Att arbeta med HR i ett SMB innebär att hålla många bollar i luften samtidigt.
Från att hantera dagliga uppgifter till att planera för tillväxt – varje beslut är avgörande.
Ta en stund och tänk efter: hur mycket tid och energi lägger de flesta SMB:er på HR-uppgifter? Och hur stor andel av deras totala tid, pengar och ansträngning lägger de på dem – särskilt när HR-team i SMB:er ofta bara består av en eller två personer.
Utöver allt detta är ägarna av dessa företag ofta så upptagna med att driva verksamheten att de kan skjuta upp implementeringen av lösningar för att förbättra interna processer.
Men en sak är säker: Ju mer hjälp du kan få, desto bättre.
Om du driver personalavdelningen ensam eller bara med hjälp av en enda HR-assistent på ett SMB kan det kännas omöjligt att hålla jämna steg med arbetsbelastningen utan automatisering.
Visst, du kan outsourca arbetet – men det kan betyda att kostnaden tredubblas.
Så vad är då lösningen?
”Det är billigare att centralisera data i ett HR-system än att oroa sig för riktigheten, att gå till olika personer och inte ha någon central referenspunkt när det kommer till personal. Och vad händer med verksamheten om den centrala (enda) HR-personen slutar? Den verksamhetskritiska datan försvinner också,” säger Karen Longest, expert på personalverksamhet i SMB och HR-konsult på Longest Lasting Solutions.
”Dataintegritet och att kunna fatta beslut som fungerar bäst för företaget när det gäller verksamhetens strategiska inriktning kan inte göras utan kvalitetsdata”, fortsätter Longest. ”Det är här småföretagets HR-system kommer in i bilden: Företaget har ett problem men ingen insyn i varför eller hur man löser det utan persondata. På ett SMB är ett HR-system personalavdelningens bästa vän.”
Med allt detta i åtanke, låt oss ta en titt på exakt hur ett HR-system kan ändra spelreglerna för SMB-chefer.
Vad är ett HR-system?
Låt oss börja med grunderna.
Ett HR-system är ett tillvägagångssätt för att hantera och optimera organisationens mest värdefulla tillgång: dess medarbetare.
Ett HR-system integrerar dina processer, från rekrytering och onboarding till löner, utbildning och prestationshantering, i en enda, enhetlig plattform.
Genom att automatisera eller effektivisera dessa processer ger HR-systemet personalansvariga friheten att bättre hantera varje steg i medarbetarupplevelsen och se till att de stämmer överens med affärsmålen.
Vad kan HR i SMB uppnå?
Ett HR-system för mindre företag är ett bra sätt att maximera dina resurser. De kan i princip fungera som ytterligare en medlem i ditt team. Genom att automatisera repetitiva, tidskrävande uppgifter kan HR-systemet frigöra din tid så att du kan fokusera på strategiska, människocentrerade HR-initiativ.
Men det är inte allt. Detta kan ett effektivt HR-system uppnå för SMB-företag med begränsade resurser:
- Ökad teameffektivitet och tidsbesparingar. Genom att automatisera repetitiva HR-uppgifter som lönehantering, tidrapportering och förmånsadministration minskar ett HR-system behovet av manuellt arbete.
- Färre misstag och förbättrad datanoggrannhet. När du arbetar med flera kalkylblad eller pusslar ihop data från olika appar kommer misstag att ske. Ett HR-system behåller alla dina HR-data på ett och samma ställe, vilket minskar risken för fel som kan påverka löner, efterlevnad eller datanoggrannhet.
- Ökat värde från personalteamet. När ett HR-system tar över den tunga administrativa bördan kan ditt personalteam flytta sitt fokus till strategiskt arbete med större effekt. Med ett HR-system blir personalteamen avgörande för företagets framgång.
- Data som driver bättre beslutsfattande. När all din personaldata är centraliserad och lätt att komma åt får du insikter som ligger till grund för bättre beslut. Ett HR-system hjälper dig att upptäcka trender, följa framsteg och hantera utmaningar som omsättning eller engagemang på ett proaktivt sätt. Så att du kan bygga strategier baserade på kraftfulla data och ge ditt företag framsynthet för att anpassa sig och blomstra.
