Politique de confidentialité de HiBob

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous – Hi Bob Limited (et ses  société affiliées – « HiBob », « nous », « notre » ou « nos ») recueillons, conservons, utilisons et  divulguons les données à caractère personnel des particuliers (« vous ») qui : (i) visitent ou  interagissent de quelque manière que ce soit avec nos sites Web (les « Visiteurs »), disponibles  sur www.hibob.com ou tout autre site Web, page Web, courriel, message texte ou publicité en  ligne dont nous avons le contrôle (collectivement – les « Sites ») ; (ii) utilisent notre plateforme  pour la gestion des ressources humaines en nuage, par l’entremise des Sites ou des applications  mobiles et de toutes extensions supplémentaires, que ce soit à titre d’utilisateur final (les  « Utilisateurs ») ou à titre d’administrateur (« Admin ») pour le compte de nos clients  commerciaux (le « Client » ; et conjointement avec les Sites – le « Service »).

Plus précisément, cette Politique de confidentialité décrit nos pratiques concernant –

  1. La collecte de données
  2. Les utilisations des données
  3. L’emplacement et la conservation des  données
  4. Le partage des données
  5. Les témoins et les technologies de suivi
  6. Les communications
  7. La sécurité des données
  8. Les droits des personnes  concernées
  9. Le responsable du traitement des  données/Le sous-traitant
  10. Les avis supplémentaires

Nous attachons une grande importance au respect de votre vie privée et nous nous engageons  fermement à assurer la transparence et l’équité de nos pratiques concernant vos données à  caractère personnel.

Veuillez lire attentivement la présente Politique de confidentialité et vous assurer que vous la  comprenez et l’approuvez complètement. 

Vous n’êtes pas légalement tenu de nous fournir des Données à caractère personnel (telles que  définies ci-après), et vous pouvez le faire (ou ne pas le faire) de votre propre gré. 

Si vous ne désirez pas nous fournir des Données à caractère personnel, ou qu’elles soient traitées  par nous ou par l’un quelconque de nos Fournisseurs de services (tels que définis ci-après),  veuillez ne pas visiter nos Sites ou utiliser notre Service. Vous pouvez également choisir de ne  pas nous fournir des Données à caractère personnel « facultatives », mais veuillez garder à  l’esprit que sans elles, il est possible que nous ne puissions alors pas vous offrir toute notre  gamme de services ou la meilleure expérience utilisateur lorsque vous utilisez notre Service. 

La présente Politique de confidentialité porte sur les pratiques de HiBob en tant que « responsable  du traitement des données », et nous déterminons les moyens et les buts du traitement des  données à caractère personnel. Lorsque nous traitons des données pour le compte de nos  Clients, nous agissons en tant que « Sous-traitant » de ces clients, conformément à notre accord  avec eux (comme expliqué à la Section 9 ci-après). Si vous êtes un Utilisateur du Service pour le  compte de l’un quelconque de nos Clients, nous vous recommandons de contacter votre Admin  pour toute question ou demande concernant vos données à caractère personnel traitées par  nous pour le compte dudit client.

La présente Politique de confidentialité fait partie de nos Conditions générales et de nos  Conditions de souscription du client (collectivement, les « Conditions »). Tous les termes  commençant par une majuscule, mais non définis dans la présente Politique de confidentialité  auront le même sens que celui qui leur est donné dans les Conditions applicables à votre  utilisation.

1.   Collecte de données

Nous collectons différents types de données à caractère personnel concernant nos Utilisateurs  ainsi que des données concernant les Visiteurs de nos Sites. Généralement, ces données sont  collectées et générées de manière automatisée lorsque vous interagissez avec nous ou notre  Service,, ou directement auprès de vous, d’autres Utilisateurs, de nos clients ou d’autres tiers (y  compris les Fournisseurs de services, comme définis ci-après).

Plus précisément, nous collectons les catégories de données suivantes (qui, dans la mesure où  elles ont trait à une personne identifiée ou identifiable, sont réputées être des « Données à  caractère personnel ») :

Données utilisateurs reçus de vous : Lorsque vous nous contactez ou vous vous inscrivez au  Service et créez votre profil individuel (le « Profil d’utilisateur »), vous pouvez nous fournir des  Données à caractère personnel. Cela comprend votre nom, lieu de travail, genre et vos fonctions  et coordonnées (telles que votre adresse électronique, numéro de téléphone et adresse), vos  identifiants de connexion au compte (adresse électronique et mots de passe qui sont hachés  automatiquement), votre photographie et toutes autres données que vous choisissez de fournir  lorsque vous utilisez notre Service, lorsque vous nous contactez ou interagissez avec d’autres  personnes en utilisant notre Service. Si vous choisissez de vous inscrire ou de vous connecter en  utilisant votre compte Google ou Microsoft, nous recevrons ces données ainsi que toutes autres  données que vous avez saisies sur ces comptes.

