Små team, stor påverkan: Förbättra medarbetarnas upplevelse genom självservice i HR

HR-medarbetare har mycket att stå i. 

Rekrytering, ersättning, lärande och utveckling, efterlevnad av lagar och regler – och den ökade pressen på att förbättra organisationens resultat genom effektiva personalprogram. 

Allt detta kan vara en särskilt stor utmaning för små och medelstora företag, eftersom uppskalning ofta innebär att små HR-team med begränsade resurser (dvs. enmans-team) får dra hela lasset. 

Det är här HR-tech med personal- och lönesystem med självservice kan vara revolutionerande. Det kan förändra dagliga processer och göra det möjligt för HR-team (även team på en enda person) att ta på sig en mer strategisk roll.

När människor enkelt kan komma åt sina medarbetarprofiler med och uppdatera sina uppgifter på egen hand i så kallade self service-system, minskar den administrativa bördan för HR-team och chefer avsevärt. När HR-teamen och cheferna slipper administrationen kan de fokusera mer på att vara strategiska partners till verksamheten och samtidigt skapa en positiv medarbetarupplevelse (EX) och öka engagemang och produktivitet i hela organisationen.

I den här artikeln går vi igenom hur självservice i HR förbättrar medarbetarnas upplevelse och hjälper ditt HR-team att utföra det arbete de gör bäst. Vi kommer också att utforska hur HR-system med självservice-möjligheter kan förändra spelplanen för organisationer av alla storlekar.

Vad är självservice?

Självservice, eller självbetjäning, kan betyda olika saker beroende på verksamhetens behov och vilka verktyg som finns tillgängliga. 

”Ibland innebär det att HR-systemet konfigureras åt dig utan att du behöver röra produkten. Ibland innebär det att produkten ger dig en utgångspunkt som du sedan kan justera. Och ibland innebär det att ha en kundgrupp att nätverka med, dela med sig av sina problem och få expertråd”, säger Sivan More, chef för Customer Success på HiBob.

Självservice inom HR handlar om att göra processer enklare för människor och att låta team få tillgång till det de behöver, när de behöver det, utan manuella eller repetitiva inslag.

Detta kan vara en livlina för HR-personal på mindre företag: Många av dem bär ansvaret för att leda sitt företags tillväxt från en liten startup till ett växande företag, och klarar det ofta på egen hand eller med minimalt stöd. 

Och även om skalningsprocessen kan vara en spännande resa, kommer den också med unika krav. 

Arbetsbördan ökar och medför nya nivåer av komplexitet i arbetsuppgifterna, allt större ansvar för efterlevnad av lagar och regler, olika kulturella behov och en mängd nya verktyg att bemästra. Lägg därtill förväntningarna på att vara den självklara resursen för personal- och ledningsfrågor. Resultatet? En intensiv balansgång. Att jonglera med dessa komplexa frågor kan påverka medarbetarupplevelsen negativt – men här kan ett HR-system med self service hjälpa.

Vad HR-medarbetare förväntar sig av HR-systemet

För HR-personal, särskilt på små och medelstora företag, står mycket på spel. 

Med begränsade resurser och allt större ansvar är noggrannhet, effektivitet och support viktigare än någonsin. ”På små och medelstora företag är den största rädslan att fatta felaktiga beslut”, säger Sivan More.

Och det är här som tillförlitlig självservice i HR kan göra stor skillnad. Genom intuitiva, automatiserade processer kan HR-plattformar minska risken för mänskliga fel, vilket är den främsta förväntningen som HR-personal har på sin HR-lösning. 

Genom att ge dina medarbetare möjlighet att hantera sina egna personuppgifter – till exempel uppdatera adresser, nödkontakter och till och med önskemål kring födelsedagsfirande – kan du förbättra medarbetarupplevelsen med hjälp av självbetjäningsverktyg. Verktyg för självbetjäning kan också hjälpa dig att minska antalet fel, skapa en bättre medarbetarupplevelse och ge ditt HR-team mer tid att arbeta med initiativ som förbättrar upplevelsen för personalen.

Digital personal-self service gör det möjligt för HR att öka hastigheten och konsekvensen i tjänsterna, samt skapa arbetsflöden som kan hantera rutinuppgifter i olika system – från att lösa avvikelser i lönehanteringen till att hantera klagomål. Tydliga digitala kanaler för självservice ger också medarbetarna förtroende att snabbt lösa vanliga problem utan att behöva förlita sig på HR-teamet.

Ännu viktigare är att HR med självservice-funktioner stöttar HR-medarbetarna själva genom att koppla samman dem med andra användare för att få insikter, dela erfarenheter och hitta lösningar på gemensamma utmaningar. 

Självbetjäning för anställda ger ditt HR-team tid, förtroende och stöd för att fokusera på mer strategiskt arbete och hjälpa företaget att förnya sig och nå nya mål. 

Så kan självbetjäning lösa dagliga utmaningar

Självbetjäningslösningar stärker HR genom att möjliggöra utformning och implementering av arbetsflöden som effektiviserar utförandet av HR- och arbetsrelaterade uppgifter. 

