Så väljer ni rätt HR-system till företaget

Du vet såklart att ni behöver ett HR-system för att hushålla med HR-teamets tid, effektivisera processer och få värdefulla insikter från data. Men det är betydligt svårare att välja vilket HR-system ni ska jobba med.

Det finns många HR-alternativ på marknaden. De har alla sina fördelar och nackdelar och passar i olika typer av organisationer. För att hjälpa er att välja rätt har vi tagit fram en komplett guide för hur ni väljer det HR-system som passar bäst för företagets behov.

Steg 1: Fastställ/utvärdera era behov

Första steget är att fullt ut förstå vad ni vill uppnå med ert HR-system. Vilka enformiga uppgifter slukar mest av er tid? Vad skulle ni önska var automatiserat? Vilka typer av data behöver ni få hjälp med att organisera, spåra och analysera? 

Ni behöver också ta med organisationens och HR-teamets storlek i beräkningen. Hur många medarbetare ska HR-systemet kunna hantera? Genom att svara på dessa frågor tar ni det första viktiga steget mot att snäva in sökandet efter ett HR-system.

Steg 2: Prata med alla berörda

Införskaffandet av ett nytt HR-program påverkar medarbetare i hela organisationen och framför allt hela HR-teamet, IT-ansvariga och chefer. Ta er tid att prata med alla som kommer att påverkas av valet av SaaS HR-program innan urvalsprocessen har gått för långt. Låt dem berätta om sina behov och farhågor och ta sedan med deras input i kalkylen när ni väljer ett HR-system.

Steg 3: Lägg upp en budget 

Nu har det blivit dags att fastställa budgeten för det nya HR-systemet. Detta kan vara en av de viktigaste faktorerna när ni tittar på olika HR-lösningar. I det här steget kan det vara en hjälp att tydliggöra vilka HR-funktioner som ni verkligen måste ha och vilka ni är beredda att avstå ifrån om det skulle behövas. 

Steg 4: Prata med leverantörer

När de första tre stegen är avklarade kan ni gå vidare och prata med olika HR-leverantörer om lösningarna som de erbjuder. Kontakta så många leverantörer som möjligt i det här steget så att ni kan jämföra och ställa alternativen mot varandra. Ställ följande frågor till leverantören:

• Vilka HR-funktioner ingår i erbjudandet?
• Vilka säkerhetssystem används?
• Hur och var data lagras
• Hur HR-systemet går att integrera med era nuvarande system
• Tillgången till tech-support
• Den totala kostnaden för HR-systemet, inklusive initiala avgifter, prenumerationskostnader, implementeringskostnader och kostnader för underhåll
• Vinsterna med HR-systemet

Det kan vara bra att göra en tabell där ni jämför alla HR-alternativ som ni väljer mellan.

Steg 5: Be om en offert

När ni har undersökt vilka alternativ som finns och utvecklat en tydlig förståelse för vad ni letar efter, är det dags att be om en offert. Skriv ner alla era krav på ett enkelt och klart språk och skicka begäran till leverantörerna. Deras svar kommer att tydliggöra vilka som har en hållbar lösning som uppfyller era behov. När ni har fått svaren från leverantörerna kommer ni att kunna identifiera de bästa kandidaterna och boka en demo.

Steg 6: Var med på demor  

Demor är ett avgörande steg för att ni ska kunna välja rätt HR-plattform. Låt alla i HR-teamet som ska använda HR-systemet vara med på demon så att de kan bidra med sina synpunkter. 

Försök behålla ett öppet sinne under demon. Även om ett visst alternativ stod ut i början kanske ni märker att något annat hamnar högst när ni verkligen har fått prova programmen. 

Steg 7: Implementera 

När ni har provat toppkandidaterna är ni redo att bestämma vilket HR-system ni vill implementera. Nu gäller det att ta fram en tidsplan för implementeringen och kommunicera med leverantören om vilken typ av support ni behöver och kommer att få. Med rätt kommunikation och samarbete får ni en smidig övergång till ert nya HR-system.

Att välja ett HR-system som funkar för er

Genom att följa de här sju stegen kan din organisation välja ett HR-system som stärker produktiviteten och skapar ordning, och som det dessutom är roligt att jobba med! Med så många produkter på marknaden kan det ibland kännas överväldigande att hitta ett sätt att välja HR-system. Det är därför det är så viktigt att ta reda på vad som är viktigt för er.