Une fois connecté à notre Service, vous (ou l’Admin de votre organisation) pouvez soumettre  d’autres détails supplémentaires et des documents concernant vous-même ou vos proches – en  fonction des exigences et des paramètres définis par votre Admin. Cela peut comprendre votre  identification d’employé, la carte d’identité délivrée par le gouvernement ou le numéro de sécurité  sociale, des renseignements et documents concernant votre emploi, votre rémunération et vos avantages sociaux, votre état matrimonial et des renseignements sur vos personnes à charge et  les personnes à contacter en cas d’urgence, vos coordonnées bancaires, vos plans et  préférences d’investissement et toutes autres informations que vous ou votre organisation  choisissez de soumettre afin d’utiliser pleinement les diverses fonctionnalités du Service  (collectivement, les « Données utilisateur »). 

Données collectées ou générées automatiquement : Lorsque vous visitez, utilisez ou interagissez  avec notre Service, nous pouvons collecter, enregistrer ou générer certaines données techniques  vous concernant. Nous le faisons soit indépendamment soit à l’aide des Fournisseurs de services  tiers (tels que définis à la Section 4 ci-après), notamment à l’aide de « témoins » et d’autres  technologies de suivi (comme détaillé à la Section 5 ci-après).

Ces informations comprennent des données de connectivité, des données d’utilisation  techniques et agrégées, telles que des adresses IP et des données générales sur la localisation,  les appareils et les applications (comme le type, le système d’exploitation, l’identification de  l’appareil mobile, la version du navigateur, les paramètres régionaux et de langue utilisés), la date  et l’heure d’utilisation, les témoins et les pixels installés ou utilisés sur ces appareils et l’activité

enregistrée (sessions, clics et autres interactions) des Visiteurs et des Utilisateurs ayant trait à  notre Service. En outre, les appels téléphoniques (par exemple avec nos consultants en réussite  client ou en produits) peuvent être enregistrés, suivis et analysés automatiquement, à des fins  d’analyse, d’amélioration et de contrôle de la qualité des services, des opérations et des activités,  ainsi qu’à des fins d’enregistrement.  

Données utilisateur reçues de nos clients et Utilisateurs : Nos clients et Utilisateurs peuvent nous  fournir les coordonnées de leurs employés, des membres de leurs équipes et de leurs collègues  pour que nous les contactions, invitions ou inscrivions en tant qu’Utilisateurs de notre Service.  Généralement, ces données comprennent les noms, les numéros de téléphone et les courriels  professionnels desdites personnes.

Données reçues des tiers : Nous pouvons recevoir d’autres sources des Données à caractère  personnel vous concernant. Par exemple, si vous participez à des événements, webinaires ou  promotions que nous parrainons ou auxquels nous participons, les organisateurs peuvent nous  transmettre des Données à caractère personnel vous concernant. Nous pouvons également  recevoir des renseignements personnels et professionnels vous concernant (par exemple, votre  nom, société, poste, expérience professionnelle et vos coordonnées, préférences et intérêts) de  nos partenaires commerciaux ou fournisseurs de services, et du fait de l’utilisation d’outils et de  moyens de communication couramment utilisés pour mettre en contact les entreprises et les  individus explorant des opportunités commerciales et d’emploi, comme LinkedIn et d’autres  sources de données.

Données utilisateur soumises par le module de Pointage : Votre organisation peut choisir d’utiliser  le module de Pointage facultatif qui permet au Service de facilement gérer les temps de présence grâce à un horodateur et à la tenue d’un registre des horaires. La technologie de géorepérage  indique à cet effet à quel moment un Utilisateur entre dans un certain périmètre géographique  prédéfini (« Pointage automatique »). Si vous décidez d’utiliser la fonctionnalité Pointage  automatique, nous pouvons alors conserver certaines données de géolocalisation limitées, à  l’exclusion de la géolocalisation précise de l’Utilisateur ou de son appareil mobile lorsqu’il se  trouve en dehors du périmètre prédéfini. Votre organisation peut choisir, à sa discrétion, d’utiliser  le module de Pointage sans la fonctionnalité Pointage automatique, ou la configurer comme  « facultative » pour ses Utilisateurs, auquel cas vous pouvez l’activer ou la désactiver dans  l’onglet « Paramètres ». En utilisant la fonctionnalité Pointage d’arrivée automatique, vous  acceptez par la présente la collecte limitée des données susmentionnées. 

