Handbok för HR-strategi och verksamhetsanpassning

HR-medarbetare i resurseffektiva team (så kallade ”Lean-team”) bär många hattar och balanserar ofta operativa uppgifter med strategiska initiativ. Att skapa meningsfull effekt med begränsade resurser är både en utmaning och en möjlighet. Nyckeln? Anpassa HR-prioriteringar till affärsmål för att uppnå mätbara resultat.

Den här handboken hjälper dig att omsätta insikterna från webbinariet ”Strategic HR for lean teams: Aligning people and business objectives” (”Strategisk HR för Lean-team: Att anpassa människor och affärsmål”) i konkreta steg som är skräddarsydda för din verksamhet.

Ladda ner denna handbok som en Word-mall här!

Ladda ner

Denna handbok hjälper dig att:

• Koppla HR-programmen direkt till affärsmålen
• Kommunicera HR:s värde på ett effektivt sätt till ledningen
• Stärka HR:s roll som en strategisk partner i företagets beslutsfattande

Så här får du ut mesta möjliga av den här handboken

Denna handbok är utformad som en praktisk och interaktiv guide för att navigera strategiskt HR-arbete för Lean-team. Oavsett om du följer webbinariet eller använder den här guiden som ett fristående verktyg kommer du att hitta konkreta övningar som hjälper dig att anpassa HR-initiativ till affärsmål och maximera effekten med begränsade resurser.

• Genomför övningarna medan du följer med i webbinariet eller i din egen takt
• Använd den digitalt eller skriv ut den – tabeller och mallar är utformade för enkel redigering
• Återkom till den när du implementerar strategier i din organisation

<<Ladda ner handboken i dokumentformat för att påbörja din anpassningsstrategi.>>

Strategisk personalanpassning: Varför strategi är viktigt för små HR-team

Vad innebär det att vara ett resurseffektivt HR-team? Lean-team inom HR arbetar med färre resurser samtidigt som de hanterar en hög arbetsvolym. Ofta finns det fler initiativ än tid eller resurser för att genomföra dem, vilket gör HR-prioritering avgörande. Utmaningen är att balansera dagliga operativa uppgifter med långsiktiga strategiska mål för att maximera effekten.

Utan strategisk anpassning riskerar HR att bli en funktion som bara släcker bränder – där man ständigt reagerar på problem istället för att ta ett steg tillbaka och bedöma deras faktiska påverkan. Detta kan leda till en ond cirkel där brådskande uppgifter med låg inverkan prioriteras framför mindre omedelbara men strategiskt viktiga HR-prioriteringar, vilket gör det svårt för HR att visa på långsiktigt värde och driva meningsfull förändring. 

När HR är i ett reaktivt läge:

• Teamen fokuserar på brådskande frågor i stället för att lösa meningsfulla problem
• Missade möjligheter försvagar HR:s inflytande i verksamheten
• HR har svårt att fokusera på engagerande och strategiskt arbete

Men med en proaktiv strategi kan även mindre HR-team skapa betydande affärsresultat samtidigt som de hanterar HR:s kärnfunktioner.

När HR är i ett proaktivt läge:

• HR-programmen är i linje med långsiktiga affärsmål
• Datadrivna beslut hjälper till att förutse trender och förebygga problem i ett tidigt skede
• HR skapar värdedrivna program som påverkar medarbetare och ledarskap

Aktivitet: Identifiera HR:s inflytande på affärsresultat

Ta en stund och fundera över dina senaste HR-program. Var de reaktiva (svar på omedelbara problem) eller proaktiva (i linje med långsiktiga affärsmål)?

Steg 1: Lista HR-program

• Lista de senaste HR-programmen som du har arbetat med
• Utvärdera hur väl varje initiativ överensstämde med organisationens mål

Skriv dina svar nedan (eller ladda ner Word-dokumentet för att använda som en arbetsbok):

Aktivitet: Matcha HR-program mot affärsresultat

De flesta HR-medarbetare är osäkra på varför kopplingen mellan HR-program och affärsresultat är nödvändig. En nyligen genomförd studie visade att över 50 procent av alla organisationer erbjuder tjänster och program som inte är verksamhetsanpassade i ett specifikt affärssyfte. Dessutom kan färre än 15 procent av HR-organisationerna tydligt förklara hur deras policyer, processer eller program är utformade för att påverka affärsmålen. I den här aktiviteten kommer du att koppla några av dina dagliga HR-aktiviteter till de övergripande affärsresultaten.