- En integrerad tech-stack för smidigare arbetsflöden. Många små och medelstora företag förlitar sig på en blandning av verktyg som inte alltid är byggda för att fungera tillsammans. HR-system för mindre företag integreras smidigt med andra plattformar, som löner, kommunikationsverktyg och prestationshantering, vilket ger dig en förenad och pålitlig upplevelse. Du behöver inte längre växla mellan appar eller spåra data – ditt HR-system har allt under ett och samma tak.
- Kostnadseffektiva och skalbara HR-lösningar. Genom att samla dina verktyg under ett enda HR-system kan du minska antalet prenumerationer på flera program och minska besvär med underhåll. Den här enkelheten sänker kostnaderna, stöder skalbarhet och ger en teknisk grund som växer med verksamheten, snarare än mot verksamheten.
- Ett mer engagerat och uthålligt team. Självbetjäningsalternativ, transparenta data och inbyggda karriärutvecklingsverktyg gör livet enklare och mer tillfredsställande för ditt team. Med ett HR-system skapar du en arbetsplats där människor kan växa, hålla kontakten och vara redo att ta itu med vad som än kommer härnäst.
Få ledningens acceptans med insikter från ditt HR-system
Att argumentera för ett nytt system som HR-medarbetare på ett SMB kan vara tufft. Men utgå från de data du har för att argumentera för din sak. Datan kommer att tala för sig själv.
Och när du väl har lagt fram din sak är mer kraftfulla data precis vad ett HR-system kan leverera.
Med insikter i realtid inom kritiska områden som efterlevnad, tidsbesparing och medarbetarnöjdhet är HR-system inte bara till för dagliga uppgifter: De ger de konkreta bevis som hjälper ledningen att se effekten och värdet av HR- och löneprogram för småföretag.
De hjälper dig att visa beslutsfattare exakt hur mycket tid och pengar ditt företag sparar genom att minska lönefel, förbättra datasäkerheten, öka medarbetarnas engagemang eller automatisera manuella uppgifter.
HR-system hjälper mindre företag att ta itu med några av sina mest angelägna utmaningar. Utnyttja kraften i ett HR-system, samtidigt som du bevisar avkastningen för att få ledningens acceptans, för att:
Automatisera manuella processer i takt med att företaget skalas upp
För småföretag kan manuella HR-uppgifter, som löneuträkningar, närvarohantering och onboarding snabbt hopa sig – vilket äter upp värdefull tid som du kan lägga på att växa verksamheten.
Att automatisera dessa manuella processer med en HR-lösning är grundläggande för att SMB-företag ska kunna skala genom att ta bort repetitivt, tidskrävande arbete från deras arbetsbörda. Automatisering ger också HR-team och chefer tillbaka värdefulla timmar som de kan använda för att fokusera på strategiska, människocentrerade uppgifter.
Du kan spara tid och HR-timmar genom att gå ifrån manuella tidrapporter och löneregistreringar till ett automatiserat lönesystem för småföretag som spårar timmar, behandlar korrekta löner och hanterar efterlevnadsuppdateringar – allt på en och samma gång. Detta skifte hjälper till att eliminera potentiella fel och ger små och medelstora företag möjlighet att hantera en större arbetsstyrka i takt med att organisationen växer, utan att det krävs en proportionell ökning av HR-resurserna i SMB:erna.
Att ha automatiserade arbetsflöden innebär också snabbare och mer konsekventa upplevelser för alla i hela organisationen.
Till exempel säkerställer automatiserade onboardingsystem att varje ny medarbetare har samma standardiserade, högkvalitativa upplevelse – från att få rätt utbildningsmoduler till att färdigställa viktigt pappersarbete.
Resultatet är en mer effektiv och välkomnande process som stöder en smidigare övergång i takt med att verksamheten expanderar.
Stöd tillväxt och hantera förändringar
Att möta nya utmaningar när ett företag växer är oundvikligt. Utmaningar kan röra allt från ökade uppsägningar och fluktuerande engagemangsnivåer till budgetbegränsningar.