En tout état de cause, seul HiBob pourra procéder au traitement de ces données pour le compte  de votre organisation – notre client, en conformité avec notre Accord de traitement des données  signé par nous avec un client (dans la mesure applicable), avec tout autre accord passé entre  nous et une telle organisation, et avec la présente Politique de confidentialité.

Données concernant les intégrations du service : Lorsque vous utilisez le Service, si vous ou votre  Admin choisissez d’intégrer le compte de Service de votre organisation à un service tiers (ce  service étant assisté par notre Service comme indiqué sur notre Site), nous relions et intégrons ledit service tiers au nôtre. Le fournisseur tiers de cette intégration peut recevoir des données  pertinentes provenant du compte de votre organisation ou le concernant (y compris des Données  utilisateur), ou partager avec notre Service des données pertinentes concernant leur service et  provenant de votre compte, selon la nature et l’objet de ladite intégration. Veuillez noter que nous  ne recevons ou ne conservons pas les mots de passe que vous utilisez pour ces services tiers  (mais, généralement, nous avons besoin de votre clé API afin de procéder à l’intégration). Veuillez  contacter votre Admin si vous ne souhaitez pas que vos données soient communiquées à ce(s)  services(s) tiers.

Données obtenues à l’aide des Outils d’analyse : Nous utilisons des outils d’analyse (par exemple  Google Analytics) pour collecter des données sur l’utilisation de nos Sites et de notre Service.  Les outils d’analyse collectent des données sur la fréquence des visites ou des utilisations des  Sites ou du Service par les Utilisateurs et les Visiteurs, sur les pages qu’ils visitent et l’heure où  ils les visitent, ainsi que sur le site Web, l’annonce ou le courriel qui les y a amenés. 

Données obtenues par le Module YourVoice. Votre organisation peut choisir d’utiliser le module  facultatif YourVoice qui permet le signalement sécurisé et anonymede toute inconduite et/ou au  harcèlement sur le lieu de travail (« YV »). L’utilisation du module YV requiert de fournir des  renseignements sur le membre désigné de votre équipe interne habilité à gérer ces réclamations  (nom, courriel, poste dans l’organisation et photo) (« Rep »). Sachez que les coordonnées du  Rep peuvent être conservées même lorsque le Rep cesse d’être employé par le Client afin que le  Client conserve un dossier de la réclamation soumise par l’entremise du module YV. Si un  Utilisateur choisit de signaler une situation quelconque d’inconduite et/ou de harcèlement sur le lieu de travail à l’aide du module YV, il lui sera demandé de fournir son adresse électronique  personnelle (qui sera cryptée afin d’assurer son anonymisation) utilisée dans la correspondance  du Rep ainsi qu’une description et la catégorie de la réclamation (« Données YV »). Les Données  YV comprendront également l’horodatage de la correspondance envoyée par et entre l’Utilisateur  et le Rep. Le Client peut choisir d’archiver un dossier qui a été clôturé et peut soit programmer un effacement automatique des cas clôturés et/ou archivés, soit effacer manuellement un dossier particulier soumis via le module YV.  

2.   Utilisations des données

Nous utilisons des Données à caractère personnel dans la mesure où elles sont nécessaires à la  prestation de notre Service ; afin de respecter nos obligations légales et contractuelles ; et pour  appuyer nos intérêts légitimes d’entretien et d’amélioration de notre Service. Nous cherchons par  exemple à comprendre comment notre Service est utilisé et comment nos campagnes se  déroulent afin d’opérer une allocation efficiente de nos ressources et de nos efforts ; pour le  marketing, la publicité et la commercialisation de notre Service auprès de vous et d’autres  personnes ; pour assurer le service après-vente et l’assistance technique ; et pour protéger et  assurer la sécurité de nos Utilisateurs, clients, Visiteurs, nous-mêmes et notre Service.