Steg 1: Anpassa HR-program och resultat

Matcha varje HR-program med de affärsresultat som det stöder.

Skapa strategisk anpassning

Varje HR-initiativ bör börja med en djup förståelse för företagets övergripande mål. Alla organisationer, förutom ideella, existerar trots allt för att generera intäkter. För vissa team, till exempel säljteam, är det lätt att se den direkta kopplingen mellan deras arbete och ett nyckeltal som intäkter. Att anpassa medarbetarnas strategi med affärsprioriteringar kräver dock lite mer arbete för HR.

Nyckeln? Börja med att förstå vad er ledning är inriktat på.

• Är intäktstillväxt eller kostnadsreducering viktigast?
• Ligger fokus på innovation eller på att skala upp en befintlig verksamhet?

Genom att känna till ledningens fokus kan du anpassa HR-programmen efter vad som är viktigt för dem och därmed vad som är viktigt för verksamheten. 

Ett abonnemangsbaserat SaaS-företag bryr sig till exempel förmodligen mycket om att behålla sina kunder. Ledningen övervakar kundnöjdhetsmätningar för att förutse om kundlojaliteten kommer att öka eller minska. I det här fallet passar HR-program som att engagera och behålla medarbetare perfekt. 

För att ytterligare understryka affärsvärdet visade en Gallup-studie att företag med högt medarbetarengagemang upplever 10 procent högre kundlojalitet och en 20-procentig ökning av försäljningen. När HR prioriterar att engagera och behålla medarbetarna bidrar det direkt till kundnöjdhet och långsiktig tillväxt i verksamheten.

Aktivitet: Anpassa HR-programmen till affärsmålen

Steg 1: Lista dina HR-program

Steg 2: Koppla ditt företag till HR-program

Identifiera företagets viktigaste affärsmål för att anpassa HR till affärsstrategin.

• Samarbeta med ledningen för att förstå deras tre viktigaste affärsmål
• Identifiera de HR-program som är i linje med dessa mål

Skriv dina svar nedan:

Steg 3: Koppla dina HR-program till affärsframgång

Att maximera HR:s ROI för Lean-team innebär att proaktivt koppla HR-program till affärsresultat. Det här är kanske det mest komplexa steget för HR-chefer att beskriva, och det kan ta lite längre tid att tänka igenom, men det är det viktigaste steget som leder oss till den avgörande korrelationen mellan HR och verksamheten. 

Fyll i dina svar nedan för att dokumentera processen med att matcha varje HR-program med dess mätbara affärseffekt.

Steg 4: Strukturera en värdekedja

När du har kartlagt affärsresultat och HR-program är det dags att tydligt formulera hur HR bidrar till företagets framgång. Det är här värdekedjan kommer in i bilden. 

En värdekedja visar tydligt förhållandet mellan ett HR-program och alla de steg som krävs för att uppnå ett affärsresultat. Till exempel:

• Engagerade medarbetare → Nöjda kunder → Ökad kundlojalitet → Högre intäkter

Ju längre eller mer komplex värdekedjan är, desto mer arbete behöver HR göra för att illustrera dess inverkan – särskilt för initiativ som engagemang, som inte har en omedelbar ekonomisk avkastning.

Beroende på olika affärsmodeller kommer vissa värdekedjor att ha en starkare och mer mätbar påverkan än andra. Att välja rätt HR-mått och säkerställa att de är i linje med företagets unika affärsmodell är avgörande. 

Till exempel har medarbetarengagemang en större affärspåverkan i företag med årliga eller kvartalsvisa förnyelser (t.ex. SaaS-företag där kontinuerlig kundnöjdhet är avgörande för att behålla kunderna). Men om förnyelser sker vart tionde år (t.ex. kommersiella fastigheter) kan den omedelbara effekten av engagemang på intäkterna vara mindre direkt. I ett sådant fall kan värdet av engagemang kopplas bättre till ett mått som hastighet eller storlek på affär/förnyelse, eftersom engagerade medarbetare lägger ner mer arbete på att effektivisera processer.

