövde ett tillförlitligt verktyg för att enkelt och effektivt kunna extrahera data.
Förutom effektiv datahantering var LeoVegas ute efter att uppgradera processen för prestationsutvärderingar. Deras prestationsutvärderingar, som är nära knutna till ersättningarna, gjordes i flera steg och hade blivit svårhanterliga utan en centraliserad hubb. Bob erbjöd LeoVegas en central plattform där chefer kunde få överblick över medarbetarna och deras utveckling. LeoVegas införde Bob i april 2018 efter en vägledd implementeringsperiod på tre månader. Tack vare HiBobs lyhördhet för deras behov och feedback, har LeoVegas fått koll på sina data och prestationsutvärderingar, så att de kan utvecklas på alla nivåer i organisationen.
Utmaning: att få insikter genom HR
LeoVegas ledning kontaktade HR-teamet och ville prata om en sak: data. HR-representanter från alla 14 kontoren fick återkommande kämpa med att sammanställa detaljerade rapporter, vilket orsakade två problem:
- Utan ett enkelt sätt att konkretisera insikter och analysera data, kunde HR-teamet inte skapa datadrivna åtgärdsplaner.
- För att få större inflytande behövde HR-teamet regelbundet komma med detaljerade rapporter och analyser till företagsledningen.
Dessutom hade LeoVegas ett problem som de behövde göra något åt: personalomsättningen ökade och HR-teamet hade inte insikterna som behövdes för att förstå varför. Cheferna behövde tillgång till insikter och rapporter och det krävdes något mer än bara Excel-ark.
Lösning: tillgång till rapporter i realtid
Genom att använda Bob fick LeoVegas HR-team tillgång till de insikter de behövde för att svara på chefernas frågor. Enligt Paulas beräkningar kunde HR-teamet med hjälp av Bob skapa rapporter på 20 % av den tid som det tog innan Bob implementerades, vilket gav teamet mer tid att fokusera på att utveckla företagskulturen och kommunikationsmetoderna.
HR-teamet ville ha större inflytande hos ledningen och genom arbetet med Bob uppstod en möjlighet till det. När HR-teamet kunde ta fram mer utförliga rapporter och sofistikerade insikter för företagsledningen kunde de också visa effekten av programmen de drev.
Genom att använda Bobs automatiseringsfunktioner kunde HR-teamet skära ned på tiden de behövde lägga på att kommunicera kring grundläggande medarbetarinformation, så som ledighet och sjukfrånvaro, med över 90 %. Förut användes kalkylark för att hantera dessa data, vilket gjorde månadsrapporteringen till en långdragen och jobbig process. Med modulen Rapporter kunde den slutföras med några få klick.
Med Bobs modul Rapporter kan HR-teamet skapa detaljerade rapporter med några få klick, utan att behöva tolka kalkylark och dokument.
Utmaning: kontinuerliga prestationsutvärderingar
Prestationsutvärderingar på LeoVegas är en process med flera steg som pågår året runt. Med start i februari arbetar medarbetare med chefer för att sätta mål på lång och kort sikt, baserat på avdelningens och organisationens behov. Från april till oktober kallar chefer sina medarbetare till individuella, målinriktade möten. Dessa kulminerar i ett formellt möte med prestationsutvärdering i oktober/november. I december konkretiserar HR och chefer insikterna från dessa utvärderingar för att ersättningsbesluten ska kunna träda i kraft i januari, precis innan processen börjar om på nytt.
Innan Bob implementerades hanterades den här processen med hjälp av kalkylark – ett ineffektivt och splittrat system som hindrade chefer och HR från att fatta datadrivna beslut i stor och liten skala. Att arbeta på det sättet var tröttsamt och inte särskilt hållbart.
Lösning: en effektiv och centraliserad prestationsutvärdering
Bobs modul Prestationer gav LeoVegas chefer och HR-team den struktur de behövde för att förbättra sina utvärderingsprocesser.
Genom att Bob fungerar som en central plattform för allt med koppling till prestationer, skapades ett molnbaserat hem för alla dokument som tidigare behövde skrivas ut, spåras upp och undertecknas för hand. Genom Bob har HR skurit ned betydligt på tiden som läggs på prestationsutvärderingar.
Lösningen Bob
För en organisation som är spridd över så många platser och länder, var implementeringen av ett enhetligt HR-system avgörande för att HR skulle kunna utvecklas.
LeoVegas HR-team kunde använda Bob till att:
- Få insikter från tidigare oåtkomliga data, som gjorde det lättare att förespråka program och ändringar som teamet ville genomföra
- Tillhandahålla insikter om viktig företagsinformation och medarbetaranalyser
- Effektivisera årslånga prestationsutvärderingar för mer effektivt beslutsfattande på chefs-, HR- och ledningsnivå
- Ge chefer närvarorapporter för varje månad, för att underlätta hanteringen av medarbetarnas semester och sjukfrånvaro
Efter att ha implementerat Bob kan LeoVegas HR-team:
- Dela insikter 80 % snabbare
- Ge närvarorapporter till ledningen 90 % snabbare
Genom att arbeta tillsammans med Bob har LeoVegas byggt en kommunikationsinriktad kultur för medarbetarna, med fokus på datadrivet beslutsfattande och effektivitet.