Si l’endroit où vous résidez ou utilisez le Service (i) est un territoire régi par des lois sur la  protection de la vie privée en vertu desquelles le « consentement » constitue la base juridique  unique ou la plus appropriée pour traiter des Données à caractère personnel (en général, ou de  façon spécifique pour ce qui est des types de Données à caractère personnel que vous choisissez  de partager par l’entremise du Service), votre acceptation de nos Conditions et de la présente  Politique de confidentialité sera réputée constituer votre consentement à l’égard du traitement de  vos Données à caractère personnel aux fins détaillées dans la présente Politique de confidentialité. Si vous souhaitez révoquer votre consentement, veuillez nous contacter par  courriel à l’adresse [email protected]. 

Plus précisément, nous utilisons les Données à caractère personnel aux fins suivantes:

a) Pour faciliter, exploiter et fournir notre Service ;

b) Pour vérifier et effectuer des transactions financières liées aux paiements faits par les clients  pour le Service ;

c) Pour authentifier l’identité de nos Utilisateurs, et leur permettre d’accéder à notre Service ; d) Pour fournir de l’assistance et du soutien à nos Visiteurs, Utilisateurs et clients ;

e) Pour mieux comprendre comment les Visiteurs et les Utilisateurs évaluent, utilisent et  interagissent avec notre Service, et comment nous pouvons améliorer leur expérience  utilisateur ainsi que celle d’autres personnes, et continuer d’améliorer nos produits, offres et  le rendement global de notre Service ;

f) Pour faciliter et optimiser nos campagnes de marketing, nos opérations de vente et de gestion  publicitaire, et pour gérer et diffuser plus efficacement des annonces pour nos produits et  services, y compris sur d’autres sites Web et applications. Ces activités nous permettent de  mettre en évidence les avantages d’utiliser notre Service, et d’accroître ainsi votre adhésion  et satisfaction générale concernant notre Service. Cela comprend une publicité contextuelle,  comportementale et fondée sur des intérêts en fonction de l’activité, des préférences du Visiteur ou de l’Utilisateur ou de toutes autres données dont nous ou nos partenaires  commerciaux disposons ; 

g) Pour contacter nos Visiteurs, Utilisateurs et clients (existants ou potentiels) avec des  messages généraux ou personnalisés ayant trait aux services, ainsi que des messages  promotionnels pouvant les intéresser particulièrement (tel que détaillé à la Section 6 ci après) ;  

h) Pour faciliter, parrainer et offrir des événements, concours et promotions ;  i) Pour publier votre rétroaction, vos témoignages d’utilisateur et messages dans le cadre de  nos forums publics ou blogues ;  

j) Pour appuyer et améliorer nos mesures relatives à la protection des données, notamment afin  de prévenir et d’atténuer les risques de fraude et d’erreur ou toute activité illicite ou interdite ; k) Pour créer des données statistiques agrégées, des données à caractère non personnel  déduites ou des données anonymisées ou pseudonymisées (rendues non personnelles), que  nous ou nos partenaires commerciaux pouvons utiliser pour fournir et améliorer nos services,  ou à toutes autres fins ; et

l) Pour nous conformer aux lois et règlements en vigueur.

Nous ne commercialisons pas vos renseignements personnels aux fins de la California Consumer  Privacy Act (CCPA) (Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs).  

3.   Emplacement et conservation des données

Emplacement des données : Vos Données à caractère personnel sont traitées, consultées et  conservées par nous et nos Fournisseurs de services autorisés (tels que définis ci-après) aux  États-Unis, en Europe, au Royaume-Uni et en Israël. Nous pouvons également conserver vos  Données à caractère personnel dans d’autres endroits lorsque cela est raisonnablement  nécessaire pour exécuter et fournir adéquatement nos prestations de Service, ou conformément  aux exigences de la loi.

HiBob a son siège social en Israël, un pays considéré par la Commission européenne comme  offrant un niveau de protection adéquat pour les Données à caractère personnel des résidents  des États membres de l’Union européenne. 