För att börja bygga dina värdekedjor, ta de HR-program som du listade i föregående steg ovan (Steg 3: Koppla dina HR-program till affärsframgång) och bryt ner dem i de ”kedjor” som länkar dina HR-program till affärsframgång. Tänk på att varje värdekedja kan ha endast en länk eller fler än två. Du bör lägga till så många länkar i kedjan som behövs för att visa att ditt HR-program leder till resultatet på ett meningsfullt sätt som intressenterna förstår. 

Steg 5: Lägg till data för att stärka ditt case

Utan data som stöder HR:s roll i affärsframgångarna kan även de mest effektiva programmen prioriteras bort. Men du behöver inte bevisa HR:s påverkan på intäkterna ner till sista öret. Använd istället extern research för att validera allmänna kopplingar mellan HR och affärsverksamhet och interna data för att visa att HR-programmen flyttar rätt mätvärden i samband med stegen i värdekedjan.

Identifiera vilka HR-datapunkter du kan använda för att mäta påverkan på dina värdekedjor.

Praktiska strategier för att maximera effekten

När man arbetar med begränsade resurser är det viktigt att välja vad man ska fokusera på. Triage, ett kraftfullt verktyg för beslutsfattande, kan hjälpa HR-team att prioritera sina aktiviteter utifrån värde och angelägenhetsgrad. Denna metod gör det också möjligt för intressenter att delta i beslutsfattandet, vilket hjälper dem att släppa lågprioriterade projekt och istället fokusera på program som verkligen påverkar verksamheten.

Kom ihåg:

• Värdet definieras av vad intressenterna uppskattar. Ibland är det bara VD:n, ibland är det en kommitté på 20 personer. Mindre företag har oftare en enda beslutsfattare.
• Arbete med lågt värde betyder inte att det är oviktigt, utan att det finns möjligheter med högre värde att prioritera först.

Aktivitet: Prioritering för maximal ROI

Lean-team inom HR har ofta ambitioner som överstiger deras nuvarande resurser. Det är därför det är viktigt att prioritera – allt kan inte göras på en gång. En ”Impact vs effort”-matris är ett utmärkt verktyg för detta.

Steg 1: Prioritera HR-program

1. Placera de HR-program du för närvarande hanterar i diagrammet.
2. Kategorisera dem utifrån hur brådskande de är (y-axeln) och vilket värde de har för verksamheten (x-axeln)

Nu när du har kartlagt dina HR-program i diagrammet kan du enkelt visualisera deras prioritet utifrån dessa kategorier:

• Brådskande och värdefullt → Om ditt program hamnar längst upp till höger i diagrammet är det ett högprioriterat program för dig. Det här är ”gör det nu”-programmen som du bör starta omgående och se till att de får de resurser de förtjänar.
• Inte brådskande men värdefullt → Om ditt program hamnar längst ned till höger i diagrammet bör du fundera på att placera programmet på en färdplan så att du får synlighet och ett startdatum för planeringen.
• Brådskande men inte värdefullt → Om ditt program hamnar längst upp till vänster i diagrammet kan du bestämma dig för att vänta tills du har kapacitet att starta det här programmet. Du kan så småningom behöva besluta om du ska avbryta programmet helt.
• Varken brådskande eller värdefullt → Om ditt program hamnar längst ned till vänster i diagrammet kan du fundera på att helt ta bort programmet från HR-aktiviteterna. 

Steg 2: Hitta datapunkter för affärspåverkan

Data spelar en avgörande roll när det gäller att anpassa HR till affärsmålen. Så när du lägger till datapunkter för att stödja dina HR-program, se till att tänka i termer av mätetal såsom besparingar genom kvarhållande, kundnöjdhetspoäng och produktivitetsökning för att tydliggöra HR:s värde. 

Färdigställ tabellen nedan genom att fylla i dina HR-prioriteringar, den affärspåverkan de ger upphov till och stödjande data. Om du inte har några stödjande data ännu, identifiera vilka data du kan spåra för att mäta denna effekt. 

<<Ladda ner handboken i dokumentformat för att påbörja din anpassningsstrategi.>>

Positionera HR som en strategisk partner

HR:s förmåga att driva påverkan beror på dess position i organisationen. Genom att positionera HR som en verklig strategisk partner kan HR-cheferna påverka beslutsfattandet, säkra resurser och säkerställa att personalstrategierna leder till mätbara affärsresultat.

Aktivitet: Skapa partnerskap över avdelningsgränserna

För att gå bortom administrativa uppgifter och proaktivt anpassa sina program till affärsmålen behöver ni ha ett starkt tvärfunktionellt samarbete, tydlig kommunikation och förmåga att formulera HR:s påverkan på ett sätt som når fram till ledningen och andra avdelningar. 

