Personalförmåner: Få ut mesta möjliga av era förmånspaket

Prenumerationer på hälsoappar. Subventionerade gymkort. Föräldraförmåner. Kostförmåner. Flexibel arbetstid.

Konkurrenskraftiga ersättningar och förmåner som dessa är grundläggande för att locka till sig och behålla den bästa kompetensen, uppfylla teamets behov, hålla medarbetarna engagerade och främja en sund arbetsmiljö.

De är en förutsättning för att skapa lojalitet och för att lyfta fram investeringarna i företagskulturen och affärsstrategin som sätter medarbetaren i centrum.

Enligt en rapport från MOBE och HR Dive så kan förmåner som används på rätt sätt ”driva affärsmål, som prestationer och arbetsmoral, framåt [och] … främja medarbetarnas välbefinnande genom att stötta deras fysiska, psykiska och emotionella hälsa.”

Men fyller verkligen alla de här förmånerna som ni erbjuder era medarbetares behov?

Vissa förmåner kanske ser bra ut på pappret, men era anställda kanske varken behöver dem eller vill använda dem. Det finns många olika typer av personalförmåner, men det betyder inte nödvändigtvis att ni behöver dem.

Så hur mycket pengar går då till spillo till följd av att förmåner underutnyttjas? Och vad kan ni själva göra för att anpassa förmånerna så att de verkligen gör skillnad för er personal – på arbetet och utanför?

De bästa förmånsprogrammen är så mycket mer än en checklista med förmåner: de är saker som kan göra verklig skillnad och förbättra människors livskvalitet.

I det här blogginlägget ska vi titta närmare på varför det är så viktigt att ni får till era förmåner på ett bra sätt i det rådande tuffa ekonomiska läget med en åtstramad arbetsmarknad.

Dessutom kommer vi att ge exempel på bästa praxis i fråga om förmåner, hur ni kan maximera vinsten genom att prioritera olika personalförmåner och hur ni kan ta reda på vilka förmåner som underpresterar. Vi avslutar med att se hur vi kan ersätta dem med andra alternativ som är av högre kvalitet, mer kostnadseffektiva och bättre lämpade utifrån personalens behov och förväntningar.

Bästa praxis för lansering av förmåner

Att uppmuntra personalen till att utnyttja sina förmåner är en hörnsten i en sund företagskultur. Och allt börjar längst upp – från att använda sina semesterdagar och att logga ut vid en rimlig tidpunkt till att använda sina hälso-, kost- och reseförmåner.

När anställda ser att deras överordnade drar nytta av företagets utmärkta förmåner – och faktiskt har god användning av dem – så kommer de troligtvis att göra likadant.

Förutom att föregå med gott exempel behöver företag även berätta för personalen om sina förmåner. När allt kommer omkring kan användningen av förmånerna bidra till att vinsten för företaget ökar som ett resultat av ökat engagemang och trivsel (för att inte tala om minskad utbrändhet).

Ni kan till och med ordna workshoppar för att visa era anställda hur de ska göra för att ta del av sina förmåner och använda dem fullt ut.

En annan gyllene regel som gäller förmåner är att lyfta fram hur de stöttar er personal, oavsett deras etniska ursprung, ålder eller kön.

Vissa förmåner är särskilt anpassade för specifika demografiska grupper, vilket potentiellt kan få andra att känna sig utestängda genom att det saknas lämpliga alternativ som är relevanta för dem.

Föräldraledighet är till exempel ett stöd som du kan få när du blir förälder. Det är en jättebra förmån, men det är också viktigt att kunna erbjuda andra förmåner till dem som tillhör en annan demografisk grupp, exempelvis föräldraledighet för mor- och farföräldrar eller pensionsförmåner.

Med hänsyn till detta bör era anställda alltid ha chansen att själva välja vilka förmåner som bäst passar dem utifrån deras behov och livssituation genom att tillhandahålla en bank med olika förmåner. Det här självbestämmandet innebär att väl anpassade förmåner kommer att användas i ännu högre grad.

Vilka förmåner erbjuder ni just nu?