Bien que les lois sur la protection de la vie privée puissent varier selon les pays, HiBob et ses  sociétés affiliées et Fournisseurs de Services s’engagent à protéger les Données à caractère  personnel en conformité avec la présente Politique de confidentialité et les normes  professionnelles usuelles, ainsi que les mécanismes juridiques appropriés et les conditions  contractuelles imposant une protection adéquate des données, indépendamment de toutes  exigences juridiques moins contraignantes pouvant s’appliquer dans leur pays. Pour les transferts  de données depuis l’Union européenne vers des pays qui ne sont pas considérés comme offrant  un niveau de protection adéquat, nous et les exportateurs et les importateurs de données

pertinents avons convenu des Clauses contractuelles types, telles qu’approuvées par la  Commission européenne. Vous pouvez obtenir un exemplaire desdites Clauses contractuelles  types en nous contactant de la manière spécifiée à la Section 10 ci-après.

Conservation des données : Nous conserverons vos Données à caractère personnel pour autant  qu’il est raisonnablement nécessaire aux fins de maintenir et de développer notre relation et de  vous fournir notre Service et nos offres ; afin de respecter nos obligations juridiques et  contractuelles ; ou afin de nous protéger contre tout conflit potentiel (tel que requis par les lois  applicables en matière de tenue de journaux, de livres et de registres, et pour conserver la preuve  de notre relation en cas de problèmes juridiques découlant de votre cessation de l’utilisation), le  tout en conformité avec notre politique en matière de rétention des données.

La période de conservation pour les Données YV varie selon les clients, puisqu’ils peuvent  demander des périodes de conservation différentes (conformément à la loi en vigueur). Au cas  où un Client ne demande pas une période de conservation spécifique, les données seront  conservées pour la période implicite applicable aux Données YV, le tout en conformité avec notre  politique en matière de conservation des données. 

Veuillez noter que, sauf lorsque cela est requis par la loi applicable ou par nos accords spécifiques  avec vous, nous ne serons pas tenus de conserver vos Données à caractère personnel pour une  période particulière, et que nous pouvons les supprimer, les rendre anonymes ou y limiter l’accès  en toute sécurité pour quelque raison et à quelque moment que ce soit, que vous en soyez avisé  ou non. 

Si vous avez des questions concernant notre politique de conservation des données, veuillez  nous contacter par courriel à l’adresse [email protected].  

4.   Partage des données

Conformité légale : Dans des circonstances exceptionnelles, nous pouvons divulguer ou autoriser des représentants gouvernementaux et des responsables de l’application de la loi à accéder à  vos Données à caractère personnel, en réponse à une sommation à comparaître, un mandat de  perquisition ou une ordonnance du tribunal (ou toute exigence similaire), ou en conformité avec  les lois et les règlements en vigueur. La divulgation de données ou l’accès à celles-ci peut se  produit si nous estimons de bonne foi que : (a) nous sommes juridiquement tenus de le faire ; (b)  la divulgation est appropriée afin d’appuyer le travail d’enquête, de prévention ou la prise de  mesures contre toute activité illicite, fraude ou autres actes répréhensibles réels ou présumés ;  ou (c) la divulgation est nécessaire afin de protéger la sécurité ou l’intégrité de nos produits et  services.

Fournisseurs de services : Nous pouvons faire appel à des sociétés ou des personnes tiers  sélectionnées pour prester des services complémentaires aux nôtres. Ces fournisseurs de  services comprennent des services d’hébergement et de collocation de serveurs, des  communications et des réseaux de diffusion de contenu (CDNs), des services de données et de  cybersécurité, des services de facturation et de traitement des paiements, des services de  détection et prévention des fraudes, des services de communication des situations d’inconduite  et de harcèlement, des services d’analyse Web, de diffusion électronique, de marketing et de  suivi, des services d’enregistrement de sessions ou d’activités, des services d’accès à distance,  des services de mesure du rendement, d’optimisation et d’enrichissement de données, des  réseaux sociaux et de publicité, des fournisseurs de contenu, des systèmes de gestion des

courriels, de la messagerie vocale, de l’assistance et des relations clientèle, et nos conseillers  juridiques, financiers et en conformité (collectivement, les « Fournisseurs de services »). 

Ces Fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos Données à caractère personnel, en  fonction de leurs rôles et objectifs pour ce qui est de fournir et d’améliorer notre Service ; ils ne peuvent les utiliser qu’aux fins limitées prévues dans nos accords avec eux. Lorsque nos  Fournisseurs de services vous contactent pour vous offrir ou promouvoir notre Service, ils  peuvent également vous inciter à souscrire à leurs propres services. Si vous décidez de participer  aux activités des Fournisseurs de services de HiBob, il convient de noter que ces activités sortent  du champ d’application des Conditions et de la Politique de confidentialité de HiBob et que ces  activités sont couvertes par les conditions et la Politique de confidentialité de notre Fournisseur  de services. 