Allt detta gör det svårt att skala upp på ett hållbart sätt samtidigt som du håller dina medarbetare engagerade och nöjda.
Men om de har tillgång till en omfattande HR-lösning kan små och medelstora företag få den insyn och de insikter de behöver för att hantera dessa utmaningar, stödja teamets tillväxt och öka engagemanget – allt utan att öka sina kostnader nämnvärt.
Låt oss ta ett exempel.
Ett SMB med team utspridda på flera platser upplever hög omsättning av personal. En plats upplever uppsägningar bland chefer och direktörer, och på den andra platsen lämnar teammedlemmar på nybörjarnivå.
Högsta ledningen avfärdar de höga uppsägningstalen som att ”människor bara vill ha mer pengar”, men verkligheten är faktiskt mycket mer komplex.
Låt oss börja med arbetsplats 1.
| Chefer och direktörer känner sig missnöjda och lämnar sina befattningar, trots att de får bra ersättning.
Genom data från exitintervjuer visar HR-systemet att de alla har liknande skäl till varför de lämnar: dåliga erfarenheter av sina närmaste chefer, dålig balans mellan arbete och privatliv, samt att företagets riktning inte stämde överens med deras värderingar. Med denna information till hands kan HR-chefer implementera riktade utbildningsprogram för chefer, stärka anpassningen till företagets vision och investera i stödprogram som möter människors behov, vilket i slutändan minskar omsättningen och ökar tillfredsställelsen. |
Låt oss nu ta en titt på arbetsplats 2.
| Medarbetare på nybörjarnivå lämnar företaget eftersom de inte får tillräckligt betalt och de känner att de har begränsade karriärutvecklingsalternativ.
HR-systemets data hjälper till att identifiera dessa problem, vilket leder till skapandet av professionella tillväxtprogram och transparent benchmarking av ersättning, så att nya teammedlemmar kan se potentialen för uppåtgående rörlighet och därmed en framtid på företaget. I båda scenarierna ger insikter från HR-systemet dig möjlighet att vidta proaktiva åtgärder – minska personalomsättningen, upprätthålla moralen och se till att organisationen håller sig på rätt spår för en sund, hållbar tillväxt – utan att anstränga budgeten. |
Förespråka självbetjäning för anställda
Att ge dina medarbetare friheten att hantera rutinuppgifter själva är en tydlig och enkel ”win-win”.
Med rätt HR-system för SMB kan varje teammedlem på alla platser i din organisation komma åt och uppdatera sin information i sin egen takt – oavsett om det handlar om att kontrollera lönebesked, ändra kontaktuppgifter eller till och med kolla sina ledighetssaldon.
Att ha den här typen av flexibilitet och tillgänglighet gör det mycket enklare för människor att få det de behöver, eftersom de inte behöver gå via HR. Det är en enkel vinst för att öka tillfredsställelsen och spara tid.
Men dessa självbetjäningsverktyg förenklar inte bara för dina medarbetare: De frigör också HR-ledarnas tid, så att de kan fokusera på uppgifter med större effekt. Istället för att ta tid av sina dagar för att hantera förfrågningar kan HR fokusera sin expertis på människocentrerade strategier som personalutveckling, engagemang och organisatorisk planering.
Detta fokus skifte kan göra en enorm skillnad för HR:s förmåga att agera som en strategisk partner och betjäna verksamheten proaktivt, hålla kostnaderna nere samtidigt som människors behov tillgodoses.
Konsolidera din tech-stack och säkra personaldata
För snabbväxande företag erbjuder ett integrerat HR-system ett kraftfullt sätt att effektivisera dagliga arbetsflöden, minska kostnaderna och skapa ett säkert, datarikt ekosystem.
Att jonglera flera speciallösningar för att täcka tidrapportering, efterlevnad och allt däremellan kan vara kostsamt och rörigt. Och i de flesta fall ”pratar” dessa verktyg sällan med varandra på ett enkelt sätt, vilket innebär att du ofta har att göra med utspridda data och dubbla poster.
Det är där ett bra HR-system verkligen kan skina.