Innan ni fullt ut kan förstå vinsten med förmånerna behöver ni först kontrollera att ert HR-team känner till alla de förmåner som ni erbjuder och hur dessa kan skilja sig åt från plats till plats – detta är särskilt viktigt om ert team är utspritt över hela världen.

För att kunna bedöma era nuvarande erbjudanden behöver ni prata med era regionala HR-chefer och göra en inventering för att fastställa:

• Vilka förmåner ni erbjuder
• Vilka personer förmånerna är avsedda för
• Om de förmåner ni erbjuder skiljer sig åt från plats till plats (och om de gör det, hur)

Vilka förmåner använder era anställda i praktiken?

Nu när ni vet vilka förmåner som ni erbjuder är det dags att ta reda på vinsten med era investeringar i personalinriktade förmåner.

Hur?

Det enklaste sättet är att prata direkt med era anställda. Detta hjälper er att slå fast vilka förmåner de använder, på vilket sätt dessa förmåner hjälper dem och vad som eventuellt behöver göras för att de ska delta i era förmånsprogram.

För att komma igång med processen kan ni skicka ut en enkät till personalen – eller be linjecheferna att prata med dem och ge er feedback – för att utröna om förmånerna fungerar bra eller inte.

Se till att inte missa några idéer och förslag som personalen har lämnat och vara uppmärksam på mönster i feedbacken, som:

• Känner de till hur de ska göra för att ta del av förmånerna?
• Har de några förslag på hur de förmåner som ni just nu erbjuder kan optimeras?
• Kan vissa förmåner skapa förtret hos en del anställda?
• Vilka förmåner används sällan?
• Och så den viktigaste frågan – vilka förmåner saknas i ert utbud? Om något saknas, och om ni i så fall skulle börja erbjuda dessa, vad skulle förtjänsten bli? Hur kommer personalen att använda dem och hur ofta?

Använd HR-teknik för att samla och analysera era data

Vid det här laget kommer ni att ha mängder med data om de förmåner ni erbjuder, hur personalen använder förmånerna och eventuella luckor i förmånsutbudet.

Men om ni inte vet hur man gör för att mäta vinsterna för olika typer av förmåner manuellt, så kan det vara svårt att få grepp om siffrorna.

Verktyg för ersättningshantering är ett väldigt bra hjälpmedel som ger er fullständig översikt över era ersättnings- och förmånspaket. Verktyget hanterar alla era hårddata och analyserar dem på lämpligt sätt för att ge er underlag för vidare åtgärder.

Genom att ha tillgång till dessa verktyg kan ni enkelt identifiera:

• Underpresterande och högpresterande förmåner
• Vilka förmåner som era anställda tar i anspråk och vilka som underutnyttjas
• Vilka demografiska grupper som använder vilka förmåner

Få snurr på era förmåner

När ni har upptäckt vilka av era förmåner som presterar bäst – samt hittat eventuella luckor eller förmåner och ersättningar som underutnyttjas – är ni redo att finjustera ert förmånspaket så att det blir optimalt utformat med hänsyn till teamets demografi, behov och förväntningar.

Fundera på om ni ska omprofilera era förmåner för att ge ert nya utbud en rivstart och skapa mer uppståndelse – och därmed öka engagemanget. Ni kan även dubbla er insats genom att dra igång en informationskampanj för att tala om på vilket sätt de nya förmånerna kommer att vara värdefulla för er personal.

Se över era förmåner med jämna mellanrum

Att utvärdera era förmåner är en utmärkt start. Men för att era anställda ska få ut mesta möjliga av era förmåner och ersättningspaket behöver ni då och då göra nya bedömningar för att se hur effektiva var och en av era förmåner är.

För att lyckas med detta behöver ni ta kontakt medarbetarna och se till att de vet vilka förmåner som finns och berätta hur de ska gå tillväga för att ta del av dem.

Den här cykliska processen leder inte bara till ett följsamt sätt gentemot er personal och deras föränderliga behov – den bidrar även till att upprätthålla er konkurrenskraft på en tuff arbetsmarknad.