Nos Fournisseurs de services seront réputés être des « Sous-traitants » dans les situations où  HiBob assume le rôle de « Responsable du traitement des données » ; et dans les situations où  HiBob agit en tant que Sous-traitant pour notre client, le Fournisseur de services sera réputé être  notre « Sous-traitant ultérieur » (tel que détaillé à la Section 9 ci-après). Vous pouvez consulter  une liste de nos Sous-traitants ultérieurs ici. 

Partage de Données à caractère personnel avec nos clients, leurs Utilisateurs et fournisseurs de  services : Nous pouvons partager vos Données à caractère personnel avec le client qui détient  le compte auquel vous avez souscrit en tant qu’Utilisateur (y compris des données et des  communications concernant votre Profil d’utilisateur). Dans ces cas, le partage de données  signifie que le(s) Admin(s) du compte peut (peuvent) y accéder pour le compte du client, et pourra  (pourront) surveiller, traiter et analyser vos Données à caractère personnel. 

Votre Profil d’utilisateur pourra également être consulté par d’autres Utilisateurs du même  compte. Si votre organisation ajoute l’un quelconque de ses fournisseurs de services au Service,  par exemple une caisse de retraite, des conseillers financiers ou en placements, lesdits  fournisseurs de services peuvent aussi avoir accès à votre Profil d’utilisateur, et éventuellement  à vos Données d’utilisateur (en fonction des privilèges que vous ou votre organisation leur  accordez).

L’Admin (les Admins) de votre organisation peut (peuvent) toujours copier, traiter ou accéder à  toutes Données à caractère personnel que vous soumettez dans les champs du Service marqués  comme « privés ». Il convient de noter que HiBob ne contrôle aucune divulgation, utilisation ou  surveillance ultérieure du fait du client, ou pour le compte de celui-ci, et n’en est pas responsable

et que HiBob agit en tant que « Responsable du traitement des données » (tel que détaillé à la  Section 9 ci-après).

Partage de vos Rétroactions ou Recommandations : Si vous soumettez un commentaire ou une  rétroaction publique, n’oubliez pas que nous pouvons (à notre discrétion) conserver et présenter  votre commentaire à d’autres Utilisateurs de nos Sites et de notre Service (y compris d’autres  clients). Si vous souhaitez supprimer votre commentaire public, veuillez nous contacter à  l’adresse [email protected]. Si vous choisissez d’envoyer un courriel ou un message pour inviter  d’autres personnes à utiliser le Service, nous utiliserons les coordonnées fournies par vous pour  envoyer automatiquement le courriel ou le message d’invitation en votre nom. Votre nom et  adresse électronique peuvent être inclus dans le courriel ou le message d’invitation.

Protection des droits et sécurité : Nous pouvons partager vos Données à caractère personnel  avec d’autres personnes si nous estimons de bonne foi que cela nous aidera à protéger les droits,  la propriété ou la sécurité personnelle de HiBob, de l’un quelconque de nos Utilisateurs ou clients,  ou de tout représentant du grand public.

Succursales et sociétés affiliées de HiBob : Nous pouvons partager des Données à caractère  personnel en interne, au sein de notre groupe, aux fins décrites dans la présente Politique de  confidentialité. En outre, si HiBob ou l’une quelconque de ses succursales ou sociétés affiliées  subit tout changement de contrôle ou de propriétaire, y compris par voie de fusion, d’acquisition  ou d’achat de l’un quelconque de leurs actifs, vos Données à caractère personnel peuvent être  partagées avec les parties qui participent audit événement. Si nous estimons qu’un changement  de contrôle peut affecter de manière significative vos Données à caractère personnel conservées  par nous, nous vous aviserons de cet événement ainsi que de vos options éventuelles par courriel  ou bien en publiant un avis bien en vue sur notre Service. Pour éviter tout doute, HiBob peut partager vos Données à caractère personnel d’autres façons,  conformément à votre consentement explicite, ou si nous sommes juridiquement tenus de le faire,  ou si nous avons été en mesure de rendre ces données non personnelles et anonymes. Nous  pouvons transférer, partager ou autrement utiliser les données non personnelles à notre  discrétion absolue et sans qu’aucune autre approbation ne soit nécessaire.