Dessa plattformar hjälper till att samla in viktiga data, säkerställa snabb kommunikation och ge människor direkt tillgång till den information de behöver – allt detta kan minska den administrativa bördan för HR-teamet och bidra till att förbättra medarbetarnas upplevelse av självservice.

Här är några exempel på hur självserviceplattformar löser vardagliga HR-utmaningar:

• Förenklar HR-arbetsflöden. Med hjälp av självserviceplattformar kan HR-teamen utforma och automatisera arbetsflöden för att utföra rutinuppgifter på ett effektivt sätt.
• Smidig datahantering. Med hjälp av HR-systemens självbetjäning kan HR-teamen automatisera datainsamlingen och minimera den manuella datainmatningen, vilket leder till betydande tidsbesparingar.
• Enklare kommunikation. Självbetjäningsportaler gör det enkelt för medarbetare och HR-personal att hålla kontakten med varandra, vilket bidrar till en positiv medarbetarupplevelse. 
• Snabb problemlösning. Medarbetarna kan hantera vardagliga frågor som avvikelser i löneutbetalningen, frågor om förmåner och ledighetsansökningar via självbetjäningsportaler. Genom att göra det möjligt för medarbetarna att själva skicka in och spåra förfrågningar snabbar självservice inte bara upp lösningstiderna, utan minimerar också det fram-och-tillbaka-arbete som ofta sinkar HR. Det blir också billigare, vilket är perfekt för små och medelstora företag som saknar resurser för omfattande live-support. 

Självservice kan ge en revolutionerande medarbetarupplevelse

I snabbväxande SMB-företag ställs HR-teamen ofta inför helt nya utmaningar, från att etablera verksamhet på olika platser till att hantera komplexa regelverk i olika regioner. 

Utan ett pålitligt HR-system skulle HR-medarbetarna behöva undersöka varje steg från grunden. Självbetjäningsverktyg erbjuder mallar för uppgifter som onboarding, löneberedskap och efterlevnadskrav. Detta ger HR-chefer en strategisk färdplan för att sätta upp verksamheten på ett smidigt och korrekt sätt – och i slutändan bidra till en smidig medarbetarupplevelse.

Utöver efterlevnad har självservice i personal- och lönesystem förmågan att förändra medarbetarupplevelsen genom att ge människor omedelbar, personlig tillgång till den information de behöver. 

Medarbetarna kan få kontroll över sina egna uppgifter – från adresser och kontaktinformation till förmåner – vilket gör det enkelt att hantera uppdateringar vid behov och utlösa automatiserade arbetsflöden som säkerställer att uppgifterna stämmer i alla system. 

Dessa automatiserade arbetsflöden kan göra det enkelt att lösa problem, som till exempel avvikelser i lönebeskedet eller uppdatering av 401(k)-bidrag. Arbetsflöden med självbetjäning gör det möjligt för medarbetare att på egen hand skicka in förfrågningar och följa deras utveckling, länka uppdateringar mellan system där så är möjligt och dirigera eventuella manuella steg genom automatiserade processer. 

En snabb ändring av lönebeskedet kan till exempel utlösa nödvändiga uppdateringar i löne-, förmåns- och pensionssystemen, utan att HR-teamet behöver göra några större manuella ingrepp. 

Du kan också få automatiska e-postmeddelanden som bekräftar att din begäran har mottagits och ger en beräknad tidpunkt för lösning. Denna bekräftelse bidrar till att dämpa oro och skapa förtroende genom att visa att HR-avdelningen är lyhörd och pålitlig.

På en grundläggande nivå förstärker självbetjäning i HR-plattformar HR:s viktiga betydelse för att en organisation ska fungera smidigt och för att skapa en positiv personalupplevelse. HR-system kommer att frigöra tid för HR-medarbetare, men de kommer fortfarande att behöva övervaka nyckelfunktioner, som till exempel löner, genom att använda HR-systemet effektivt och se till att dessa system är ”lönekompatibla” – det vill säga lätta att ansluta till en löneleverantör för att undvika kostsamma förseningar och efterlevnadsproblem. 

Dessutom kommer den tid som självbetjäningstjänsterna ger tillbaka till HR-personalen att göra det möjligt för dem att fokusera på att implementera strategier som bryter ny mark. Det ger dem utrymme att hitta nya sätt att hålla sina anställda nöjda, motiverade och engagerade – och driva en revolutionerande medarbetarupplevelse. 

Förändra HR genom självservice

Idag ställs HR-team inför fler krav än någonsin tidigare. Men självbetjäningsfunktioner erbjuder ett effektivt sätt att möta dessa krav.

När alla medarbetare har verktygen för att hantera rutinmässiga uppdateringar befrias HR-teamet från tidskrävande, manuella uppgifter. Utan självbetjäningsfunktioner kräver varje förändring samordning med HR, möten och systemuppdateringar, vilket ökar risken för mänskliga fel.

I slutändan är självservice en grund för en bättre medarbetarupplevelse och ett starkare, mer flexibelt HR-team. För organisationer av alla storlekar – särskilt de som skalar upp snabbt – kan HR-system med självbetjäning driva den typ av omvandling som gynnar alla.