Det kan hantera centrala HR-funktioner, lagra data på ett säkert sätt och till och med stödja integrationer med dina favoritappar från tredje part. Med allt på ett ställe kan du få en mycket tydligare bild av dina personaldata utan att ständigt växla mellan system.
Att ha färre plattformar innebär dessutom starkare säkerhet och mindre risk för att data faller mellan stolarna.
De främsta HR-systemen har också avancerade säkerhetsfunktioner inbyggda – som end-to-end-kryptering och anpassade behörigheter – så att dina medarbetares information förblir säker och endast tillgänglig för dem som behöver den.
Efterlevnad runt om i världen
Global efterlevnad för små och medelstora företag kan vara en svår uppgift.
Varje land har sitt eget regelverk för datasäkerhet, lika löner, arbetsvillkor och miljöpraxis. Reglerna utvecklas också ständigt, vilket kan vara en riktig huvudvärk för HR-medarbetare som försöker hålla koll.
När du investerar i ett pålitligt HR-system investerar du i ett bra sätt att hantera allt från EU:s GDPR-krav till Storbritanniens nya regler för CSR-rapportering.
Du kan lagra och spåra alla dina efterlevnadsdata på en säker plats – vilket gör det enkelt att anpassa sig när nya lagar införs. Med rätt HR i SMB kan man också hålla koll på värdefulla mätvärden som lönetransparens och mångfaldsförhållanden, vilket hjälper till att se till att du skapar en rättvis och jämlik arbetsplats.
Visa att du värdesätter dina medarbetare med rättvis och korrekt löne- och kompensationshantering
Det är ingen hemlighet att människor vill känna sig uppskattade för sina ansträngningar.
Att se till att du har en rättvis och korrekt lönehantering som alltid levererar har en stor betydelse för detta. Transparent lönepraxis stärker trots allt förtroendet och visar dina medarbetare att du verkligen bryr dig om deras tid och ansträngning.
Hantering av lönesystem och löneprogram i småföretag kan vara en stor utmaning, då de kanske måste balansera efterlevnad, olika löneskalor och förmåner i olika regioner.
Med rätt löneprogram för småföretag blir lönehanteringen mycket enklare. Automatiserade processer innebär färre kostsamma fel, bättre efterlevnad av lokala bestämmelser och insikter som hjälper dig att hålla lönerna rättvisa över hela verksamheten.
När dina medarbetare ser att dina lönerutiner är konsekventa och rättvisa är det mycket mer sannolikt att de känner sig uppskattade och engagerade, vilket hjälper dig att öka den allmänna tillfredsställelsen och behålla personal.
Rekommenderas för vidare läsning
Fatta databaserade beslut för att uppnå mer – snabbare
För att förbli konkurrenskraftiga behöver SMB:er effektiva HR-verktyg som hjälper dem att uppnå mer med färre resurser.
Genom att investera i HR-implementering för småföretag investerar du i en partner för att driva smarta, databaserade beslut som driver tillväxt, skapar en positiv arbetsplats och förbättrar den dagliga verksamheten.
Att investera i ett HR-system innebär att du utrustar ditt företag för att anpassa sig snabbt, skala hållbart och bygga en arbetsplats som prioriterar produktivitet och människor – lika mycket – för att hålla alla på rätt spår för vägen framåt.
Ett smartare sätt att hantera HR
Att driva HR i ett SMB-företag innebär att jonglera med många bollar. Och att balansera administrativa uppgifter med att skapa en blomstrande arbetsplatskultur är ett av de knepigare jobben att jonglera med.
Det är där ett HR-system kommer in i bilden.
Att ha tillgång till ett effektivt HR-system är ett utmärkt sätt att lätta på bördan, förenkla dina processer och ge dina medarbetare det stöd de förtjänar.
Förlita dig på ett HR-system för att automatisera uppgifter, hålla dina data tillförlitliga, få stöd för personalprogram från dina kollegor i företagsledningen och fatta smartare beslut så att du har tid att fokusera på det som verkligen betyder något – att få ditt företag att växa och ta hand om ditt team.