5.   Témoins et technologies de suivi

Nos Sites et notre Service (y compris certains de nos Fournisseurs de services) utilisent des  « témoins », des identificateurs anonymes, des pixels, des étiquettes conteneur et d’autres  technologies nous permettant de fournir notre Service et de nous assurer qu’il fonctionne de  manière appropriée, d’analyser notre rendement et nos activités de marketing et de personnaliser  votre expérience. Ces témoins et d’autres fichiers ou étiquettes similaires peuvent aussi être  implantés sur votre appareil. Certains témoins et d’autres technologies permettent de retrouver  les Données à caractère personnel, telles que l’adresse IP fournie antérieurement par un  Utilisateur. Pour en apprendre davantage sur nos pratiques en matière de témoins et de suivi,  veuillez consulter notre Politique en matière de témoins.  

6. Communications

Communications du Service : Nous pouvons vous contacter pour vous communiquer des  informations importantes concernant notre Service. Par exemple, nous pouvons vous envoyer  des notifications (par l’un quelconque des moyens à notre disposition) de changements ou de  mises à jour de notre Service, de facturation, de changements au service, de tentatives de  connexion ou des avis de réinitialisation du mot de passe, etc. Nos clients, ainsi que d’autres  Utilisateurs du même compte, peuvent également vous envoyer des notifications, des messages  ou d’autres mises à jour concernant leur ou votre utilisation du Service. Vous pouvez contrôler  vos paramètres de communication et de notification depuis les paramètres de votre Profil  d’utilisateur. Mais n’oubliez pas que vous ne pourrez pas renoncer à certaines communications  du service qui font partie intégrante de votre utilisation (comme les réinitialisations des mots de  passe ou les avis de facturation).

Communications promotionnelles : Nous pouvons également vous aviser de nouvelles  fonctionnalités, d’offres supplémentaires, d’événements ou d’opportunités spéciales ou de toute  autre information que nous estimons utiles pour nos Utilisateurs. Nous pouvons envoyer ces avis  par l’un quelconque des moyens de contact à notre disposition (par exemple, par téléphone, par  portable ou par courriel), par l’entremise du Service, ou par des campagnes de marketing ou  d’autres sites ou plateformes. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces communications promotionnelles, vous pouvez en aviser  HiBob à tout moment en envoyant un courriel à l’adresse [email protected], en changeant vos  préférences de communication depuis les paramètres de votre Profil d’utilisateur, ou en suivant  les instructions « se désabonner », « arrêter », « renoncer » ou « changer les préférences  courriel » comprises dans les communications promotionnelles que vous recevez.

7.   Sécurité des données

Afin de protéger vos Données à caractère personnel que nous conservons, nous utilisons des  mesures de sécurité physiques, procédurales et techniques, y compris le cryptage, le cas  échéant. Pourtant, nous vous rappelons qu’indépendamment des mesures de sécurité utilisées,  nous ne pouvons et ne garantissons pas la protection et la sécurité absolues des Données à  caractère personnel que nous ou des tiers conservons de la manière décrite à la Section 4 ci

dessus. Pour en apprendre davantage, veuillez visiter https://www.hibob.com/security/.

8.   Droits des personnes concernées

Si vous souhaitez faire valoir vos droits en vertu de toute loi en vigueur, y compris le Règlement  général de l’UE sur la protection des données (RGPD), comme le droit de demander accès à vos  Données à caractère personnel conservées par HiBob, de les rectifier ou les supprimer, ou de  limiter le traitement desdites Données à caractère personnel ou de vous y opposer, ou de porter  les Données à caractère personnel, ou le droit à l’égalité des services et des prix (chacun dans  la mesure où vous disposez de ces options en vertu des lois qui vous sont applicables) – veuillez  nous contacter par courriel à l’adresse [email protected].

Il convient de noter que, lorsque vous nous contactez par courriel, nous pouvons vous indiquer la manière dont vous pouvez traiter votre demande par vous-même en réglantles paramètres de  votre Profil d’utilisateur ; ou nous pouvons vous demander des informations et des documents  supplémentaires, y compris certaines Données à caractère personnel, afin d’authentifier et de  valider votre identité et de traiter votre demande. Ensuite, ces données supplémentaires seront  conservées par nous à des fins juridiques (par exemple, pour prouver l’identité de la personne  qui soumet la demande), en conformité avec la Section 3 ci-dessus.  Si vous souhaitez soumettre des demandes ou des questions concernant les Données à  caractère personnel que nous traitons pour le compte de votre organisation (notre client), veuillez  contacter l’Admin de votre organisation directement (votre organisation est le « Responsable du  traitement des données » – voir la Section 9).