Denna aktivitet kommer att hjälpa dig att få klarhet i var du bäst kan lägga dina ansträngningar för partnerskap över avdelningsgränserna.   

Steg 1: Skapa inflytande som ett resurseffektivt HR-team

Identifiera hur HR kan samarbeta med andra avdelningar för att uppnå gemensamma mål.

Steg 2: Hantera prioriteringar och förändringsmotstånd

Vissa personer eller team kan ha svårt att hantera förändringar när HR prioriterar arbetet strategiskt. Det är HR:s roll att vägleda intressenterna genom denna förändring genom att främja samsyn och se till att initiativen ses som en del av en långsiktig strategi snarare än som plötsliga förändringar. 

Vanliga reaktioner på prioritering:

• Medarbetare kan känna att deras projekt ”tas ifrån dem”
• Medarbetare kan känna sig avvisade om deras program placeras på färdplanen istället för att åtgärdas omedelbart
• Team kan ha svårt att hantera förlusten av projekt eller ansvarsområden som de gillar bäst

Här är ett bra sätt att hantera det:

• Erkänn förlusten. Förstå att vissa människor känner sig personligt engagerade i vissa program.
• Ge dem ”det näst bästa”. Om ett projekt nedprioriteras, hjälp medarbetarna att hitta ett annat initiativ med högt värde som de kan bidra till.
• Förklara den långsiktiga strategin. Se färdplanering som en strategisk paus för att samla in resurser och mer information snarare än ett avslag.

När det gäller att hantera motstånd kan HR:s största vinster ibland vara att formulera sitt arbete i affärstermer och få allierade i ledningen. Här är några affärsstrategier som du kan använda för att påverka ledningen och team och positionera HR som en verklig strategisk partner:

• Utnyttja rätt röster. Vissa ledare är motståndare till förändring. Istället för att tvinga fram inflytande, identifiera vilka personer de lyssnar på och arbeta genom dem.
• Rekrytera dina nejsägare. Motståndare är ofta mycket engagerade i frågan. Fråga dem: ”Vad skulle krävas för att du skulle ställa dig bakom det här initiativet?” Detta kan hjälpa till att omvandla en motsträvig ledare till en konstruktiv samarbetspartner i utvecklingsarbetet.
• Prioritera genom ”hellre än”-diskussioner. Fråga: ”Skulle du hellre vilja ha X – till och med framför Y?” Detta flyttar fokuset mot prioritering snarare än direkt avvisande.
• Undvik stagnation av kompetens. Lean-team tenderar att hålla kvar medarbetare i deras kompetenszoner, vilket kan leda till utbrändhet och ointresse över tid. Skapa utrymme för tillväxt och korsutbildning. Det gör jobbet intressant och gör det lättare att anpassa sig om teamet skulle bli mindre.
• Outsourca när det behövs. Outsourcing kan vara ett strategiskt val om ett initiativ ger ett högt värde men överstiger HR:s interna kapacitet.

Steg 3: Tänk i termer av prioritering

<<Ladda ner handboken i dokumentformat för att påbörja din anpassningsstrategi.>>

Reflektioner och sammanfattning

Aktivitet: Viktiga lärdomar

Ägna en stund till att reflektera över insikterna från den här handboken. Vilka är dina tre viktigaste lärdomar? 

Steg 1: Fyll i dina svar nedan:

Steg 2: Ta nästa steg

Identifiera tre omedelbara steg för att börja anpassa HR-strategin till affärsmålen.

Framöver 

Den här handboken har utformats för att hjälpa dig att anpassa din HR-strategi till organisationens affärsmål. För när dina medarbetare är engagerade och samspelta blomstrar verksamheten.

Genom att justera HR-programmen utifrån affärsmålen ökar du medvetenheten om hur ert arbete påverkar organisationen. Med hjälp av aktiviteterna i den här handboken kan du dokumentera dina HR-program, vilket gör det lättare att spåra, mäta och kommunicera deras framgång. När tiden är mogen kan du fira den inverkan du har på ledningen, medarbetarna och intressenterna. 

Skål för att anpassa och driva affärsframgång med dina HR-program.

<<Ladda ner handboken i dokumentformat för att påbörja din anpassningsstrategi.>>