9.   Responsable du traitement des données/Sous-traitant

Les lois et règlementations concernant la protection des données, comme le RGPD, opèrent typiquement une distinction entre deux fonctions principales dans le traitement des Données à  caractère personnel : le « Responsable du traitement des données », qui détermine les finalités  et les moyens du traitement ; et le « Sous-traitant », qui traite les données pour le compte du  Responsable du traitement des données. Dans les lignes qui suivent, nous vous expliquons  comment ces rôles s’appliquent à notre Service, dans la mesure où ces lois ou règlementations

s’appliquent.

HiBob est le « Responsable du traitement des données » des Données à caractère personnel de ses Visiteurs, Admins ou autres contacts professionnels de nos clients, ainsi que des Données  d’utilisateur comprenant le profil et les coordonnées, et des données sur l’utilisation, les  préférences, l’adhésion et l’analyse des données. Au regard de ces données, nous assumons les  responsabilités du Responsable du traitement des données (exclusivement dans la mesure  permise par la loi), comme prévu dans la présente Politique de confidentialité. Dans tous ces cas,  nos Fournisseurs de services qui traitent ces données assument le rôle de « Sous-traitant ». 

Si l’un quelconque de nos Utilisateurs télécharge ou soumet au Service des Données à caractère  personnel ayant trait à d’autres personnes (par exemple, en soumettant les coordonnées des  membres de leur famille), seul HiBob sera habilité à traiter ces données pour le compte de notre  client, qui est le propriétaire du compte en question, ainsi que toutes les autres Données  d’utilisateur traitées pour le compte dudit Client.

Dans ces cas, notre client sera réputé être le « Responsable du traitement des données » pour  lesdites données, et HiBob traitera ces données pour le compte du client, en tant que son « Sous traitant », en conformité avec ses consignes raisonnables, sous réserve de nos Conditions, de  notre Accord de traitement des données avec ledit client (dans la mesure applicable) et d’autres  accords commerciaux. Les Fournisseurs de services de HiBob agiront en tant que Sous-traitants  désignés dans ces cas. Le client de HiBob devra respecter toutes exigences légales applicables  au Responsable du traitement des données (comme l’établissement d’une base légale pour traiter  et répondre aux demandes des Droits des personnes concernées afférentes aux données qu’ils  contrôlent).

Si vous souhaitez soumettre des demandes ou questions concernant les Données à caractère  personnel que nous traitons en tant que Sous-traitant pour le compte de notre Client, notamment  si vous souhaitez avoir accès à vos données, les corriger ou les supprimer, veuillez contacter  votre Admin directement.

10. Avis supplémentaires

Mises à jour et modifications : Nous pouvons mettre à jour et modifier la présente Politique de  confidentialité de temps en temps en publiant une version modifiée de notre Service. La version  modifiée prendra effet à la date de sa publication. Lorsque nous apportons des changements aux  présentes Conditions, nous en aviserons le client de manière appropriée selon les circonstances,  par exemple en publiant un avis bien visible dans le cadre du Service ou en envoyant un courriel  au Client. En continuant d’utiliser le Service après la mise en œuvre des changements, vous  signifiez votre acceptation desdits changements. 

Liens externes : Alors que notre Service peut inclure des liens vers d’autres sites Web ou services,  nous ne sommes pas responsables de leurs politiques de confidentialité. Nous vous  encourageons à prêter attention lorsque vous quittez notre Service pour consulter le site Web ou  l’application desdits tiers, et de lire les politiques de confidentialité de chaque site Web et service  que vous visitez. La présente Politique de confidentialité ne s’applique qu’à notre Service.

Notre Service n’est pas conçu pour attirer des enfants âgés de moins de 16 ans : Nous ne  collectons pas sciemment de Données à caractère personnel auprès des enfants et nous ne  désirons pas le faire. Si nous apprenons qu’une personne âgée de moins de 16 ans utilise le  Service, nous essayerons d’interdire et de bloquer cette utilisation et nous mettrons tout en  oeuvre pour supprimer promptement toutes Données à caractère personnel que nous

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